村卫生所个人档案管理制度

PAGE村卫生所个人档案管理制度一、总则（一）目的为加强村卫生所个人档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在卫生所管理、医疗服务、人员考核等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于村卫生所全体工作人员的个人档案管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：村卫生所个人档案由专人负责集中管理，确保档案的有序存放和有效利用。2.真实准确原则：档案内容应真实反映工作人员的实际情况，所有信息需经核实后准确录入。3.保密安全原则：严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，同时做好档案的安全保管工作，防止档案损坏、丢失。4.动态更新原则：随着工作人员的岗位变动、工作经历变化等，及时更新档案内容，保证档案信息的时效性。二、档案内容（一）基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.学历学位：记录最高学历、毕业院校、所学专业、学位等信息。3.身份证号码：准确登记工作人员的身份证号码。（二）执业资格与职称1.执业资格证书：如执业医师资格证书、执业护士资格证书等，记录证书编号、取得时间等。2.职称证书：包括初级、中级、高级职称证书，注明职称名称、评审时间等。（三）工作经历1.在村卫生所及其他医疗机构的工作起止时间、岗位、工作职责等。2.参加的各类培训、进修经历，包括培训内容、培训时间、培训机构等。（四）考核评价1.年度考核结果：记录每年的考核等级（优秀、合格、不合格）及评语。2.绩效考核数据：如工作业绩、服务质量、患者满意度等方面的考核得分及排名。（五）奖惩情况1.获得的奖励及荣誉，包括奖励名称、授予单位、授予时间等。2.受到的处罚，如警告、罚款、吊销执业资格等处罚决定及执行情况。（六）健康体检记录定期的健康体检报告，包括身体各项指标检查结果等。（七）其他资料1.个人述职报告、工作总结等。2.参加学术会议、发表的论文及著作等相关资料。三、档案建立与收集（一）档案建立1.新入职人员应在入职后[X]个工作日内提交个人档案资料，包括基本信息表、学历学位证书复印件、执业资格证书复印件、身份证复印件等。2.档案管理人员对新入职人员提交的资料进行初步审核，确保资料齐全、真实有效。审核无误后，为其建立个人档案，并按照档案内容分类进行整理存放。（二）资料收集1.定期收集工作人员的档案更新资料，如年度考核表、职称评审材料、培训结业证书等。收集时间为每年[具体月份]。2.工作人员因岗位变动、取得新的资格证书、获得奖励或处罚等情况，应在相关事件发生后[X]个工作日内将有关资料提交至档案管理人员。3.档案管理人员可通过内部通知、邮件、微信群等方式提醒工作人员及时提交档案更新资料，确保档案信息的及时准确更新。四、档案整理与分类（一）整理原则1.遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法采用年度类别分类法，即将档案按年度分开，每个年度内再按基本信息、执业资格与职称、工作经历、考核评价、奖惩情况、健康体检记录、其他资料等类别进行分类整理。（三）编号规则为每一份档案建立唯一的编号，编号格式为：村卫生所代码年份流水号。例如：CW2023001，表示村卫生所代码为CW，2023年建立的第一份档案。（四）装订要求1.对纸张规格不一致、破损的材料进行裱糊、修复或复制。2.去除金属物，采用左侧装订方式，确保装订牢固、整齐美观。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案柜存放个人档案，档案柜应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（二）保管期限1.基本信息、执业资格与职称等永久性档案长期保管。2.工作经历、考核评价、奖惩情况等档案保管期限为[X]年，期满后经鉴定确无保存价值的，可按规定销毁。（三）档案清点与检查1.每年定期对档案进行清点，核对档案数量、编号等是否准确无误。清点时间为每年[具体月份]。2.不定期对档案保管情况进行检查，查看档案是否有损坏、丢失、霉变等情况，发现问题及时采取措施处理，并记录检查情况。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.村卫生所负责人、相关业务主管人员因工作需要可查阅个人档案。2.工作人员本人在办理涉及个人权益等相关事宜时，可查阅本人档案。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理人员。3.档案管理人员根据申请表提供的查阅内容，在指定地点为查阅人提供档案查阅服务，并对查阅过程进行监督。查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认查阅情况。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅个人档案的，须经村卫生所负责人批准。2.外单位因工作需要查阅或借阅档案的，需持单位介绍信，经村卫生所负责人同意后，按照查阅程序办理借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等。2.申请表经村卫生所负责人审批签字后，交档案管理人员办理借阅手续。3.档案管理人员向借阅人提供档案，并与借阅人当面清点档案页数、份数等，双方在《档案借阅登记表》上签字确认。4.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。七、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露档案内容。2.档案查阅、借阅场所应相对独立，避免无关人员在场。3.对涉及个人隐私、医疗机密等敏感信息的档案，应采取加密存储、限制访问等特殊保密措施。（二）人员保密要求1.所有接触档案的工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.工作人员在工作中应妥善保管档案资料，不得私自复印、传播档案内容。（三）违规处理对违反档案保密规定的人员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；造成严重后果的，依法追究法律责任。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立村卫生所个人档案管理信息系统，实现档案资料的电子化存储、检索、统计分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案内容录入信息系统，确保数据准确无误。2.定期对信息系统中的档案数据进行维护，更新人员基本信息、工作经历、考核评价等内容，保证数据的时效性。（三）信息安全管理1.加强信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对信息系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由村卫生所负责人、档案管理人员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍有保存价值。对已失去保存价值的档案，可进行销毁处理。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审核，形成鉴定意见。2.填写《档案销毁申请表》，经村卫生所负责人批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，