资料档案室卫生制度

PAGE资料档案室卫生制度一、总则1.目的资料档案室作为公司/组织重要信息资源的存储场所，为确保档案资料的安全与完整，维护良好的档案保管环境，特制定本卫生制度。本制度旨在规范资料档案室的环境卫生管理，防止因卫生问题对档案资料造成损害，保障公司/组织各项工作的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有资料档案室及其附属区域，包括档案存储区、整理区、查阅区等相关功能区域。3.基本原则资料档案室卫生管理遵循“预防为主、清洁及时、责任到人”的原则。预防为主是指通过建立完善的卫生管理制度和措施，提前预防各类卫生问题对档案资料的影响；清洁及时要求定期对资料档案室进行全面清洁，确保环境整洁，及时清理可能产生的灰尘、污渍等；责任到人明确了每个岗位和人员在卫生管理中的具体职责，确保各项卫生工作得到有效落实。二、卫生标准与要求1.档案存储区温湿度控制温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。温湿度的稳定对于防止档案纸张的老化、霉变等问题至关重要。为实现精确控制，配备专业的温湿度调节设备，并定期进行校准和维护。每日定时记录温湿度数据，形成详细的温湿度记录表。如发现温湿度超出规定范围，应及时采取调整措施，并记录异常情况及处理过程。清洁要求地面保持清洁，无灰尘、无杂物，定期进行拖地清洁，每周至少一次全面拖地，拖地后及时通风晾干，防止地面湿度过大影响档案保存。档案架表面应保持干净，每月使用干净柔软的湿布擦拭一次，避免使用含有腐蚀性的清洁剂，防止损坏档案架表面涂层。档案存储区域内不得堆放无关物品，档案应按照类别、年份等有序排列存放，确保通道畅通无阻，便于日常管理和维护。防虫防鼠措施定期检查档案存储区域，确保无虫害迹象。可采用放置驱虫药、安装防虫网等措施预防虫害。如发现虫害，应立即采取专业的除虫措施，并对受虫害影响的档案进行单独处理，防止虫害扩散。采取有效的防鼠措施，封堵鼠洞，避免老鼠进入资料档案室。定期检查档案存储区域，防止老鼠啃咬档案资料和档案架。如发现鼠迹，应及时清理，并投放鼠药或使用鼠夹等工具进行灭鼠，同时注意避免鼠药对档案资料造成污染。2.整理区桌面与工具清洁整理工作台上的文件、工具摆放整齐有序，每日工作结束后，清理桌面上的废纸、杂物等，保持桌面整洁。整理工具如剪刀、胶水、装订机等应定期清洁，防止残留的纸屑、胶水等污渍影响工具的正常使用和档案整理工作的质量。地面与周边环境整理区地面应保持清洁，随时清理散落的纸张、碎片等杂物，每周进行一次全面清扫。周边环境应保持整洁，垃圾桶及时清理，避免垃圾堆积产生异味和滋生细菌。垃圾桶应定期消毒，防止细菌传播对档案资料造成潜在威胁。3.查阅区桌椅与设备清洁查阅桌椅应保持干净整洁，每日使用后擦拭桌面和椅子表面，定期对桌椅进行消毒处理，防止交叉感染。查阅设备如电脑、打印机等应定期清洁，按照设备使用说明书的要求进行操作，避免因清洁不当损坏设备。电脑屏幕每周使用专用清洁剂擦拭一次，打印机定期清理内部纸屑和灰尘，确保设备正常运行。查阅环境维护查阅区内应保持空气清新，定期开窗通风，或使用空气净化器改善空气质量。同时，注意保持室内光线适宜，避免过强或过弱的光线对查阅人员的眼睛造成伤害，影响查阅工作的效率和质量。查阅区内的绿植应定期浇水、修剪，保持生机盎然，不仅可以美化环境，还能起到一定的净化空气作用。