卫生院档案安全保密制度

PAGE卫生院档案安全保密制度一、总则1.目的为加强卫生院档案的安全保密管理，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，防止档案信息泄露、篡改或丢失，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室、各岗位涉及档案管理工作的人员，包括档案的形成、收集、整理、保管、利用、销毁等环节。3.基本原则档案安全保密工作遵循“预防为主、综合治理、突出重点、保障安全”的原则，严格执行国家保密法律法规，确保档案信息不被非法获取、使用、传播或泄露。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案安全保密管理制度，并组织实施。指导、监督各科室档案管理工作，确保档案管理工作符合安全保密要求。负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，建立健全档案管理台账。定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整性和准确性。加强档案安全保密设施建设，配备必要的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设备。组织开展档案安全保密宣传教育和培训工作，提高全体人员的安全保密意识。2.各科室职责负责本科室档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。明确专人负责档案管理工作，严格遵守档案安全保密制度，妥善保管本科室档案。配合档案管理部门做好档案的利用和销毁工作，提供必要的档案信息。3.档案管理人员职责热爱档案管理工作，严格遵守档案安全保密制度，保守档案机密。负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。做好档案的查阅、借阅登记工作，严格按照规定办理查阅、借阅手续。定期对档案进行检查、核对，发现问题及时报告并采取措施处理。参与档案的鉴定和销毁工作，确保档案销毁符合规定要求。三、档案收集与整理1.档案收集各科室应及时将本科室形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，按照档案管理要求进行整理。档案收集范围包括但不限于医疗文书、护理记录、医技检查报告、行政管理文件、财务凭证、人事档案、设备档案、科研档案等。对重要文件材料应实行双套制归档，一份纸质档案，一份电子档案，并确保两者内容一致。2.档案整理档案管理人员应按照档案分类方案和编号规则，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。档案分类应科学合理，便于管理和利用。一般可按照年度、机构（科室）、问题等进行分类。档案编号应连续、唯一，便于查找和识别。编目应准确、完整，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。对电子档案应进行规范化管理，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案保管1.档案库房管理设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的安全保密条件，符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等要求。档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的灭火设备和应急照明设施。档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合规定要求。定期对档案库房进行检查和维护，确保档案安全。2.档案存储方式纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固耐用，便于分类存放和查找。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。对重要档案应实行异地备份存储，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。3.档案保管期限根据国家有关规定和卫生院实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括卫生院重要的规章制度、历史沿革、重大事件记录、财务决算等。长期保管的档案包括一般医疗文书、护理记录、医技检查报告等，保管期限一般为15年至50年。短期保管的档案包括一般性行政管理文件、临时性业务资料等，保管期限一般为5年以下。档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。五、档案利用1.档案查阅本卫生院工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅完毕后应及时归还档案。2.档案借阅外单位人员因工作需要查阅或借阅本卫生院档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经卫生院分管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、传播档案内容。借阅期满后应及时归还档案。3.档案利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在科室、查阅（借阅）目的、档案名称及编号等。档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。六、档案安全保密措施1.人员管理加强对档案管理人员的安全保密教育和培训，提高其安全保密意识和业务水平。档案管理人员应签订保密承诺书，明确保密责任。对涉及档案管理工作的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和安全保密意识。严格控制档案管理人员的工作权限，根据工作需要授予相应的操作权限，防止因权限过大导致档案信息泄露。2.设施设备管理加强档案安全保密设施设备的建设和维护，确保设施设备正常运行。定期对防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备进行检查和维护，及时更换损坏的设备。对档案库房的门窗、门锁等进行加固，安装监控设备，实现对档案库房的实时监控。对电子档案管理系统进行安全防护，设置用户权限管理、数据加密、访问日志等功能，防止电子档案信息泄露。3.信息安全管理严格遵守国家有关信息安全法律法规，加强对档案信息的安全管理。对档案信息进行分类分级管理，采取相应的安全防护措施。对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。定期对档案信息进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。同时，要建立数据恢复机制，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。4.保密制度执行全体人员应严格遵守档案安全保密制度，不得擅自泄露档案信息。对违反保密制度的行为，应依法依规追究责任。在档案管理工作中，如发现档案信息泄露、篡改或丢失等情况，应立即采取措施进行处理，并及时报告上级主管部门。加强对档案管理工作的监督检查，定期对档案安全保密制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。七、档案鉴定与销毁1.档案鉴定定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关科室人员组成鉴定小组，对档案进行逐一审查。档案鉴定应根据档案的保管期限、价值大小、现实利用情况等因素进行综合评估，确定档案的存毁。对仍具有保存价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。2.档案销毁经鉴定确需销毁的档案，应按照规定程序进行销毁。档案销毁前，应报卫生院分管领导批准。档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关