公共卫生档案管理制度

PAGE公共卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织公共卫生档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高公共卫生工作的质量和效率，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及公共卫生工作的所有部门和人员，包括但不限于疾病预防控制、卫生监督、医疗服务、健康教育等相关业务活动所形成的档案资料管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关法律法规和卫生行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案资料的真实性、准确性和完整性，如实记录公共卫生工作的全过程。3.科学分类原则：按照公共卫生工作的特点和档案管理的要求，进行科学合理的分类和编号，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案资料的安全，防止泄露、篡改和丢失，对涉及个人隐私和敏感信息的档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公共卫生档案管理制度，并组织实施。2.对各部门形成的公共卫生档案进行集中统一管理，包括收集、整理、分类、编目、存储、保管和利用等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。4.建立档案管理信息化系统，实现档案信息的电子化管理和共享，提高档案管理工作效率。5.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务水平和综合素质。（二）各部门职责1.负责本部门公共卫生档案的收集、整理和初步分类工作，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。3.在业务活动中，严格按照档案管理要求，规范形成档案资料，保证档案质量。4.配合档案管理部门做好档案的清查、核对和利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理制度和操作规程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目上架、借阅登记、归还检查等。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并采取措施处理。4.积极开展档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，及时录入和更新档案信息。5.为档案利用者提供优质服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续，做好记录和跟踪管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.疾病预防控制方面：包括传染病报告卡、疫情监测资料、疫苗接种记录、消毒记录及相关检测报告等。2.卫生监督方面：涵盖卫生许可证发放与管理档案、公共场所卫生监督档案、饮用水卫生监督档案、医疗卫生机构监督档案等。3.医疗服务方面：如门诊病历、住院病历、手术记录、检验检查报告、医疗废物处理记录等。4.健康教育方面：健康教育计划、宣传资料、活动记录、效果评估报告等。5.其他与公共卫生相关的文件、资料、图表、照片、录音录像等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成的时间顺序和类别，及时收集本部门的公共卫生档案资料，确保档案的完整性和及时性。2.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，不得伪造、篡改或擅自销毁档案。3.对于电子文件，应按照相关规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性，并与纸质档案同步收集、整理和归档。（三）整理方法1.分类：根据公共卫生档案的内容和性质，分为疾病预防控制类、卫生监督类、医疗服务类、健康教育类等一级类目，在一级类目下再根据具体业务内容设置二级及以下类目，如疾病预防控制类下可分为传染病管理、免疫规划、消毒与病媒生物防制等二级类目。2.编号：采用统一的编号系统，对每一份档案进行唯一编号。编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于管理和查找。例如，疾病预防控制类档案编号格式为：JBFK[年份][流水号]，其中JBFK代表疾病预防控制类，[年份]为档案形成年份，[流水号]为该年度内该类档案的顺序号。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。4.装订：对纸质档案进行整理装订，去除金属物，破损档案应进行修复或复制，保持档案的整齐美观。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案存储环境安全、整洁、通风良好。2.根据档案的类别和保管期限，分区存放档案，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份存储，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行数据备份和检查，防止数据丢失。同时，建立电子档案存储服务器，设置权限管理，确保电子档案的安全性和保密性。（二）保管期限1.公共卫生档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及重大公共卫生事件、重要政策法规制定、长期卫生监测数据等具有重要历史价值和现实意义的档案。长期保管的档案：保管期限为15年至50年的档案，如传染病疫情长期监测资料、重点人群健康档案等。短期保管的档案：保管期限为5年以下的档案，如一般性的卫生监督检查记录、短期健康教育活动资料等。2.各部门应根据档案的性质和实际情况，准确确定档案的保管期限，并在档案整理时进行标注。档案管理部门应定期对档案保管期限进行审核，对已到保管期限的档案进行鉴定和处理。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量、质量和存储位置准确无误。如发现档案丢失、损坏或霉变等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。2.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员应做好库房的日常管理工作，保持库房清洁卫生，定期检查温湿度、防火防盗等设备的运行情况，确保档案存储环境安全稳定。3.对档案的查阅、借阅等情况进行详细记录，及时掌握档案的流向和使用情况，防止档案丢失或损坏。4.按照国家有关规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密管理，采取加密存储、限制访问权限等措施，确保档案信息不被泄露。五、档案的利用（一）利用范围1.内部工作需要：本公司/组织内各部门在开展公共卫生工作、制定政策规划、进行业务培训、质量控制等方面，可查阅相关档案资料。2.外部合作与交流：与上级主管部门、其他相关机构进行业务合作、信息共享、学术交流等活动时，根据需要提供相应的档案资料。3.法律事务需要：在涉及法律纠纷、行政复议、诉讼等法律事务时，按照法律程序提供相关档案作为证据。（二）利用流程1.查阅申请：利用者需填写《公共卫生档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，并提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人根据利用者的申请内容，审核其查阅档案的必要性和合规性，签署审批意见。对于涉及重要档案或敏感信息的查阅申请，需经档案管理部门负责人或公司/组织分管领导审批。3.查阅登记：档案管理部门根据审批通过的申请，为利用者办理查阅登记手续，记录查阅时间、地点、查阅人员、档案名称及编号等信息。4.查阅服务：档案管理人员按照查阅申请，提供相应的档案资料，并在现场监督利用者查阅，确保档案资料的安全和完整。利用者不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案。5.归还：查阅完毕后利用者应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行检查，确认无损坏、丢失等情况后，办理归还手续。（三）借阅规定1.因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写《公共卫生档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，档案管理人员应对借阅档案进行清点和登记，向借阅者发放档案，并告知其借阅期间的保管责任和注意事项。4.借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或擅自复制。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。5.借阅期满后，借阅者应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行认真核对，确认无误后办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行全面审查和评估。2.对于仍具有查考利用价值的档案，应继续保存；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.在鉴定过程中，应充分听取相关业务部门的意见，确保鉴定结果的科学性和准确性。（三）销毁程序1.经鉴定工作小组鉴定后，编制《公共卫生档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、编号、日期、保管期限、鉴定意见等信息。2.《公共卫生档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司/组织分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，严禁将档案出售或赠送他人。4.销毁完毕后，监销人员应在《公共卫生档案销毁清册》上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的公共卫生档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化采集、存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量，为公共卫生决策提供及时、准确的信息支持。（二）系统功能要求1.档案录入与管理：实现档案信息的在线录入、编辑、审核、分类、编号、编目等功能，确保档案数据的准确完整。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行快速检索，方便用户查找所需档案信息。3.借阅管理：对档案的借阅申请、审批、登记、归还等流程进行信息化管理，实时跟踪档案借阅情况。4.统计分析：能够对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为公共卫生工作提供数据支持和决策依据。5.安全保密：采用安全可靠的技术手段，保障档案信息的安全，设置不同的用户权限，防止档案信息泄露。（三）数据维护与更新1.档案管理人员应定期对档案信息化管理系统中的