(完整版)施工技术档案管理制度

(完整版)施工技术档案管理制度第一章总则1.1目的为统一公司范围内施工技术档案的收集、整理、归档、保管、利用与销毁流程，确保档案真实、完整、可追溯，支撑工程质量终身责任制，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司总部、区域公司、专业分公司、项目部及外部协作单位在新建、扩建、改建、维修、拆除等所有土建、安装、市政、轨道交通、水利、电力、装饰装修工程中形成的技术档案管理活动。1.3管理原则（1）同步性：档案工作与施工进度同步策划、同步实施、同步验收；（2）唯一性：同一事项只归一份正本，杜绝“多套并存”；（3）溯源性：每份文件均可通过唯一编码反向追溯至责任人、时间、地点、设备、材料、环境；（4）数字化：纸质与电子双轨运行，电子档案为主，纸质档案为法定补充；（5）保密性：涉密资料按《保密法》及公司《保密细则》管理，非授权人员不得查阅、复制、外借。第二章组织与职责2.1公司档案管理委员会主任由总工程师兼任，成员包括工程、技术、质量、安全、信息化、法务、审计、纪检等部门负责人。职责：审批档案分类方案、销毁清单、年度考核结果；协调跨部门争议；对重大工程档案进行飞行抽查。2.2档案中心公司常设机构，归口管理全公司技术档案，设主任1名、高级档案师3名、档案师6名、信息化专员2名。职责：制定统一编码规则、元数据标准、接口规范；维护档案管理系统（AMS）；组织年度培训；集中保管竣工档案正本；向城建档案馆移交。2.3区域公司档案分中心配置专职档案师2名，负责区域内项目过程档案的远程指导、中期检查、预验收；每月向档案中心提交《过程监管报告》。2.4项目部档案小组项目经理为第一责任人，生产经理为直接责任人，技术负责人为技术责任人，专职档案员为执行责任人。小组成员不少于3人，其中1人必须具备档案专业中级以上职称。职责：编制《项目档案实施规划》；执行日常收集、立卷、数字化、入库；组织分包档案移交；配合专项验收。2.5分包单位必须与总包签订《档案管理协议》，缴纳档案保证金（合同额的0.3%），配备专职资料员，接受总包考核。分包档案经验收不合格，总包有权拒退保证金。第三章文件材料范围3.1工程准备阶段（1）项目建议书、可研、环评、水保、节能、社会稳定风险评估及批复；（2）建设用地规划许可证、土地使用权证、建设工程规划许可证、施工许可证；（3）勘察、设计、监理、施工、检测、监测合同及补充协议；（4）勘察报告、初步设计、施工图、消防设计专篇、人防专篇、幕墙计算书、深基坑评审意见、超限高层抗震专项审查意见；（5）红线交接单、原始地貌测绘、周边建（构）筑物鉴定报告。3.2施工阶段（1）图纸会审、设计交底、设计变更、工程洽商、技术核定单；（2）施工组织设计、专项施工方案及专家论证意见；（3）技术交底、首件制验收、样板点评记录；（4）测量放线、沉降观测、垂直度观测、轴线复核记录；（5）原材料、构配件、设备进场报验、见证取样、第三方检测报告；（6）施工日志、晴雨表、混凝土浇筑令、拆模令、张拉令、灌浆令；（7）隐蔽验收、检验批、分项、分部、子分部、单位工程质量验收记录；（8）安全生产交底、危大工程旁站、隐患排查治理台账；（9）BIM模型、三维扫描、无人机航测、智慧工地平台数据；（10）影像资料：关键节点、典型缺陷、质量事故、安全事故、领导带班检查。3.3竣工阶段（1）竣工图（含CAD、PDF、BIM格式，图纸变更部位用云线标注并附变更依据）；（2）竣工验收报告、消防验收意见、人防验收意见、环保验收意见、规划核实意见；（3）工程质量保修书、使用说明书、设备维保手册；（4）竣工结算书、审计报告、财务决算表；（5）城建档案馆移交书、公司档案中心接收书。3.4科研与新技术（1）科研立项、任务书、中期评估、结题报告、科技成果鉴定；（2）专利、工法、QC、论文、软件著作权；（3）新技术应用示范工程验收表。第四章编码与标识4.1项目编码采用“公司代码—区域代码—年份—项目序列—专业代码—阶段代码—盒号—件号”八段式，共24位。示例：CE01-HN-2024-001-CS-03-015-008，表示公司CE01，湖南区域，2024年立项第1个项目，市政专业，施工阶段第15盒第8件。4.2文件编码在项目编码基础上增加“文件类别码+顺序码”共32位。文件类别码采用《建设工程文件归档规范》附录B四位字母。顺序码从001开始，流水不跳号。