卫生院新近药品购进制度

PAGE卫生院新近药品购进制度一、总则1.目的为加强卫生院药品购进管理，规范药品采购行为，保证药品质量，满足临床用药需求，依据《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等相关法律法规，结合本卫生院实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本卫生院所有药品的购进活动，包括药品采购计划的制定、供应商的选择、采购合同的签订、药品验收与入库等环节。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家有关药品管理的法律法规，确保药品购进渠道合法、手续齐全。质量第一原则：把药品质量放在首位，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，购进符合国家药品标准的药品。按需购进原则：根据临床用药需求，合理制定采购计划，避免药品积压和浪费。公开、公平、公正原则：药品采购过程应公开透明，在选择供应商、签订采购合同等环节遵循公平、公正的原则，确保采购活动的公正性。二、组织与职责1.药品采购管理小组成立以卫生院院长为组长，药剂科负责人、临床科室主任等为成员的药品采购管理小组。其职责如下：负责制定和修订药品购进制度，监督制度的执行情况。审议药品采购计划，根据临床需求和库存情况，合理确定采购品种、数量和金额。对供应商进行评估和选择，审核采购合同条款，确保采购活动合法合规。协调解决药品采购过程中出现的问题，对重大采购事项进行决策。2.药剂科负责药品采购计划的具体编制和实施，根据临床需求和库存情况，定期向药品采购管理小组提交采购计划草案。收集、整理和分析药品市场信息，为采购决策提供参考依据。负责与供应商联系、洽谈采购业务，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。组织药品验收工作，确保购进药品的质量符合要求，办理药品入库手续。建立药品购进记录和库存台账，妥善保存相关资料，以备查询和追溯。3.临床科室定期向药剂科反馈临床用药需求和药品使用情况，协助药剂科制定合理的采购计划。参与药品采购管理小组的相关工作，对药品采购品种、质量等提出意见和建议。三、药品采购计划1.计划编制依据临床科室的用药申请和药品使用情况统计分析，包括药品的品种、数量、使用频率等。药品库存状况，结合药品有效期、周转率等因素，确定合理的库存水平。医疗业务发展规划和重点专科建设需求，预测未来一段时间内的药品需求变化。药品不良反应监测情况，对于不良反应发生率较高或存在安全隐患的药品，合理调整采购计划。2.计划编制流程每月末，临床科室根据本科室下个月的用药需求，填写药品采购申请表，详细列出药品名称、规格、剂型、数量等信息，并提交给药剂科。药剂科汇总各临床科室的采购申请表，结合库存情况进行初步审核和分析。对于库存充足或近期用量较少的药品，适当减少采购量；对于库存短缺或用量较大的药品，根据临床需求和合理库存水平，确定采购数量。药剂科根据审核后的采购申请，编制药品采购计划草案，明确采购药品的品种、规格、剂型、数量、预计到货时间等内容。采购计划草案应经药剂科负责人审核签字后，提交给药品采购管理小组审议。药品采购管理小组召开会议，对药剂科提交的采购计划草案进行审议。会议应充分听取各成员的意见和建议，综合考虑临床需求、库存情况、资金预算等因素，对采购计划进行调整和确定，形成正式的药品采购计划。3.计划调整在药品采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划，临床科室应及时向药剂科提出申请，并说明调整原因。药剂科对申请进行审核后，根据实际情况对采购计划进行相应调整。调整后的采购计划需经药品采购管理小组批准后方可执行。四、供应商选择与管理1.供应商资质要求具有合法的药品生产或经营资质，提供有效的《药品生产许可证》或《药品经营许可证》副本复印件。具有良好的商业信誉和售后服务能力，无不良记录。生产企业应具备与所生产药品相适应的生产条件和质量管理体系，符合药品生产质量管理规范（GMP）要求；经营企业应具备与所经营药品相适应的经营条件和质量管理体系，符合药品经营质量管理规范（GSP）要求。能够提供符合国家药品标准的药品，确保药品质量稳定可靠。2.供应商评估与选择建立供应商评估档案，收集供应商的基本信息、资质证明、产品质量情况、价格水平、售后服务等资料。定期对供应商进行评估，评估内容包括药品质量、供应能力、价格合理性、交货及时性、售后服务等方面。评估方式可采用实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优质供应商、合格供应商和淘汰供应商。对于优质供应商，在采购活动中给予优先考虑；对于合格供应商，继续保持合作关系，但需加强监督和管理；对于淘汰供应商，不再与其进行业务往来。选择供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、议价等方式，从合格供应商中选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商作为合作伙伴。采购金额较大或重要药品的采购，应采用招标方式确定供应商。3.供应商管理措施与供应商签订质量保证协议，明确双方的质量责任和义务，要求供应商保证所提供药品的质量符合国家药品标准，并承担因药品质量问题引起的一切法律责任。定期对供应商进行培训和沟通，传达国家药品管理法律法规和质量要求，促使供应商不断提高药品质量和服务水平。建立供应商供货情况跟踪机制，及时掌握供应商的供货情况，包括药品质量、交货期、价格变动等信息。对于出现质量问题或供货不及时的供应商，及时采取措施进行处理，如暂停采购、要求整改等。