卫生保健档案管理制度

PAGE卫生保健档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织卫生保健档案管理，规范档案收集、整理、归档、保管及利用等工作，确保卫生保健档案的完整性、准确性和安全性，为公司/组织的卫生保健工作提供科学依据和有效支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织全体员工及涉及卫生保健相关工作的各类活动，包括但不限于员工健康体检、职业病防治、卫生防疫、医疗急救等方面形成的档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织卫生保健工作的实际情况，不得虚假记录或篡改。2.完整性原则：全面收集与卫生保健工作相关的各类文件、资料、记录等，确保档案资料的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录、文字表述等应符合规范要求。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及个人隐私、公司机密等信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和使用，提高工作效率，满足公司/组织卫生保健工作及相关决策的需要。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织卫生保健档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划卫生保健档案管理工作，明确档案管理流程和标准，确保档案管理工作规范有序。3.负责卫生保健档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储等工作。4.建立健全卫生保健档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行检查、核对和清理，确保档案的质量和安全。6.负责档案管理人员的培训和考核，提高档案管理队伍的业务水平。7.按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁等工作。（二）各部门职责1.负责本部门卫生保健档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责本部门卫生保健档案工作，确保档案资料的及时、准确收集和归档。3.在开展卫生保健相关工作过程中，严格按照档案管理要求，规范形成各类文件、记录等资料，并保证其真实性和完整性。4.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行公司/组织卫生保健档案管理制度，严格按照档案管理流程开展工作。2.负责卫生保健档案的日常收集、整理、归档等具体工作，确保档案资料的质量和规范。3.对档案进行科学分类、编号和存储，建立清晰的档案目录和索引，便于查询和利用。4.做好档案的安全保管工作，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。5.及时更新档案信息，确保档案内容与实际工作情况保持一致。6.协助各部门做好档案资料的整理和归档指导工作，提高档案管理整体水平。三、档案收集（一）收集范围1.员工健康体检档案：包括入职体检、年度体检、专项体检等各类体检报告、检查记录、健康评估等资料。2.职业病防治档案：涉及职业病危害因素检测与评价报告、职业健康监护档案（包括接触职业病危害因素员工的职业健康检查记录、诊断与鉴定资料等）、职业病防护设施运行与维护记录、职业病防治培训资料等。3.卫生防疫档案：传染病疫情报告记录、预防接种记录、消毒记录、环境卫生监测报告、食品卫生安全相关资料（如食品经营许可证、从业人员健康证明、食品检测报告等）、饮用水卫生检测报告等。4.医疗急救档案：急救药品和设备管理记录、急救培训资料、急救演练记录、突发公共卫生事件应急处置记录等。5.其他与卫生保健相关的文件、资料、记录，如卫生保健工作计划、总结、会议纪要、培训教材、科研成果等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责卫生保健档案资料的收集工作，确保各类档案资料及时、准确收集。2.档案资料应真实、完整、规范，原始记录应清晰、可追溯，不得随意涂改、伪造。3.收集的档案资料应按照一定的分类标准进行初步整理，确保资料的系统性和逻辑性。4.对于电子文件，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质文件相对应，同时进行备份保存。（三）收集时间1.员工健康体检档案应在体检结束后[X]个工作日内由体检机构移交至公司/组织相关部门，相关部门应在收到后[X]个工作日内整理归档并移交至档案管理部门。2.职业病防治档案资料应随工作进展及时收集整理，每月定期移交至档案管理部门。3.卫生防疫档案中的传染病疫情报告记录等应实时收集，其他资料应按规定时间定期收集整理并移交。4.医疗急救档案资料应在每次急救活动结束后[X]个工作日内进行整理归档并移交。5.其他与卫生保健相关的文件、资料、记录应在形成后[X]个工作日内移交至档案管理部门或相关部门统一保管。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理工作效率。（二）整理方法1.分类：按照卫生保健档案的内容和性质，分为员工健康体检档案、职业病防治档案、卫生防疫档案、医疗急救档案等一级类目，在一级类目下再根据具体内容设置二级及以下类目。例如，员工健康体检档案可细分为入职体检、年度体检、专项体检等二级类目；职业病防治档案可分为职业病危害因素检测与评价、职业健康监护、职业病防护设施管理等二级类目。2.编号：对每一份档案进行唯一编号，编号应体现档案类别、年份、顺序等信息，便于识别和管理。