4.3二维码每份纸质文件右下角打印20×20mm二维码，内含项目编码、文件编码、版本号、责任人、生成时间。扫码即可在AMS中定位原文。4.4电子文件命名“项目编码_文件编码_题名_日期_版本号.扩展名”，禁止出现空格、特殊符号。版本号采用Vx.y格式，重大变更为x递增，一般变更为y递增。第五章收集与积累5.1时间节点（1）准备阶段文件：取得许可证后5日内归档；（2）施工阶段文件：工序完成并经监理签认后3日内归档；（3）竣工文件：竣工验收前7日完成预立卷；（4）声像资料：拍摄后24小时内上传至AMS，并填写六要素：时间、地点、人物、事件、拍摄人、方位。5.2质量要求（1）原件优先：无原件须由经办人写书面说明，经项目经理签字确认；（2）签字盖章：签字须手写，盖章须骑缝，严禁代签、套打；（3）纸张：采用70gA4中性纸，双面使用；图纸采用80g蓝晒或白图，禁止用易褪色的喷墨打印；（4）图像：JPEG不小于2M，分辨率300dpi，不得后期裁剪、美颜；（5）电子文件：PDF/A-2b格式，双层PDF，OFD同时保存；BIM模型须导出IFC、NWD、RVT三种格式。5.3日常积累（1）项目部档案员每日17:00—18:00对当日产生的资料进行“日清”，填写《日清表》；（2）每周三生产例会增设“档案十分钟”议程，档案员通报缺失清单，责任人限期补交；（3）每月25日由区域公司档案分中心远程登录AMS，对上传率、签认率、完整率进行排名，连续两次排名末位的项目，项目经理须到总部约谈。第六章立卷与编目6.1立卷原则遵循“谁形成、谁立卷”“专业分开、阶段分开、载体分开”原则，按单位工程—分部工程—分项工程—检验批四级树状结构组卷。6.2卷内排序（1）封面→目录→备考表→文件材料→图纸→照片→封底；（2）同一事项按时间先后排列，请示在前、批复在后，正文在前、附件在后；（3）设计变更按专业、日期、编号排序，建立《变更跟踪表》，确保闭环。6.3页码编写（1）凡是有图文内容的页面均需编页，空白页不编；（2）页码采用3号宋体，右下角距边线15mm，使用打码机，禁止手写；（3）案卷与卷内分别编流水页码，案卷页码用“第×页共×页”格式。6.4目录与备考（1）卷内目录置于封面之后，包含序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注七栏；（2）备考表置于最后，由立卷人、检查人分别签字，注明缺损、修改、补充情况；（3）立卷人、检查人不得为同一人。6.5装订（1）文字材料采用不锈钢订书钉左侧双钉，钉脚8mm，覆膜防锈；（2）图纸采用A3折叠成A4手风琴式，图签外露；（3）厚度不超过20mm，超厚时分册立卷，分册题名后用“—1、—2”区分。第七章数字化与系统录入7.1扫描参数（1）彩色、300dpi、TIFF无损格式；（2）扫描后逐页去污、纠偏、裁边，不得改变原貌；（3）多页TIFF按页序打包，同步生成PDF/A。7.2元数据必填字段：项目编码、文件编码、题名、责任者、日期、页数、关键词、密级、开放程度、版权归属、扫描人、扫描时间、质检人、质检时间；选填字段：地理坐标、关联文件、BIM构件ID。7.3质检（1）扫描质检比例100%，质检软件自动识别黑边、缺页、重页、歪斜，异常率超过1%需重新扫描；（2）录入质检采用“双钥匙”机制，扫描员与质检员账号分离，系统记录日志；（3）质检合格后，系统自动生成《电子文件合格证》，并锁定文件，任何修改均需走变更流程。7.4备份（1）本地采用RAID6+热备盘，离线备份采用LTO9磁带，每月一次全量、每日一次增量；（2）异地备份通过加密VPN传输至500km以上容灾机房，保留周期10年；（3）每年12月进行备份恢复演练，演练报告经档案中心、信息化部、审计部三方签字存档。第八章保管与库房8.1库房标准（1）面积：每万卷需20㎡，净高≥2.8m，荷载≥12kN/㎡；（2）环境：温度14—24℃，相对湿度45—60%，日波动≤±2℃、±5%，洁净度ISO8级；（3）安防：甲级防火门、惰性气体灭火（IG541）、红外周界、振动电缆、人脸识别、24h值守；（4）装具：密集架，每层净高330mm，层板可上下调节，轨道防尘；（5）避光：无紫外线LED灯，照度150—200lx，工作灯与密集架联动，架体开启灯亮，闭合灯灭。8.2出入库（1）档案员凭系统生成的《出库单》双人双锁，全程录像；（2）借出时间不超过10个工作日，逾期每日按0.1%收取滞纳金，从保证金扣减；（3）归还时逐页清点、拍照，发现污损、缺页，由借卷人10日内完成修复或复印替换。