卫生防疫档案管理制度

PAGE卫生防疫档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司卫生防疫档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，有效支持公司卫生防疫工作的开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及卫生防疫工作的部门、项目及人员所产生的相关档案资料管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司卫生防疫档案由专门的档案管理部门或指定人员进行集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.分类管理原则：根据档案的性质、来源、时间等因素进行分类，便于查找和利用。3.安全保密原则：严格保护档案的安全，防止档案信息泄露，确保档案资料不被篡改、丢失或损坏。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司卫生防疫档案管理制度，并监督执行。2.集中收集、整理、保管公司卫生防疫档案，建立档案目录和索引，方便查询利用。3.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。4.对档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门卫生防疫档案的收集、整理和初步分类，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的真实、完整和及时归档。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常收集、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的安全保管工作，防止档案丢失、损坏和泄密。4.按照规定办理档案的查阅、借阅、归还等手续，及时登记和跟踪档案的流向。三、档案分类与编号（一）档案分类1.疫情防控文件类：包括国家、地方政府及相关部门发布的疫情防控政策、法规、通知、公告等文件。2.公司疫情防控方案类：公司制定的疫情防控总体方案、应急预案、专项工作方案等。3.人员健康管理档案类：员工的健康信息登记表、健康监测记录、疫苗接种记录等。4.场所卫生管理档案类：办公区域、生产车间、食堂、宿舍等场所的清洁消毒记录、通风记录、卫生检查记录等。5.物资管理档案类：防疫物资的采购计划、采购合同、出入库记录、库存盘点记录等。6.培训与宣传档案类：疫情防控知识培训资料、宣传活动记录、宣传资料等。7.疫情防控工作记录类：疫情防控工作会议纪要、工作简报、疫情报告记录等。8.其他相关档案类：与公司卫生防疫工作相关的其他文件、资料、图片、影像等。（二）编号规则档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式。例如：2023YK01001，其中“2023”表示年份，“YK”表示疫情防控档案类别，“01”表示具体的分类代码（如疫情防控文件类为“01”），“001”表示该类别下的流水号。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责卫生防疫档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应包括纸质文件、电子文件、图片、影像等各种形式，确保信息的全面性。3.对于外来文件，如政府部门的通知、函件等，应及时签收，并进行登记和归档。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案资料进行分类整理。2.对纸质档案进行编号、编目、装订，确保档案的整齐、规范。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录，便于检索和查询。4.对于同一事项的档案资料，应按照时间顺序进行排列，确保档案的连贯性。五、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应在档案形成后[X]个工作日内，将整理好的档案资料移交档案管理部门。2.档案管理部门应及时对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。3.审核通过的档案应及时进行归档，按照档案编号顺序排列上架，确保档案的存放有序。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对重要的档案资料应进行备份存储，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅卫生防疫档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案资料，并对查阅过程进行监督，确保档案资料的安全。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人同意。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅卫生防疫档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容，如因保管不善导致档案丢失、损坏的，应承担相应的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对卫生防疫档案进行鉴定，确保档案的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定标准根据档案的形成时间、内容重要性、历史价值等因素，综合判断档案的保存价值。对于已失去保存价值的档案，应进行销毁处理。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量等信息。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司卫生防疫档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能要求1.档案录入功能：能够方便快捷地录入各类卫生防疫档案信息，包括文件内容、附件、图片、影像等。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按关键词、日期、类别等进行检索，快速准确地查找所需档案。3.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息。4.统计分析功能：能够对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为公司卫生防疫工作决策提供数据支持。5.备份与恢复功能：定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性，同时具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）数据安全管理1.建立完善的档案信息化安全管理制度，加强对系统的安全防护，防止数据泄露、篡改和丢失。2.设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，定期对系统进行安全