（2025年版）行政管理报关报检管理质量体系要素指南

（2025年版）行政管理报关报检管理质量体系要素指南一、指南目的本指南旨在为从事行政管理报关报检管理工作的人员，尤其是初学者，提供一套全面、详细且易于操作的质量体系要素管理指导。通过遵循本指南，能够确保报关报检管理工作的规范化、标准化，提高工作效率和质量，降低错误率，满足相关法律法规和企业内部管理的要求，增强企业在国际贸易中的竞争力。二、前置条件（一）人员要求1.具备基本的行政管理知识和技能，熟悉企业的组织架构和工作流程。2.了解报关报检相关的法律法规和政策，如《中华人民共和国海关法》《中华人民共和国进出口商品检验法》等。3.掌握一定的国际贸易知识，包括贸易术语、进出口流程等。4.具备良好的沟通协调能力和团队合作精神，能够与海关、检验检疫机构、货代等相关部门和企业有效沟通。5.接受过报关报检专业培训，获得报关员、报检员资格证书或相关职业技能证书。（二）硬件设施1.配备必要的办公设备，如电脑、打印机、扫描仪等，确保设备性能稳定，能够满足日常工作需求。2.建立安全可靠的网络环境，保障数据传输的及时性和准确性，防止数据泄露和网络攻击。3.拥有专门的文件存储和管理区域，配备文件柜、书架等设备，用于存放报关报检相关的文件和资料。（三）软件系统1.安装正版的报关报检软件，如单一窗口系统、报关申报系统、报检申报系统等，确保软件版本更新及时，功能完善。2.建立企业内部的管理信息系统，实现报关报检数据的电子化管理和共享，提高工作效率和管理水平。3.配置必要的杀毒软件和防火墙，保障计算机系统和网络的安全。三、详细步骤（一）报关报检管理前期准备1.企业注册备案根据海关和检验检疫机构的要求，准备企业注册备案所需的材料，包括营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证等。登录海关和检验检疫机构指定的网站，按照系统提示进行注册登记，填写企业基本信息、经营范围、人员情况等内容，并上传相关材料。提交注册申请后，等待海关和检验检疫机构的审核。审核通过后，领取企业注册备案证书或相关电子凭证。2.商品归类和编码确定对进出口商品进行详细的了解和分析，包括商品的名称、规格、型号、用途、成分等信息。根据《中华人民共和国海关进出口税则》和相关归类规则，确定商品的正确归类和编码。对于复杂或难以归类的商品，可以咨询海关归类部门或专业的归类咨询机构，确保商品归类的准确性。3.单证准备根据进出口贸易方式和商品的特点，准备所需的报关报检单证，如商业发票、装箱单、提单、合同、原产地证书等。确保单证内容真实、准确、完整，与实际货物相符。单证的格式和填写要求应符合海关和检验检疫机构的规定。对单证进行分类整理和编号，建立单证档案，便于管理和查询。（二）报关申报流程1.数据录入登录报关申报系统，选择相应的申报项目和报关单类型。根据准备好的单证内容，准确录入报关单数据，包括收发货人信息、商品信息、运输信息、贸易方式等。录入完成后，对数据进行仔细核对，确保数据的准确性和完整性。2.数据审核和提交报关申报系统对录入的数据进行逻辑审核，检查数据是否符合海关的规定和要求。如发现错误或异常，系统会提示修改。对审核通过的数据进行确认，生成正式的报关单电子数据，并向海关发送申报信息。记录报关单号和申报时间，以便后续查询和跟踪。3.海关审单和查验海关收到报关申报信息后，对报关单数据进行审核。审核方式包括电子审核和人工审核。根据审核结果，海关可能会要求企业提供补充单证或进行说明。企业应及时响应海关的要求，提供所需的资料和信息。海关根据风险评估和监管需要，可能会对货物进行查验。企业应配合海关的查验工作，提供必要的协助和便利。4.缴纳税费海关审核通过报关单后，确定应缴纳的税费金额，并向企业发送税费缴款通知书。企业在规定的时间内，通过银行柜台、网上支付等方式缴纳税费。缴纳税费后，及时获取海关出具的完税证明或相关电子凭证。5.放行提货企业缴纳税费后，海关对货物进行放行处理。企业凭海关放行通知书或相关电子信息，到港口、机场等货物存放地点办理提货手续。提货时，应检查货物的数量、质量和包装是否与单证相符，如发现问题应及时与相关方沟通解决。（三）报检申报流程1.报检信息录入登录报检申报系统，选择相应的报检项目和报检单类型。按照报检单的要求，准确录入报检信息，包括报检人信息、货物信息、发货人信息、收货人信息等。录入完成后，对报检信息进行审核和确认。2.报检资料提交将报检单和相关的随附单证（如商业发票、装箱单、合同、质量证明文件等）以电子或纸质形式提交给检验检疫机构。确保提交的资料真实、准确、完整，符合检验检疫机构的要求。3.检验检疫机构审核检验检疫机构收到报检信息和资料后，对其进行审核。审核内容包括报检资格、报检信息的准确性、随附单证的完整性等。如审核发现问题，检验检疫机构会及时通知企业进行修改或补充。4.检验检疫实施根据商品的种类和检验检疫要求，检验检疫机构可能会对货物进行不同形式的检验检疫，如抽样检验、现场查验、实验室检测等。企业应配合检验检疫机构的工作，提供必要的检验检疫条件和协助。