8.3盘点（1）每月抽盘5%，每年全面盘点一次，采用RFID手持机，每卷档案植入超高频标签；（2）盘亏、盘盈须当日上报，24小时内查明原因，形成报告，责任人按每卷1000元处罚。第九章利用与开发9.1权限矩阵（1）公开级：任何员工可在线预览；（2）内部级：需部门副职以上审批；（3）秘密级：需公司总工程师审批；（4）机密级：需董事长审批。9.2利用方式（2）在线浏览：支持水印、防截屏、防打印；（3）离线浏览：采用加密狗，限时72小时自动销毁；（4）复制：仅提供单层PDF，隐藏电子签章；（5）汇编：二次出版须签订《档案利用协议》，支付版权费（每页2元）。9.3知识挖掘（1）建立“方案库”，将专项方案、技术交底结构化拆解为工序、风险、措施、指标四元组，支持语义检索；（2）建立“缺陷库”，将质量通病、事故案例按部位、原因、责任、损失、整改措施标签化，供AI训练；（3）建立“专家库”，自动匹配历史相似工程，推送专家名单及联系方式。第十章保密与知识产权10.1密级划定由文件形成人提出，项目经理初审，档案中心复审，保密办终审；密级变更须走同样流程。10.2涉密载体（1）纸质：使用防复印纸，封皮加盖密级章，单独库房、单独密集架；（2）电子：采用国密算法SM4加密，密钥由保密办统一制作，分片保管；（3）传输：通过公司涉密内网，禁止使用互联网邮箱、社交软件。10.3解密与降密（1）自动解密：设定解密日期，到期系统自动提醒，经保密办审核后解密；（2）主动解密：形成人提出申请，保密办组织专家评估，报董事长批准；（3）解密后的档案方可对外提供利用。第十一章鉴定与销毁11.1鉴定周期（1）永久保存：国家重大工程、获得国家级奖项工程、科研档案；（2）长期保存（30年）：一般房屋建筑、市政工程；（3）短期保存（10年）：临时设施、围挡、便道、临电。11.2鉴定流程（1）档案中心成立5人鉴定小组，包含技术、档案、审计、法务、纪检；（2）逐卷填写《档案价值鉴定表》，三分之二以上同意方可销毁；（3）鉴定报告公示5个工作日，无异议后报董事长审批。11.3销毁方式（1）纸质：采用涉密销毁工厂，粉碎后打浆，全程录像，出具《销毁证明》；（2）电子：采用BS8470标准消磁，LTO磁带物理粉碎，SSD芯片钻孔；（3）销毁清单永久保存，录像保存5年。第十二章移交与验收12.1预验收（1）项目部在竣工预验收前15日，向区域公司档案分中心提交《档案预验收申请表》；（2）分中心7日内完成线上审核，出具《预验收意见表》，不合格项一次性告知；（3）项目部10日内整改完毕，整改报告须附前后对比照片。12.2正式验收（1）由档案中心组织，成员包括城建档案馆、建设单位、监理、施工、设计、第三方审计；（2）采用“双随机”方式：随机抽卷、随机抽页，抽卷比例不低于10%，抽页比例不低于2%；（3）验收结论分“合格”“限期整改”“不合格”三档；限期整改时间不超过5日；不合格项目不得办理竣工备案。12.3移交清单（1）纸质档案：一式两份，双方签字盖章，各执一份；（2）电子档案：通过硬盘离线移交，硬盘采用AES256加密，密码分两段，分别短信发送；（3）移交后，项目部保留只读副本1年，期满自动删除。第十三章考核与奖惩13.1考核指标（1）归档率=实际归档件数/应归档件数×100%，目标值100%；（2）及时率=按期归档件数/实际归档件数×100%，目标值≥98%；（3）完整率=完整件数/归档件数×100%，目标值≥99%；（4）准确率=准确件数/归档件数×100%，目标值≥99.5%；（5）数字化率=数字化件数/归档件数×100%，目标值100%。13.2评分办法采用千分制，各项指标权重分别为20%、20%、20%、20%、20%，另设加减分项：（1）获得省级以上档案奖项加50分；（2）被城建档案馆通报表扬加30分；（3）发生档案遗失、泄密、火灾等责任事故，一票否决，得0分。13.3奖励（1）年度考核前3名的项目部分别奖励30万、20万、10万，其中30%用于档案小组分配；（2）档案员优先推荐参评省级“金牌档案员”，颁发证书并奖励1万元；（3）考核成绩与项目经理年度绩效挂钩，占比15%。13.4处罚（1）归档率低于90%，对项目经理罚款2万元，专职档案员降薪20%；（2）因档案原因导致竣工备案延误，每延误1日罚款1万元，上限50万元；（3）发生泄密事