基层工会财务管理操作手册

基层工会财务管理操作手册一、引言基层工会财务管理是保障工会工作有序开展、维护职工合法权益的重要支撑。本手册立足《中华人民共和国工会法》《工会预算管理办法》等法规要求，结合基层工会工作实际，从预算编制、经费收支、资产管理到监督内控，梳理全流程操作规范，为基层工会财务人员及管理者提供实用指引，助力提升财务工作规范化、精细化水平。二、预算管理操作规范（一）预算编制基层工会预算需以年度工作任务为导向，遵循“量入为出、收支平衡、略有结余”原则，编制流程如下：1.调研与规划：结合工会年度工作计划（如职工文体活动、技能培训等），梳理经费需求；同步分析收入来源（会费收缴、行政拨缴、上级补助等），形成收支预期框架。2.草案拟定：收入预算：明确会费（按职工工资总额0.5%测算）、行政拨缴经费（工资总额2%，其中60%留用）、上级补助、其他收入（如捐赠、活动赞助）的具体金额。支出预算：按类别细化，如职工活动支出（文体活动、教育培训）、维权服务支出（困难职工帮扶）、业务支出（会议、调研）等，每项需附简要说明（如“职工技能培训支出”需说明培训场次、预计参与人数）。3.审议与通过：预算草案经工会委员会讨论修改后，提交会员大会或会员代表大会审议通过，报上级工会备案。（二）预算执行1.指标分解：将年度预算按季度/月度分解为执行指标，明确各部门（或活动小组）的支出额度与时间节点。2.动态监控：财务人员按月核对收支进度，重点关注大额支出、专项经费（如帮扶资金）的使用效率。若某项目支出超预算10%以上，需向工会主席提交书面说明，分析原因并提出调整建议。（三）预算调整因工作计划变更、政策调整等需调整预算时，需履行以下流程：1.由需求部门提交《预算调整申请》，说明调整原因、调整金额及用途；2.工会委员会召开会议审议，形成调整决议；3.调整后的预算需重新报会员大会（或代表大会）备案，并同步报上级工会。三、经费收支管理实务（一）收入管理1.会费收缴：标准：按职工月工资收入的0.5%计提（工资收入指基本工资、奖金、津贴等，不含加班工资）。操作：财务人员按月（或按季）向职工公示会费计算依据，通过工资代扣、线下缴纳等方式收缴，建立《会费收缴台账》（含姓名、工资基数、应缴金额、实缴日期）。2.行政拨缴经费：督促企业行政方按全部职工工资总额的2%计提工会经费，其中60%划拨至基层工会账户，40%上缴上级工会。每月核对银行到账信息，与行政方财务部门定期对账，确保经费足额、及时到账。3.补助收入：上级工会或企业行政的专项补助（如节日慰问、阵地建设补助），需签订补助协议（或出具书面通知），明确资金用途，单独核算收支。（二）支出管理基层工会支出需严格遵循“先审批、后支出”原则，按类别规范操作：1.职工活动支出（文体、教育、宣传等）凭证要求：需附活动方案（含时间、地点、参与人员）、签到表（或照片）、正规发票（发票内容与活动主题一致）。示例：开展职工篮球赛，需提交《篮球赛活动方案》（含预算明细）、参赛人员签到表、场地租赁发票、器材采购发票等。2.维权服务支出（困难职工帮扶、法律援助等）流程：困难职工提交《帮扶申请》（附家庭情况证明）→工会小组初审→工会委员会审议→财务复核发放（可通过银行转账，避免现金支付）。凭证：需留存申请材料、审议记录、转账凭证（或签收单）。3.业务支出（会议、培训、调研等）会议费：控制参会人数（原则上不超过工会会员总数的5%），附会议通知、签到表、会议资料、发票。培训费：优先使用内部师资，培训内容需与工会职责相关，附培训方案、签到表、授课记录、发票。4.行政支出（办公、差旅等）办公费：办公用品采购需通过定点商家或线上平台，附采购清单、发票；差旅费：严格执行单位差旅标准，附审批单、车票、住宿发票（发票需注明住宿人员、时间）。5.资本性支出（设备购置、阵地修缮等）购置固定资产（如电脑、打印机）：金额超1万元的，需公开询价或招投标，附采购合同、验收单、发票，同步登记《固定资产台账》；阵地修缮：需提交施工方案、预算、验收报告，大额修缮（超5万元）需经会员代表大会审议。（三）支付流程1.经办人填写《费用报销单》（或《付款申请单》），粘贴原始凭证；2.部门负责人审核（确认事项真实性、合规性）；3.财务人员复核（检查凭证完整性、金额准确性、预算额度）；4.工会主席审批（单笔支出超5000元的，需提交工会委员会集体审议）；5.出纳付款（优先银行转账，禁止“白条抵库”“公款私存”）。四、资产管理规范（一）固定资产管理1.登记与台账：财务人员建立《固定资产台账》，记录资产名称、规格、购置时间、金额、使用部门、保管人。2.购置与验收：新购固定资产需经2人以上验收，填写《固定资产验收单》，与发票、合同一并入账。3.处置与报废：资产报废（如电脑老化无法使用）需提交《资产处置申请》，经工会委员会审议后，按残值变卖或报废处理，处置收入纳入工会经费。（二）流动资产（现金、银行存款）管理1.现金管理：库存现金限额不超过3天日常零星支出（一般不超2000元），超限额部分及时存入银行；严禁“坐支”（用收入直接支付支出），现金支出需有合规凭证，日清月结，定期盘点。2.银行账户管理：按规定开立基本账户（用于日常收支），不得私设“小金库”或多头开户；每月打印银行对账单，与银行存款日记账核对，编制《银行存款余额调节表》，处理未达账项。（三）资产盘点每年12月开展全面资产盘点，流程如下：1.财务人员与资产保管人共同盘点，填写《资产盘点表》；2.对比台账与实物，对盘盈、盘亏资产分析原因（如盘亏可能因保管不善、折旧计提不足）；3.形成《盘点报告》，报工会委员会审议后，按规定调整账目。五、财务监督与内控机制（一）内部监督1.自查与审计：每半年开展一次财务自查，重点检查预算执行、支出合规性、资产安全；每年聘请第三方审计机构（或上级工会审计部门）开展审计，出具审计报告。2.信息公开：每季度在工会公示栏（或线上平台）公开财务收支情况（如“职工活动支出XX元，用于XX活动”），接受会员监督。（二）外部监督配合上级工会、审计机关、税务部门的检查，及时提供财务凭证、账簿、报表等资料；对检查发现的问题，制定整改方案，限期落实。（三）内控机制1.岗位分离：会计与出纳岗位分离，出纳不得兼任稽核、会计档案保管、收入/支出/债权债务账目登记。2.授权审批：设定分级审批权限（如500元以下部门负责人审批，____元工会主席审批，5000元以上集体审议）。3.流程规范：所有支出需附“三单”（申请单、审批单、凭证单），杜绝“人情支出”“无依据支出”。六、财务档案管理（一）档案范围包括会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账）、财务报表（月报、年报）、合同协议（采购、补助、修缮）、审计报告、预算/决算文件等。（二）整理与归档1.会计凭证按月装订，封面注明年度、月份、凭证编号范围；2.会计账簿、报表年度终了后整理归档，加具封面，注明保管期限；3.电子档案（如财务软件数据、电子发票）需双备份（本地硬盘+云端），防止数据丢失。（三）保管与查阅1.档案保管期限：会计凭证、账簿保管30年，财务报表保管10年，审计报告、合同协议长期保管；2.内部借阅：需填写《档案借阅单》，注