5.出证放行检验检疫合格的货物，检验检疫机构出具相关的检验检疫证书或放行单。企业凭检验检疫证书或放行单办理后续的通关、结汇、退税等手续。（四）报关报检后续管理1.单证归档和保管报关报检业务完成后，及时将相关的单证进行整理和归档。归档内容包括报关单、报检单、商业发票、装箱单、提单、合同、原产地证书、检验检疫证书等。建立完善的单证档案管理制度，明确档案的保管期限、保管方式和查阅权限。定期对单证档案进行盘点和清理，确保档案的完整性和准确性。2.数据统计和分析对报关报检业务数据进行统计和分析，包括进出口货物的数量、金额、品种、贸易方式、原产地等信息。通过数据分析，了解企业的进出口业务状况和发展趋势，发现存在的问题和潜在的风险。根据数据分析结果，制定相应的改进措施和营销策略，提高企业的经济效益和管理水平。3.风险评估和控制建立报关报检风险管理体系，对报关报检业务中的各种风险进行识别、评估和控制。风险识别主要包括政策法规风险、市场风险、信用风险、操作风险等。风险评估采用定性和定量相结合的方法，确定风险的等级和影响程度。针对不同的风险，制定相应的风险应对措施，如加强政策法规学习、优化业务流程、建立信用评估机制、加强内部审计等。4.与相关部门的沟通和协调保持与海关、检验检疫机构、货代、船代等相关部门和企业的密切沟通和联系。及时了解国家政策法规的变化和调整，以及海关和检验检疫机构的监管要求和工作动态。积极配合相关部门的工作，遇到问题及时沟通解决，共同营造良好的贸易环境。四、质量体系要素管理（一）文件控制1.建立文件管理制度，明确文件的起草、审核、批准、发布、修订、废止等流程和权限。2.对报关报检管理相关的文件进行分类管理，如法律法规、政策文件、企业内部规章制度、操作规程、单证模板等。3.定期对文件进行评审和更新，确保文件的有效性和适用性。4.对文件的发放、借阅、回收等进行严格的登记和管理，防止文件的丢失和滥用。（二）记录管理1.设计科学合理的记录表格，用于记录报关报检业务的各个环节和重要信息，如报关单录入记录、报检单审核记录、税费缴纳记录、查验记录、检验检疫结果记录等。2.要求员工及时、准确、完整地填写记录，确保记录的真实性和可追溯性。3.对记录进行分类整理和归档，建立记录档案，便于查询和使用。4.按照规定的期限保存记录，期满后按照相关程序进行销毁处理。（三）人员培训和能力提升1.制定员工培训计划，定期组织报关报检业务培训，培训内容包括法律法规、政策解读、业务流程、系统操作等。2.鼓励员工参加行业内的培训课程和学术交流活动，拓宽知识面和视野。3.建立员工能力评估机制，定期对员工的业务能力和工作绩效进行考核和评价。4.根据员工的能力和发展需求，为员工提供晋升机会和职业发展规划。（四）内部审核和管理评审1.定期开展内部审核工作，对报关报检管理质量体系的运行情况进行全面检查和评估。2.内部审核的内容包括文件执行情况、记录完整性、业务流程合规性、风险控制措施有效性等。3.对内部审核中发现的问题，及时制定整改措施，明确责任人和整改期限，跟踪整改效果。4.每年至少开展一次管理评审，由企业高层管理人员对质量体系的适宜性、充分性和有效性进行评审。5.根据管理评审的结果，对质量体系进行调整和改进，确保质量体系持续满足企业发展的需要。五、常见问题与排错提示（一）报关报检数据录入错误1.问题表现：报关单或报检单数据录入错误，如商品编码、数量、金额、收发货人信息等填写错误。2.排错提示：在数据录入前，仔细核对单证内容，确保数据的准确性。录入完成后，认真进行审核和检查。如发现错误，及时在系统中进行修改，并重新提交申报信息。3.预防措施：加强员工的业务培训，提高数据录入的准确性和规范性。建立数据审核机制，对录入的数据进行二级审核，确保数据质量。（二）单证提交不完整或不符合要求1.问题表现：提交的报关报检单证不完整，缺少必要的文件或资料；单证内容不符合海关和检验检疫机构的规定和要求。2.排错提示：在提交单证前，认真查阅海关和检验检疫机构的相关规定和要求，清单式核对所需的单证和资料。如发现单证不完整或不符合要求，及时补充或修改。3.预防措施：建立单证管理制度，明确单证的准备和提交要求。定期对单证进行检查和整理，确保单证的完整性和合规性。（三）海关或检验检疫机构退单1.问题表现：海关或检验检疫机构对报关报检申报信息进行审核后，认为存在问题，将申报信息退回企业要求修改。2.排错提示：收到退单通知后，仔细阅读退单原因和要求，按照要求及时修改申报信息。修改完成后，重新提交申报信息。3.预防措施：加强对报关报检业务的管理和审核，确保申报信息的准确性和完整性。及时关注海关和检验检疫机构的政策法规变化和审核标准调整，避免因不符合要求而被退单。（四）货物查验不通过1.问题表现：海关或检验检疫机构对货物进行查验后，发现货物存在质量问题、数量不符、规格不符等情况，导致查验不通过。2.排错提示：如货物查验不通过，应积极配合海关或检验检疫机构的工作，了解问题所在，并按照要求进行整改。如需要，提供相关的证明材料和解决方案。3.预防措施：加强对货物的质量控制和管理，确