但要注意避免绿植浇水过多导致地面潮湿，影响档案资料的保存环境。三、清洁流程与操作规范1.日常清洁流程地面清洁准备清洁工具，包括拖把、水桶、清洁剂等。清洁剂应选择对档案资料无损害、环保型的产品。先用扫帚将地面上的较大杂物清扫干净，集中收集到垃圾袋中。将适量清洁剂倒入水桶中，加水稀释至合适浓度。用拖把蘸取稀释后的清洁剂溶液，按照从里到外、从左到右的顺序拖地，确保地面每个角落都被清洁到。拖地过程中要注意力度适中，避免拖把刮伤地面。拖完地后，用清水冲洗拖把，拧干后再次拖地，去除地面上残留的清洁剂溶液，防止清洁剂残留对档案资料造成潜在危害。最后，使用干净的干拖把将地面擦干，打开门窗通风，加速地面干燥。档案架清洁准备干净柔软的湿布、鸡毛掸子等清洁工具。先用鸡毛掸子轻轻掸去档案架上的灰尘，避免灰尘飞扬污染档案资料。然后用湿布擦拭档案架表面，擦拭时要注意动作轻柔，避免碰撞档案架上的档案。对于污渍较严重的部位，可适量蘸取清洁剂进行擦拭，但要确保清洁剂不会渗透到档案架内部或档案上。擦拭完毕后，用干净的干布再次擦拭档案架表面，确保表面干燥无水印。2.定期深度清洁流程档案存储区深度清洁每季度进行一次档案存储区的深度清洁。在深度清洁前，提前规划好清洁顺序和范围，尽量减少对档案资料的影响。首先，将档案架上的档案按照类别、年份等进行有序整理，便于清洁操作。整理过程中要注意轻拿轻放，避免档案受损。然后，使用专业的清洁设备对档案架进行全面清洁，如使用吸尘器吸除档案架缝隙和底部的灰尘。清洁过程中要注意避免吸尘器吸力过大对档案造成损坏。地面清洁可采用湿拖和干拖相结合的方式，确保地面彻底清洁。清洁后，对地面进行消毒处理，可使用适量的含氯消毒剂按照规定比例稀释后进行拖地消毒，消毒后要及时通风换气，去除异味。对档案存储区域的墙面、天花板等进行清洁，使用干净的湿布擦拭墙面灰尘，检查天花板是否有蜘蛛网等，如有需要及时清理。深度清洁完成后，将档案按照原来的顺序整齐归位，并检查档案的摆放是否正确，确保档案资料的完整性和有序性。整理区与查阅区深度清洁每月对整理区和查阅区进行一次深度清洁。整理区深度清洁时，除了对桌面、工具、地面等进行全面清洁外，还应对整理区内的文件柜、书架等进行擦拭清洁，清理柜内和架上的灰尘和杂物。查阅区深度清洁时，要对查阅桌椅、设备等进行全面检查和清洁维护。对电脑主机内部进行清洁，可使用专业的电脑清洁工具，按照正确的操作方法进行清理，防止灰尘堆积影响电脑性能。同时，对打印机、复印机等设备进行深度清洁，包括清理硒鼓、墨盒、纸路等部位，确保设备正常运行。深度清洁完成后，整理好整理区和查阅区的物品，确保环境整洁、舒适，为查阅和整理工作提供良好的条件。四、人员卫生与行为规范1.进入资料档案室要求所有进入资料档案室的人员必须穿着干净整洁的工作服，严禁穿着拖鞋、高跟鞋等不适合在档案室行走的鞋子进入。工作服应定期清洗，保持清洁卫生，避免将外部灰尘污渍带入档案室。进入档案室前，应先清洁双手，可使用洗手液或消毒湿巾进行手部清洁，防止手上的细菌、灰尘等污染档案资料。严禁携带食物、饮料等进入资料档案室，防止食物残渣、饮料洒漏等对档案资料造成污染和损坏。2.操作过程中的卫生注意事项在档案整理、查阅等操作过程中，要保持手部清洁，避免触摸档案资料的非必要部位。如需接触档案，应先清洁双手或佩戴干净的手套，防止手上的汗液、油脂等对档案纸张造成损害。使用的工具和设备应保持清洁，定期进行消毒处理。在使用剪刀、胶水等工具时，要注意避免工具上的残留物污染档案资料。