行政文书归档与存档管理制度模板

行政文书归档与存档管理制度模板一、适用范围与文书类型本制度适用于[公司/单位名称]各部门及下属机构在行政活动中形成的具有保存价值的各类纸质文书、电子文书及特殊载体文书（如照片、音频、视频等）的归档与管理工作。涵盖文书类型包括但不限于：综合管理类：通知、通报、请示、报告、会议纪要、工作计划、工作总结；人事管理类：员工入职登记表、劳动合同、人事任免文件、奖惩记录、培训档案；财务管理类：预算报表、财务分析报告、审计报告（涉密部分按保密规定执行）；合同协议类：各类业务合同、补充协议、审批文件；后勤保障类：资产登记表、采购合同、基建项目文件、安全检查记录；特殊载体类：重要活动照片、录音录像、电子光盘等。二、文书归档操作流程（一）文书收集责任主体：各部门指定专人（如“部门文书管理员*”）负责本部门形成文书的日常收集，保证文书齐全完整。收集周期：日常文书：形成后3个工作日内收集完毕；会议类文书：会议结束后2个工作日内收集会议纪要、签到表等材料；项目类文书：项目阶段结束后5个工作日内收集相关过程文件及成果文件。收集要求：核对文书内容是否完整（如、附件、签批手续是否齐全），对缺失部分及时补充；对破损、字迹模糊的文书进行修复或复印。（二）文书整理检查核对：部门文书管理员对收集的文书进行二次检查，保证文书的真实性、准确性，剔除重复件和无关材料。排序排列：按文书形成时间顺序排列（同一事件按“请示-批复-报告-通知”逻辑排序）；会议纪要按会议召开时间排序，同一会议的签到表、议程、发言稿等附于纪要后。去除装订物：去除文书中的金属夹、塑料夹等易锈蚀装订物，对超过页码的文书进行分页处理，每份文书单独使用无酸纸夹或文件夹封装。（三）文书分类与编号分类规则：采用“年度-类别-保管期限”三级分类法：年度：以文书形成自然年度为准（如2024年形成的文书归入“2024”年度）；类别：按“综合管理（A）、人事管理（B）、财务管理（C）、合同协议（D）、后勤保障（E）、特殊载体（F）”划分，类别代码为大写字母；保管期限：分为永久（Y）、长期（C，10年以上）、短期（D，3-10年）三类，代码为大写字母。编号规则：全宗号-类别代码-年度-保管期限代码-流水号（示例：A-2024-Y-001，表示2024年综合类永久保管第1号文书）。特殊载体文书编号：在纸质编号后加载体代码（如“-PH”照片、“-AU”音频、“-VI”视频），示例：F-2024-C-AU-001。（四）文书装订与编目装订要求：纸质文书采用左侧装订，使用棉线装订或不锈钢夹装订，保证平整牢固；超过A4幅面的文书按折叠标准（A4纸规格）折叠，标题露在首页右上方。编目登记：填写《文书归档目录表》（见模板一），内容包括序号、文书标题、文号/编号、形成日期、页数、保管期限、分类号、存放位置、备注等，一式两份（部门留存一份，档案室留存一份）。（五）移交归档移交时间：每年6月30日前完成上一年度文书归档移交（跨年度文书可在事项结束后1个月内移交）。移交流程：部门文书管理员填写《文书移交清单》（见模板二），注明移交部门、接收部门、移交人、接收人、移交日期及文书清单；档案管理员*核对文书数量、编号、完整性，确认无误后双方在移交清单上签字确认；电子文书同步移交至档案管理系统，对应电子文件，保证纸质与电子文书一一对应。（六）保管与维护存放要求：纸质文书存入专用档案柜，按分类编号顺序排列，柜外贴有类别标签；档案室保持通风、干燥、避光（温度14-24℃，相对湿度45-60%），配备防火、防虫、防鼠、防盗设施；特殊载体文书存防磁柜、防潮柜中，定期检查载体状况。定期检查：档案管理员每半年对档案进行一次清点检查，对破损、变质文书及时修复或复制，并记录检查情况。三、常用管理表格模板模板一：文书归档目录表序号文书标题文号/编号形成日期页数保管期限分类号存放位置备注12024年度工作计划*办〔2024〕1号2024-01-0512长期A-2024-C1号柜-3层2*关于招聘行政专员的通知*人〔2024〕5号2024-03-155短期B-2024-D2号柜-1层………模板二：文书移交清单移交部门接收部门移交人接收人移交日期行政部档案室**2024-06-25文书清单份数页数备注2024年度会议纪要10份120页长期保管办公设备采购合同5份50页永久保管含审批附件……………模板三：文书借阅登记表借阅人部门借阅日期归还日期文书名称及编号用途审批人备注*行政部2024-07-102024-07-15A-2024-Y-001（工作总结）年度总结撰写*纸质借阅*财务部2024-07-122024-07-20C-2023-C-003（审计报告）审计整改*电子借阅四、执行要点与风险提示（一）执行要点责任到人：各部门负责人为本部门文书归档第一责任人，需指定专人负责文书收集、整理工作；档案管理员负责归档指导、接收及保管工作。同步归档：纸质文书与电子文书应同步归档，电子文书需为PDF、Word等通用格式，保证可读性，重要电子文书需进行备份（异地备份+云端备份）。期限管理：严格按保管期限分类，到期文书需由档案室会同业务部门鉴定，对无保存价值的文书按规定销毁（填写《文书销毁清单》，经分管领导*审批后两人以上监销），有保存价值的需重新划定保管期限。（二）风险提示文书缺失风险：未及时收集导致文书遗漏，影响档案完整性。需建立“文书形成-收集-整理”台账，定期自查。保密风险：涉密文书未按保密规定管理，可能导致信息泄露。涉密文书需单独存放，借阅需经分管领导审批，并限定借阅范围。电子文档丢失风险：电子文书未备份或存储介质损坏。需定期对电子档案进行备份，并检查备份文件的可读性。借阅不规范风险：未履行借阅手续导致档案遗失或涂改。借阅需填写《文书借阅登记表》，明确归还日期