企业资料归档及管理制度模板

企业资料归档及管理制度模板一、制度目的与适用范围本制度旨在规范企业各类资料的归档、保管、利用及销毁工作，保证资料的完整性、安全性和可追溯性，为企业运营决策、合规管理及历史留存提供有效支撑。适用范围：本制度适用于企业各部门（含分支机构、子公司）在生产经营、管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质、电子及其他载体资料，包括但不限于综合管理、经营管理、项目管理、财务会计、人力资源、技术研发等领域的文件资料。二、资料分类与归档范围（一）资料分类标准根据资料来源、性质及用途，将企业资料划分为一级类目和二级类目，具体一级类目二级类目综合管理类（A）行政公文（通知、报告、请示等）、会议纪要、企业制度、证照资质、合同协议（非业务类）等经营管理类（B）市场调研报告、营销策划方案、客户资料、供应商档案、招投标文件、销售合同等项目管理类（C）项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、验收报告、项目总结、项目合同等财务会计类（D）会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、审计报告、成本分析报告等人力资源类（E）招聘录用、劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核、薪酬福利、离职手续等技术研发类（F）研发项目立项、技术方案、实验数据、专利申请、知识产权证书、技术成果报告等其他类（G）无法归入上述类目但具有保存价值的资料（如企业宣传资料、荣誉证书等）（二）归档范围说明综合管理类：企业对外发布的正式公文、内部管理制度、重要会议记录、营业执照、组织机构代码证等各类资质证书、非业务性质的行政合同（如办公用品采购合同）。经营管理类：市场分析数据、营销活动方案、客户信息档案（含联系方式、交易记录等）、供应商资质文件及合作合同、招投标全流程文件、产品销售合同及订单。项目管理类：从项目立项到验收全过程的文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目计划书、中期检查报告、验收申请及报告、项目总结报告、项目相关合同。财务会计类：日常会计核算产生的原始凭证、记账凭证、总账及明细账、月度/季度/年度财务报表、纳税申报表、审计报告、财务成本分析资料。人力资源类：员工入职登记表、劳动合同、证件号码及学历学位证书复印件、培训记录表、绩效考核结果、薪酬发放记录、离职申请表及工作交接清单。技术研发类：研发项目立项批文、技术方案设计书、实验记录、专利申请书及授权证书、技术成果鉴定报告、产品研发图纸及技术文档。其他类：企业获得的荣誉证书、媒体报道资料、重要活动影像资料、无法归入上述类目但对企业具有保存价值的特殊资料。三、资料归档全流程操作指引（一）资料收集阶段责任划分：各部门负责人为本部门资料收集第一责任人，指定专人（如部门助理）负责本部门资料的系统收集。收集要求：资料需为原件或具有法律效力的复印件（如合同需加盖公章、签字页完整）；电子资料需同时保存原始格式及PDF格式（保证可读性），重要电子资料需刻录光盘或存储至企业指定服务器；资料内容需真实、准确，不得缺失关键页码或数据（如财务报表需有负责人签字及公章）。（二）资料整理阶段排序与编页：纸质资料按时间顺序或逻辑关系排序，采用“左上角装订法”装订，不便装订的采用夹条或文件夹封装；在资料右上角用铅笔编写页码（正面编单号，背面编双号，如“1-2”表示第1页正面、第2页背面）。检查与补漏：整理人员需检查资料完整性，对缺失或不清晰的资料及时向责任人反馈补充，保证无遗漏、无错误。（三）资料分类与编号分类标注：根据“一级类目-二级类目”标准，在资料首页右上角用铅笔标注分类编号（如“A-综合管理类-行政公文”标注为“A-01”）。唯一编号规则：采用“一级类目代码（1位字母）+二级类目代码（2位数字）+年份（4位数字）+流水号（3位数字）”格式，示例：2023年综合管理类第1份行政公文编号为“A-01-2023-001”；2023年财务会计类第5份财务报表编号为“D-03-2023-005”。