使用完毕后，应及时清理工具，放置在指定的清洁区域。操作过程中产生的废纸、杂物等应及时清理，放入指定的垃圾桶内，严禁随意丢弃在档案室地面或档案架上。垃圾桶应定期清理，保持周围环境整洁。3.个人卫生习惯养成养成良好的个人卫生习惯，勤洗澡、勤换衣，保持身体清洁无异味。在资料档案室工作期间，避免使用香水、浓烈的化妆品等，防止气味对档案资料产生不良影响。注意口腔卫生，保持口气清新。避免在档案室吸烟、嚼口香糖等，防止烟雾、口香糖残渣等对档案资料和室内环境造成污染。五、卫生检查与监督1.检查人员与频率设立专门的卫生检查小组，成员包括资料档案室管理人员、相关部门负责人等。卫生检查小组负责定期对资料档案室的卫生状况进行检查和监督。每日由资料档案室管理人员进行日常卫生巡查，及时发现并处理卫生问题。每周至少进行一次全面的卫生检查，对档案存储区、整理区、查阅区等各个区域的卫生情况进行详细检查。每月由卫生检查小组进行一次联合检查，对资料档案室的卫生管理工作进行全面评估。2.检查内容与标准检查内容包括温湿度控制情况、清洁卫生状况、防虫防鼠措施落实情况、人员卫生与行为规范执行情况等。检查标准严格按照本制度规定的卫生标准与要求执行。对于温湿度，检查实际测量数据是否在规定范围内；对于清洁卫生，检查地面、档案架、桌面等是否干净整洁，有无灰尘、污渍、杂物等；对于防虫防鼠措施，检查是否有虫害鼠害迹象，防虫防鼠设备是否正常运行；对于人员卫生与行为规范，检查进入档案室人员的着装、手部清洁情况，以及操作过程中的卫生习惯等。3.问题反馈与整改措施每次卫生检查后，检查人员应及时填写卫生检查记录表，详细记录检查时间、检查区域、发现的问题及问题描述等信息。对于检查中发现的问题，应及时向相关责任人反馈，并下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。责任人应在规定期限内完成整改，并将整改情况及时反馈给卫生检查小组。卫生检查小组对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。对于整改不力的责任人，应按照公司/组织相关规定进行严肃处理，以保证资料档案室卫生制度的有效执行。六、设备维护与卫生管理1.温湿度调节设备温湿度调节设备是保障资料档案室环境稳定的关键设备，应定期进行维护保养。每月对温湿度调节设备进行外观清洁，擦拭设备表面灰尘，保持设备整洁。每季度对设备的运行参数进行检查和校准，确保设备能够准确控制温湿度。如发现设备运行异常，应及时联系专业维修人员进行检修，避免因设备故障导致温湿度失控，影响档案资料的保存环境。定期清理温湿度调节设备的滤网，防止滤网堵塞影响设备的通风效果和运行效率。滤网清理周期根据设备使用情况而定，一般每12个月进行一次清理。2.清洁设备清洁设备如拖把、扫帚、吸尘器等应定期进行维护和保养。拖把、扫帚等清洁工具使用后应及时清洗干净，晾干后放置在指定的工具存放区，防止滋生细菌和异味。吸尘器应定期清理尘盒和滤网，避免灰尘堆积影响吸力。按照吸尘器使用说明书的要求，定期对吸尘器进行全面检查和维护，确保设备正常运行。如发现清洁设备损坏，应及时维修或更换，保证清洁工作的顺利进行。3.防虫防鼠设备防虫防鼠设备如驱虫药、鼠夹、防虫网等应定期检查和更换。驱虫药应按照规定的使用期限及时更换，确保驱虫效果。鼠夹等灭鼠工具应定期检查是否正常工作，如有损坏应及时维修或更换。防虫网应保持完好无损，定期检