根据供应商的表现，定期对供应商进行重新评估，对于不符合要求的供应商，及时调整合作关系，确保药品采购渠道的稳定和可靠。五、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括药品名称、规格、剂型、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同由药剂科负责起草，经药品采购管理小组审核后，由卫生院法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订后的采购合同应加盖双方单位公章或合同专用章。采购合同签订后，药剂科应及时将合同副本分发给相关部门，如财务科、仓库等，以便各部门做好相应的准备工作。2.合同执行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同规定的时间、地点、质量标准等要求及时供应药品；卫生院应按照合同约定的付款方式及时支付货款。药剂科应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，解决合同执行过程中出现的问题。如遇供应商交货延迟、药品质量不符等情况，应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施确保临床用药需求不受影响。在合同执行过程中，如需变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。3.合同归档采购合同执行完毕后，药剂科应将合同原件及相关资料整理归档，妥善保存。合同归档资料应包括合同文本、补充协议、验收记录、付款凭证等，以备查询和追溯。合同档案的保存期限应符合国家有关法律法规和档案管理规定。六、药品验收与入库1.验收人员与职责药品验收工作由药剂科验收人员负责。验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉药品验收标准和程序。验收人员的职责包括：按照验收标准对购进药品进行逐批验收，检查药品的外观、包装、标签、说明书、质量检验报告书等内容；核对药品的数量、规格、剂型等是否与采购合同一致；对验收合格的药品办理入库手续，对验收不合格的药品及时报告并处理。2.验收标准药品的外观应符合其质量标准要求，无破损、变形、变色、异味等现象。药品的包装应完好无损，标签内容应符合国家药品管理规定，包括药品通用名称、剂型、规格、生产企业、批准文号、生产日期、有效期等信息。药品的说明书应内容完整、准确，符合国家药品监督管理部门的要求。药品应附有质量检验报告书，检验报告书应加盖药品检验机构的公章，检验项目和结果应符合国家药品标准。进口药品应附有《进口药品注册证》或《医药产品注册证》、《进口药品检验报告书》或《进口药品通关单》等相关证明文件。3.验收程序药品到货后，验收人员应首先核对送货凭证与采购合同是否一致，包括药品名称、规格、剂型、数量、供应商等信息。核对无误后，方可进行验收。验收人员按照验收标准对药品进行逐批验收，检查药品的外观、包装、标签、说明书、质量检验报告书等内容。对于需要抽样检验的药品，应按照规定的抽样方法进行抽样，并送药品检验机构检验。验收合格的药品，验收人员应在送货凭证上签字确认，并填写药品入库验收记录，记录内容包括药品名称、规格、剂型、数量、供应商、到货日期、验收日期、验收结论等信息。验收记录应字迹清晰、内容完整，并由验收人员签字。验收不合格的药品，验收人员应填写《药品拒收报告单》，详细注明不合格原因，并及时报告药剂科负责人。药剂科负责人应组织相关人员对不合格药品进行调查处理，如与供应商协商退货、换货等事宜，确保不合格药品不流入临床使用环节。4.入库管理验收合格的药品，验收人员应及时办理入库手续，将药品搬运至仓库指定位置存放。仓库管理人员应根据验收记录，核对药品的数量、规格、剂型等信息，无误后将药品入库，并更新库存台账。药品入库应按照药品的性质、剂型、用途等进行分类存放，遵循先进先出、易变先出的原则，确保药品储存安全、合理。对于特殊管理的药品，如麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品等，应按照国家有关规定进行专库或专柜存放，双人双锁保管，并建立专用账册，记录药品的出入库情况。七、购进记录与档案管理1.购进记录药剂科应建立完整的药品购进记录，记录内容应包括药品名称、规格、剂型、数量、价格、供应商、采购日期、验收情况等信息。购进记录应真实、准确、完整，不得随意涂改和伪造。药品购进记录应采用电子记录和纸质记录相结合的方式，电子记录应定期备份，纸质记录应妥善保存。购进记录的保存期限应符合国家有关法律法规和档案管理规定，一般不少于五年。2.档案管理建立药品采购档案，档案内容应包括药品采购计划、供应商资质证明、采购合同、验收记录、付款凭证等相关资料。药品采购档案应分类整理，装订成册，妥善保存。药品采购档案的保存期限应符合国家有关法律法规和档案管理规定，一般不少于五年。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。药品采购档案应便于查询和追溯，在需要时能够及时提供相关资料，为药品质量监管、采购决策等提供依据。八、监督与检查1.内部监督成立内部监督小组，由卫生院纪检部门负责人担任组长，成员包括财务人员、审计人员等。内部监督小组负责对药品购进制度的执行情况进行监督检查，确保采购活动合法合规、公正透明。内部监督小组定期对药品采购计划的制定、供应商选择、采购合同签订、药品验收与入库等环节进行检查，重点检查采购程序是否符合规定、采购行为是否公正廉洁、药品质量是否符合要求等。对于检查中发现的问题，内部监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违反药品购进制