卫生院两票制查验制度

PAGE卫生院两票制查验制度一、总则（一）目的为加强卫生院药品采购管理，规范药品流通秩序，保障药品质量和供应，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本两票制查验制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生院药品采购、验收、储存、使用等环节涉及的两票制相关操作及管理。（三）基本原则1.严格遵守国家药品管理法律法规及“两票制”相关政策要求，确保药品采购合法合规。2.坚持质量优先，保障临床用药安全有效，从源头上把控药品质量。3.加强过程管理，规范票据索取、查验、保存等工作流程，做到票、账、货相符。二、职责分工（一）采购部门1.负责选择具有合法资质的药品供应商，签订采购合同，明确药品质量标准、采购数量、价格、付款方式、票据提供等条款。2.按照“两票制”要求，向供应商索取合法有效的发票及随货同行单，并确保票据内容与采购合同一致。3.对取得的发票和随货同行单进行初步审核，检查票据的真实性、完整性和合规性。（二）验收部门1.依据药品采购合同、发票、随货同行单等，对到货药品进行逐批验收。2.核对药品的通用名称、剂型、规格、数量、生产厂家、批准文号、生产日期、有效期等信息是否与票据一致。3.检查药品的外观质量、包装、标签、说明书等是否符合规定要求。4.在验收过程中，如发现药品质量问题或票据不符等情况，及时通知采购部门处理。（三）财务部门1.负责审核采购发票的真实性、合法性和有效性，按照财务管理制度进行账务处理。2.依据采购合同和发票，及时支付药品货款。3.协助采购部门做好票据的存档和管理工作。（四）质量管理部门1.对药品采购、验收等环节的两票制执行情况进行监督检查，确保制度有效执行。2.定期对药品质量和票据管理情况进行评估和分析，提出改进意见和建议。3.参与处理药品质量问题及因票据不符引发的纠纷。（五）信息管理部门1.负责建立药品采购及两票制信息管理系统，记录药品采购、验收、票据等相关信息，确保信息准确、完整、可追溯。2.协助各部门查询和使用药品采购及两票制相关信息，提供技术支持和保障。三、两票制具体要求（一）发票要求1.药品生产企业销售药品，应开具增值税专用发票或者增值税普通发票，发票的购、销方名称及金额、税额等应与随货同行单、采购合同一致。2.发票应加盖销售方发票专用章，注明药品的名称、规格、数量、单价、金额等信息，票货相符。3.发票上的药品名称应与药品批准证明文件一致，不得使用通用名称以外的其他名称开具发票。4.发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。（二）随货同行单要求1.随货同行单应加盖供货单位药品出库专用章，内容包括供货单位、生产厂商、药品通用名称、剂型、规格、数量、批号、有效期、发货日期、收货单位、收货地址、发货地址等。2.随货同行单的内容应与采购合同、发票一致，字迹清晰，不得涂改、伪造。3.随货同行单应随药品一同送达本卫生院，确保票、货同行。（三）票据传递1.采购部门在签订药品采购合同后，应及时向供应商索要发票和随货同行单。2.供应商应在发货时将发票和随货同行单随药品一同发出，采购部门收到后应及时将发票和随货同行单传递给验收部门。3.验收部门在完成药品验收后，应将发票和随货同行单传递给财务部门进行审核和账务处理。4.财务部门审核无误后，应将发票和随货同行单妥善保存，作为记账凭证和药品采购的合法依据。四、查验流程（一）采购环节查验1.采购人员收到供应商提供的发票和随货同行单后，首先核对发票的开具日期、发票号码、购方信息、销方信息、药品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等内容是否清晰、准确，与采购合同约定的内容是否一致。2.检查发票的印章是否为销售方发票专用章，印章是否清晰、完整。3.核对随货同行单上的供货单位、生产厂商、药品通用名称、剂型、规格、数量、批号、有效期、发货日期、收货单位、收货地址、发货地址等信息是否与发票一致，是否加盖供货单位药品出库专用章。4.