卫生院基础资料管理制度

PAGE卫生院基础资料管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院基础资料管理，确保基础资料的完整性、准确性、规范性和安全性，提高卫生院管理水平和服务质量，依据相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室、各岗位涉及的基础资料管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和医疗卫生行业标准，确保基础资料管理合法合规。2.真实准确原则：基础资料应如实反映卫生院的实际情况，数据准确、信息完整。3.规范统一原则：制定统一的基础资料管理规范和标准，确保资料格式、内容等方面的一致性。4.安全保密原则：加强基础资料的安全保护，防止资料泄露、丢失或损坏，对涉及患者隐私等敏感信息严格保密。二、基础资料分类与内容（一）人员档案资料1.员工基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、学历、专业、入职时间、岗位等。2.员工资质证书：如执业医师证书、护士执业证书、药师资格证书等相关资质证明文件。3.员工培训记录：参加各类培训的时间、内容、考核结果等。4.员工绩效考核资料：考核指标、考核结果、奖惩情况等。（二）医疗业务资料1.门诊病历：患者基本信息、就诊日期、症状、诊断、治疗方案等。2.住院病历：涵盖患者入院记录、病程记录、检查检验报告、医嘱单、手术记录、护理记录、出院小结等完整资料。3.医疗统计报表：门诊人次、住院人次、病种分类统计、手术例数、药品使用情况等统计数据。4.医疗质量控制资料：医疗质量检查记录、医疗差错事故登记与分析、医疗安全事件报告等。（三）药品与物资资料1.药品库存管理资料：药品名称、规格、剂型、数量、进货日期、有效期、出入库记录等。2.医疗器械档案：设备名称、型号、购置日期、使用科室、维护保养记录、维修记录等。3.物资采购与库存资料：办公用品、卫生材料等物资的采购计划、采购合同、入库单、库存盘点记录等。（四）财务管理资料1.财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等。2.会计凭证：记账凭证、原始凭证等。3.预算资料：年度预算、月度预算执行情况等。4.收费记录：门诊收费、住院收费明细等。（五）行政管理资料1.会议记录：各类会议的时间、地点、参会人员、会议内容、决议等。2.工作计划与总结：年度工作计划、季度工作计划、月度工作总结、年度工作总结等。3.规章制度文件：卫生院各项规章制度、岗位职责等。4.对外文件往来：与上级主管部门、其他医疗机构、相关单位的文件收发、函件等。三、基础资料管理职责分工（一）管理部门职责卫生院设立专门的综合管理部门（如办公室或医务科等），负责基础资料管理的统筹协调工作。其职责包括：1.制定和完善基础资料管理制度和流程。2.组织开展基础资料管理培训与指导。3.定期对基础资料管理工作进行监督检查与考核。4.负责基础资料的归档、存储和保管等工作的规划与指导。（二）科室职责各科室负责本科室基础资料的收集、整理、审核和上报工作。具体职责如下：1.按照管理制度要求，及时准确地记录和收集本科室相关基础资料。2.对收集的基础资料进行初步整理和分类，确保资料的完整性和准确性。3.定期将本科室基础资料提交给综合管理部门进行集中归档。4.配合综合管理部门做好基础资料的查询、调阅等工作。（三）岗位人员职责1.涉及基础资料记录的岗位人员，应严格按照规定的格式和要求，认真记录各项基础资料，确保记录真实、准确、及时。2.负责保管本科室基础资料的人员，要妥善保管资料，防止资料丢失、损坏或泄露。3.对基础资料进行审核的人员，要认真履行审核职责，确保资料质量符合要求。四、基础资料收集与整理（一）收集要求1.各科室应明确基础资料收集的责任人，确保资料收集工作落实到人。2.资料收集应遵循及时、全面的原则，在业务活动发生后及时收集相关资料，不得遗漏重要信息。3.对于外部获取的资料，如上级文件、合作单位提供的资料等，应及时登记并妥善保存。（二）整理规范1.收集后的基础资料应按照分类标准进行整理，确保资料分类清晰、层次分明。2.对每份资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.资料应保持整洁、完整，对于破损、模糊不清的资料应及时进行修复或补充。4.电子资料应按照规定的文件夹结构和命名规则进行存储，确保电子档案与纸质档案相对应。五、基础资料审核与录入（一）审核流程1.基础资料收集整理完成后，由科室负责人进行初步审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。2.科室审核通过后，提交给相关业务主管部门进行专业审核，如医疗业务资料由医务科审核，财务资料由财务科审核等。3.业务主管部门审核通过后，再提交给综合管理部门进行最终审核和汇总。（二）审核要点1.资料内容是否真实反映实际情况，数据是否准确无误。2.资料格式是否符合规定要求，签字、盖章等手续是否齐全。3.资料之间的逻辑关系是否合理，有无矛盾或冲突之处。（三）录入要求1.经过审核的基础资料应及时录入信息系统，确保电子档案与纸质档案同步更新。2.录入人员应严格按照系统操作规范进行录入，保证录入数据的准确性和一致性。3.录入完成后，应对录入数据进行再次核对，发现错误及时更正。六、基础资料归档与存储（一）归档原则1.按照基础资料的分类，定期进行归档，确保资料归档的及时性和系统性。2.归档资料应保持原始性，不得擅自修改、涂抹或抽取。3.同一类资料应按照时间顺序或重要程度进行排列，便于查阅。（二）存储方式1.纸质资料应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。2.电子资料应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.建立电子档案索引目录，方便快速查找和调阅电子资料。（三）存储期限1.一般基础资料的存储期限为[X]年，重要资料和涉及法律纠纷等资料应长期保存。2.超过存储期限的资料，应按照规定的程序进行销毁或封存。七、基础资料查阅与借阅（一）查阅规定1.卫生院内部人员因工作需要查阅基础资料的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、资料名称等信息，经所在科室负责人和综合管理部门批准后，方可查阅。2.查阅时应在指定地点进行，查阅人员不得擅自将资料带出查阅地点，不得在资料上涂改、标记或损坏。3.查阅结束后，查阅人员应及时将资料归还，并在查阅登记表上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅基础资料的，应填写借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在科室负责人、业务主管部门负责人和综合管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的资料妥善保管，不得转借他人，不得泄露资料内容，如发生资料丢失、损坏等情况，应及时报告并承担相应责任。八、基础资料保密与安全（一）保密措施1.加强对基础资料管理人员的保密教育，提高保密意识。资料管理人员应签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及患者隐私、商业秘密等敏感信息的基础资料，应采取加密存储、限制访问权限等措施进行保护。3.在对外提供基础资料时，应严格按照规定程序进行审批，确保资料提供符合法律法规要求，不泄露敏感信息。（二）安全管理1.建立基础资料安全管理制度，加强对档案存储场所的安全防范，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.定期对基础资料进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。3.制定应急预案，应对可能发生的自然灾害、火灾、网络安全事故等突发事件，确保基础资料的安全。九、基础资料清理与销毁（一）清理原则1.定期对基础资料进行清理，确保存储的资料真实、有效，无冗余或过期资料。2.清理工作应按照规定的程序进行，由综合管理部门组织，各科室配合。（二）销毁程序1.确定需要销毁的基础资料清单，清单应包括资料名称、数量、存储位置等信息。2.对拟销毁的资料进行再次审核，确认符合销毁条件。3.选择安全可靠的销毁方式，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等。4.在销毁记录上签字确认，并存档备查。十、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对各科室基础资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料收集、整理、审核、归档、存储、查阅借阅等环节的执行情况。2.对监督检查中发现的问题