公共卫生用品索证制度

PAGE公共卫生用品索证制度一、总则（一）目的为加强公共卫生用品管理，规范索证行为，确保所采购的公共卫生用品符合国家相关法律法规和卫生标准要求，保障消费者健康安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织采购、经营的各类公共卫生用品，包括但不限于一次性使用卫生用品、妇女经期卫生用品、尿布等排泄物卫生用品、皮肤、粘膜卫生用品、隐形眼镜及其护理用品、卫生湿巾、纸巾（纸）、卫生棉、化妆棉以及指甲钳等。（三）基本原则1.依法索证原则：严格按照国家法律法规和行业标准要求，索取相关证明文件。2.真实有效原则：所索取的索证资料必须真实、完整、有效，能够证明产品的合法性、质量安全性。3.全程追溯原则：确保索证资料能够实现对公共卫生用品采购、运输、储存、销售等环节的全程追溯。二、索证要求（一）供应商资质证明1.营业执照副本复印件：证明供应商具有合法经营资格，经营范围涵盖所供应的公共卫生用品类别。2.生产许可证副本复印件（适用于生产企业）：若供应商为生产企业，需提供此证，以证明其具备生产相应公共卫生用品的资质和能力。3.卫生许可证副本复印件：表明供应商生产或经营的公共卫生用品符合卫生许可要求，经过相关部门许可生产或销售。（二）产品质量证明文件1.产品合格证明：由供应商提供的每批次产品的质量检验合格报告，证明该批次产品符合相关质量标准。2.产品质量认证文件：如通过ISO质量管理体系认证（ISO9001）、环境管理体系认证（ISO14001）、职业健康安全管理体系认证（OHSAS18001）等相关认证文件，体现供应商具备完善的质量管理体系，能够有效保障产品质量。3.第三方检测报告：委托具有资质的第三方检测机构对产品进行检测出具的报告，进一步证明产品质量符合相关标准要求。（三）产品标签说明书审核1.产品标签：应符合《消毒产品标签说明书管理规范》等相关规定，标注产品名称、规格、型号、生产日期、保质期、生产企业名称及地址、生产许可证号、卫生许可证号、执行标准号、主要有效成分及其含量、使用方法、注意事项等内容。2.产品说明书：详细说明产品的性能、用途、使用方法、注意事项、储存条件等信息，确保消费者能够正确使用产品。（四）进口产品索证要求1.进口产品卫生许可批件（适用于需要办理卫生许可批件的产品）：证明该进口公共卫生用品已获得我国相关部门的许可，允许进口销售。2.报关单：证明产品合法进口的文件，记录产品的进口日期、数量、规格等信息。3.检验检疫证明：表明产品经过检验检疫合格，符合我国进口产品的卫生要求。三、索证流程（一）采购环节索证1.采购部门在选择供应商前，应对供应商的资质进行初步审核，要求供应商提供上述规定的资质证明文件。2.采购人员与供应商签订采购合同或协议时，应明确索证条款，要求供应商在供货时提供每批次产品的质量证明文件、产品标签说明书等相关资料。3.采购部门收到供应商提供的货物时，应同时索取并核对相关索证资料，确保资料齐全、真实有效。（二）验收环节索证审核1.验收人员在对公共卫生用品进行验收时，应仔细审核索证资料，检查产品标签说明书是否符合规定要求。2.对照索证资料中的产品合格证明、质量认证文件等，对产品的外观、包装、规格、数量等进行检查，确保所验收的产品与索证资料一致，质量符合要求。（三）索证资料存档1.采购部门或相关负责人员应将每次采购的公共卫生用品索证资料进行整理、归档，建立索证档案。2.索证档案应包括供应商资质证明文件、产品质量证明文件、产品标签说明书、进口产品相关索证文件等，按照产品类别、批次等进行分类存放，便于查询和追溯。（四）索证资料更新与补充1.定期对索证资料进行更新，确保供应商资质证明文件在有效期内，产品质量证明文件等资料的时效性。2.当产品的生产企业、产品标准、标签说明书等发生变更时，应及时要求供应商提供新的索证资料，并对档案进行相应更新。四、索证资料管理（一）专人负责指定专人负责索证资料的收集、整理、归档和保管工作，确保索证资料的完整性和安全性。（二）档案保管期限索证档案应妥善保管，保管期限不少于产品有效期满后2年。对于没有明确保质期的产品，索证档案应至少保存3年。档案查阅与借阅1.内部人员因工作需要查阅索证档案时，应填写查阅申请表，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅过程中应注意保护档案资料的完整性，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换或标注等。2.因特殊原因需要借阅索证档案的，应经公司/组织主管领导批准，并办理借阅手续，借阅期限不得超过规定时间，借阅人应对档案资料的安全和保密负责。（三）档案销毁索证档案超过保管期限需要销毁时，应编制档案销毁清单，经相关负责人审核批准后，按照规定程序进行销毁。销毁清单应留存备查。五、监督检查（一）定期自查公司/组织应定期对公共卫生用品索证制度的执行情况进行自查，检查索证资料的完整性、真实性，产品质量证明文件的有效性等，及时发现问题并进行整改。（二）内部审计内部审计部门应将公共卫生用品索证制度的执行情况纳入审计范围，对采购、验收、索证资料管理等环节进行审计监督，确保制度的有效执行。（三）外部监管配合积极配合卫生行政部门、市场监督管理部门等相关外部监管机构的监督检查工作，如实提供索证资料，对于监管部门提出的问题及时整改落实。六、罚则（一）对违反索证制度行为的处理1.对于采购人员未按规定索取索证资料或索证资料不全而采购公共卫生用品的，给予批评教育，责令其限期补全索证资料；情节严重的，给予相应的纪律处分。2.验收人员未认真审核索证资料或未按要求验收产品，导致不合格产品入库的，视情节轻重给予警告、罚款等处理；造成严重后果的，追究其相关责任。3.负责索证资料管理的人员未妥善保管索证档案，导致资料丢失、损坏或泄露的，给予警告处分；造成重大损失的，依法追究其法律责任。（二）对供应商提供虚假索证资料的处理1.若发现供应商提供虚假的资质证明文件、产品质量证明文件等索证资料，立即停止与该供应商的合作，并向相关监管部门报告。2.对已采购的该供应商产品进行封存、召回等处理，依法追究供应商的法律责任，要求其承担因虚