编号格式为：[档案类别代码][年份][顺序号]，如“YJ[2023]001”表示员工健康体检档案中2023年的第1份档案。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。装订顺序一般为封面、目录、正文、封底。4.编目：编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于查询和检索。（三）整理流程1.档案管理人员接收各部门移交的档案资料后，首先对资料的完整性、准确性进行检查。2.按照分类标准对档案资料进行分类，确定每份档案所属的类目。3.对每份档案进行编号，并在档案首页右上角加盖编号章。4.进行装订和编目工作，将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标注档案类别、年份、起止编号等信息。五、档案归档（一）归档要求1.档案整理完成后，应及时进行归档，确保档案资料的有序存放。2.归档的档案应保持完整、准确，不得缺页、漏项。3.按照档案类别和保管期限，将档案分别存入相应的档案柜或档案架，并建立清晰的存放索引。（二）归档流程1.档案管理人员根据档案整理情况，填写档案归档清单，详细记录档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.将档案按照归档清单顺序依次存入档案柜或档案架，并在档案存放位置做好标识。3.定期对档案归档情况进行检查，确保档案存放规范、有序，便于查询和利用。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜或档案架，便于查阅；电子档案应存储于专用的服务器或存储设备，并进行备份，备份存储介质应异地存放。2.对档案进行定期盘点，每年至少进行一次全面盘点，检查档案的数量、质量和存放情况，确保档案的完整性和准确性。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，做到账物相符。（三）保管期限1.根据档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限。一般分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）三种。2.员工健康体检档案、职业病防治档案中的职业健康监护档案等涉及员工个人健康权益的档案应永久保存；卫生防疫档案中的传染病疫情报告记录等重要资料应长期保存；其他一般性的卫生保健档案资料可根据实际情况确定保管期限，一般为短期保存。3.档案保管期限届满后，应按照国家有关规定和公司/组织档案管理制度进行鉴定和销毁。七、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门在开展卫生保健工作、制定相关政策、进行员工健康管理等方面需要查阅档案资料。2.员工个人在需要了解自己的健康状况、职业病防治情况等时，可按照规定申请查阅本人相关档案。3.外部相关机构（如政府部门、监管机构、合作单位等）因工作需要，在履行相关手续后可查阅公司/组织卫生保健档案中与其工作相关的部分内容。（二）利用流程1.内部查阅公司/组织内部各部门如需查阅档案，应填写《卫生保健档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。将申请表提交至档案管理部门，档案管理人员根据申请内容进行审核，审核通过后提供相应的档案资料，并做好查阅登记。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案资料。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后在查阅登记本上记录归还情况。2.员工个人查阅员工本人如需查阅本人健康体检档案、职业病防治档案等相关资料，应填写《员工个人卫生保健档案查阅申请表》，注明查阅原因和内容。将申请表提交至所在部门，部门负责人审核签字后报档案管理部门。档案管理部门审核通过后，为员工提供相应档案资料，并做好查阅登记。员工查阅后应及时归还档案。3.外部查阅外部相关机构因工作需要查阅公司/组织卫生保健档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅目的、查阅范围、查阅时间等，并提供相关证明文件。公司/组织相关部门对申请进行审核，审核通过后报公司/组织领导批准。档案管理部门根据批准意见，与外部机构办理档案查阅手续，明确查阅要求和保密责任，并安排专人陪同查阅。查阅过程中，外部机构人员应严格遵守公司/组织档案管理规定，不得擅自复制、摘抄档案内容。查阅完毕后，档案管理部门收回档案，并对查阅情况进行记录。（三）利用限制1.涉及个人隐私、公司机密等敏感信息的档案，未经授权不得查阅、复制和传播。2.档案利用应严格遵循档案管理规定，不得超范围、超期限利用档案资料。3.利用档案过程中如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并采取相应措施进行处理。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保管期限和实际价值，对档案进行科学鉴定，确保鉴定结果准确、合理。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和程序，对拟销毁档案进行审核鉴定。（三）鉴定内容1.审查档案的完整性、准确性和真实性，确保档案内容符合要求。2.根据档案保管期限规定，检查档案是否达到保管期限。3.评估档案的现实利用价值，确定档案是否仍有保存必要。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，提出鉴定意见，形成档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司/组织领导批准后，由档案管理部门