（四）资料移交与归档移交准备：整理人员填写《资料归档移交清单》（详见附件1），列明资料名称、编号、页数、形成日期、保管期限等信息，经部门负责人审核签字后，随资料一并移交至档案管理部门。交接流程：档案管理部门接收人员核对资料清单与实物，确认无误后在《资料归档移交清单》上签字接收；资料交接双方各执一份《资料归档移交清单》，档案管理部门留存原件，移交部门留存复印件。归档时限：年度资料需在次年3月31日前完成归档（如2023年资料需在2024年3月31日前归档）；项目类资料需在项目验收后15个工作日内完成归档；临时性重要资料（如审计资料）需在使用后10个工作日内归档。（五）资料保管与维护存放要求：纸质资料存入符合档案管理标准的档案柜，保持库房干燥、通风（温度14-24℃，湿度45-60%），远离火源、水源及腐蚀性物质；电子资料存储于企业专用服务器或加密移动硬盘，定期进行备份（每月1次），备份数据需单独存放并定期检查可用性。保管期限：根据资料重要性及法规要求设定保管期限（详见附件2《资料保管期限表》），到期前3个月由档案管理部门组织鉴定，确无保存价值的按规定销毁。（六）资料利用与借阅借阅权限：普通资料：员工因工作需要借阅的，需填写《资料借阅申请表》（详见附件3），经所在部门负责人审批后，档案管理部门办理借阅手续；涉密资料（如未公开技术资料、财务核心数据）：需经部门负责人及分管副总审批，借阅期限不超过3个工作日。借阅规则：借阅期限：普通资料不超过7个工作日，到期需续借的需提前1天申请；借阅资料需妥善保管，不得涂改、勾画、抽取、拆散、复制或转借；涉密资料原则上不得带离档案室，确需带离的需经分管副总批准并由档案管理人员全程监督。（七）资料鉴定与销毁鉴定组织：保管期限届满的资料，由档案管理部门牵头，组织法务、行政及相关部门负责人组成鉴定小组，对资料价值进行评估。销毁流程：对无保存价值的资料，由鉴定小组出具《资料销毁鉴定意见表》，经总经理审批后，由档案管理部门监督销毁；销毁时需至少2人共同在场，保证资料无法恢复，并填写《资料销毁登记表》（详见附件4），记录销毁时间、地点、监销人、销毁人等信息；涉密资料销毁需采用粉碎或焚烧方式，销毁过程全程录像存档。四、配套工具表格清单附件1：资料归档移交清单序号资料名称分类编号形成日期页数保管期限移交部门移交人接收人备注12023年度工作总结A-01-2023-0022023-12-2515永久综合管理部**2Q4财务报表D-03-2023-0042023-12-31810年财务部**附件2：资料保管期限表一级类目二级类目保管期限备注A行政公文10-30年重要公文（如制度）永久保存B客户资料10年离开客户后计算C项目验收报告永久核心项目资料D会计凭证30年E员工档案永久离职员工档案保存10年F专利证书永久附件3：资料借阅申请表借阅人所在部门借阅日期资料名称分类编号借阅用途归还日期部门负责人审批档案管理员签字*赵六市场部2024-03-012023年市场调研报告B-01-2023-003制定年度计划2024-03-08*孙七（签字）*（签字）附件4：资料销毁登记表销毁日期销毁资料名称分类编号保管期限销毁数量监销人销毁人审批人备注2024-03-152022年会议纪要A-02-2022-00510年20份**周八*吴九五、执行要点与风险规避（一）责任到人，避免推诿各部门需明确资料管理责任人（建议为兼职档案管理员），档案管理部门定期组织培训（每半年1次），提升资料归档规范性。对因责任缺失导致资料丢失、损坏的，将纳入部门绩效考核。（二）电子资料双重备份电子资料除本地存储外，需同步至企业档案管理系统（如OA系统），并定期验证备份文件可读性（每季度1次），防止因设备故障、病毒攻击导致资料丢失。（三）涉密资料严格管控对标注“内部机密”“绝密”的资料，需单独存放于带锁档案柜，借阅时实行“双人双锁”管理，严禁通过QQ等非加密渠道传输涉密信息。（四）定期盘点与自查档案管理部门每半年开展1次资料盘点，核对实物与台账是否一致；每年12月底组织全公司资料管理自查，重点检查归档及时性、完整性及保管安全性，形成自查报告并报总经理办公会审议。（五）特殊情况处理部门撤销或合并的，其资料由承接部门在15个工作日内整理归档，或移交至档案管理部门；员工离职时，需办理工作资料交接手