对发票和随货同行单的纸质质量、印刷清晰度、格式规范性等进行初步检查，确保票据的真实性和完整性。（二）验收环节查验1.验收人员在药品到货后，依据采购合同、发票和随货同行单，对药品进行逐批验收。2.核对药品的实际到货数量与随货同行单上的数量是否一致，药品的外观质量、包装、标签、说明书等是否与发票和随货同行单上的描述相符。3.检查药品的批准文号、生产日期、有效期等信息是否与发票和随货同行单一致，是否在有效期内。4.如发现药品质量问题或票据不符等情况，验收人员应立即停止验收，并在发票和随货同行单上注明问题情况，及时通知采购部门处理。（三）财务环节查验1.财务人员收到采购部门传递的发票和随货同行单后，按照财务管理制度进行审核。2.核对发票的真实性、合法性和有效性，包括发票的开具内容是否符合税法规定，发票的格式是否规范，发票的印章是否合规等。3.检查发票上的金额、税额等与采购合同约定的付款金额是否一致，是否与实际到货药品的价值相符。4.审核随货同行单与发票的一致性，确保票、账、货相符。5.对审核通过后的发票和随货同行单进行账务处理，按照规定进行记账、存档等操作。五、票据保存与管理（一）保存期限发票和随货同行单应按照国家有关财务档案管理规定进行保存，保存期限为自药品购入之日起不少于5年。（二）保存方式1.应采用纸质和电子两种方式进行保存。纸质票据应分类装订成册，妥善保管在专门的档案柜中，确保票据完整、无损坏、无丢失。2.电子票据应存储在安全可靠的电子存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子票据索引目录，便于查询和检索。（三）查阅与借阅1.本卫生院内部人员因工作需要查阅发票和随货同行单时，应填写查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位（如药监部门、审计部门等）因工作需要查阅或借阅发票和随货同行单时，应出具正式的查阅或借阅函，说明查阅或借阅的目的、范围、时间等要求，经本卫生院主管领导批准后，由专人陪同查阅或借阅，并做好相关记录。查阅或借阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、损毁票据。（四）票据销毁1.超过保存期限的发票和随货同行单，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁前，应编制票据销毁清单，注明票据的种类、数量、起止日期等信息，经本卫生院财务部门、质量管理部门等相关部门审核后，报主管领导批准。3.销毁过程应进行现场监督，确保票据彻底销毁，防止票据信息泄露。销毁清单应保存备查。六、监督与考核（一）监督检查1.质量管理部门应定期对药品采购、验收、财务等部门的两票制执行情况进行监督检查，检查内容包括票据索取、查验、保存等环节的工作是否符合规定要求，票、账、货是否相符等。2.监督检查可采用现场检查、资料查阅、数据核对等方式进行，对发现的问题应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）内部考核1.建立两票制执行情况内部考核机制，将两票制执行情况纳入各部门及相关人员的绩效考核体系。2.考核内容包括票据合规性、票货一致性、信息准确性、工作及时性等方面，根据考核结果进行相应的奖惩。（三）外部沟通与协调1.加强与药监部门、税务部门等外部监管机构的沟通与协调，及时了解国家相关政策法规的变化，确保本卫生院两票制执行工作符合要求。2.积极配合外部监管机构的检查和监督工作，对提出的数据问题和整改要求，应认真落实，及时反馈整改情况。七、培训与宣传（一）培训计划1.制定两票制培训计划，定期组织采购、验收、财务、质量等相关部门人员参加培训，确保相关人员熟悉两票制政策要求和操作流程。2.培训内容应包括国家法律法规、行业标准、两票制具体规定、票据识别与查验方法、信息系统操作等方面。（二）培训方式1.采用集中授课、专题讲座、案例分析、现场演示等多种培训方式，提高培训效果。2.邀请药监部门、税务部门等专业人员进行授课，增强培训的权威性和专业性。（三）宣传工作1.加强对两票制政策的宣传工作，通过内部宣传栏、工作群、培训会议等多种渠道，向全体员工宣传两票制的