公司行政管理手册与操作规范

公司行政管理手册与操作规范本手册旨在规范公司行政管理流程，提升办公效率，保障各项工作有序开展。适用于公司各部门及全体员工，涵盖日常办公、会议组织、资产使用、档案管理、印章与证照管理等核心场景。员工需严格遵守本手册规定，保证行政管理标准化、规范化。一、日常办公管理规范（一）适用情形新员工入职办公资源配置、日常办公秩序维护、办公设备使用与报修、办公用品申领与管理等日常办公场景。（二）操作流程1.新员工办公资源配置（1）需求提报：新员工入职前，部门负责人填写《新员工办公配置申请表》，注明员工姓名、岗位、所需设备（电脑、办公桌椅、文具等）及数量，提交至行政部。（2）资源调配：行政部根据申请表及库存情况，1个工作日内完成设备调配；若库存不足，启动采购流程，保证入职前到位。（3）发放与登记：行政部员工与新人共同核对设备数量及状态，签署《办公设备领用确认单》，设备信息同步录入《固定资产台账》。（4）使用培训：行政部对新员工进行办公设备基础操作（如电脑连接、打印机使用）及行政制度（如办公用品领用规则）培训。2.办公设备报修（1）故障提交：员工发觉办公设备故障后，通过企业/钉钉提交《设备报修申请》，注明设备名称、故障现象、使用人及所在工位。（2）响应处理：行政部收到申请后，30分钟内联系使用人确认故障详情；若为简单故障（如打印机卡纸），远程指导处理；若需上门维修，2小时内安排技术人员到场，重大故障（如电脑主板损坏）协调备用设备。（3）记录与归档：维修完成后，行政部更新《设备维修记录表》，注明维修时间、更换部件（若有）、费用及责任人，相关单据留存归档。3.办公用品申领（1）月度计划：每月25日前，各部门根据实际需求提交《办公用品月度需求计划》，经部门负责人审批后报行政部。（2）采购与入库：行政部汇总需求，按采购流程采购；到货后核对数量、质量，填写《办公用品入库登记表》并入库。（3）领用与登记：员工通过行政系统或现场申领，填写《办公用品领用表》，注明领用物品、数量、用途，领用后签字确认；行政部定期更新库存，保证常用物品储备充足。（三）表单模板表1-1新员工办公配置申请表申请部门申请人申请日期新员工姓名岗位入职日期需配置设备（可多选）□电脑（型号：______）□办公椅（类型：______）□台灯□其他：______数量特殊需求（如高配电脑、人体工学椅等）部门负责人签字行政部审核意见表1-2办公设备报修申请表使用人所在部门联系方式设备名称设备编号故障发生时间故障现象（如无法开机、打印模糊等）已尝试处理方式（如重启、检查电源等）申请人签字提交日期行政部处理结果处理人：______处理时间：______表1-3办公用品领用表领用人部门日期物品名称规格型号单位领用人签字审核人（部门负责人）：______行政部核发人：______（四）关键提示办公设备为公司财产，不得私自外借、拆卸或带离公司；岗位变动时，需办理设备交接手续。办公用品按需领用，杜绝浪费，非消耗品（如剪刀、订书机）以旧换新。设备故障应第一时间报修，避免影响工作；人为损坏需承担相应维修费用。二、会议组织与执行流程（一）适用情形部门例会、项目推进会、跨部门协调会、公司级会议等各类会议的组织、召开及会后跟进场景。（二）操作流程1.会议发起与通知（1）会议申请：发起人填写《会议申请表》，注明会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需物资（如投影仪、白板笔），提前3个工作日提交至行政部。（2）协调与审批：行政部根据会议室使用情况协调场地，若需外部参会人员或特殊设备，需提前2个工作日确认；会议申请经部门负责人及分管领导审批后，发出会议通知（通过企业/邮件，含会议、议程及材料）。2.会议准备（1）场地布置：行政部提前30分钟布置会议室，调试设备（投影、麦克风、音响），摆放席卡、饮用水、会议材料等。（2）材料准备：发起人需提前1天将会议材料（如PPT、议案）发送至参会人员，保证参会人提前熟悉内容。3.会议召开与记录（1）签到与纪律：参会人员提前5分钟到场，签到入座；会议期间关闭手机或调至静音，不得随意走动或中途离场（特殊情况需向主持人说明）。（2）会议主持：主持人按议程主持会议，控制各环节时间，保证会议高效；重要议题需形成决议，明确责任人和完成时限。（3）会议记录：指定专人（一般为发起人或行政部员工）记录会议内容，重点记录决议事项、责任分工及时间节点，会后24小时内整理形成《会议纪要》，经主持人审核后发送至参会人员及相关部门。4.会后跟进（1）决议落实：责任部门按《会议纪要》要求推进工作，行政部每周跟进进度，未按时完成的需提交书面说明。（2）资料归档：《会议纪要》、会议材料、签到表等由行政部统一归档，保存期限不少于2年。（三）表单模板表2-1会议申请表会议主题会议时间年月日时分会议地点□公司会议室□线上会议（平台：______）参会人员会议议程1.______2.______3.______所需物资□投影仪□白板□麦克风□其他：______发起人部门负责人签字分管领导审批表2-2会议纪要模板会议名称：______会议会议时间：______年______月______日______时______分会议地点：______参会人员：______（部门/姓名）、______、______缺席人员：______（原因：______）主持人：______记录人：______会议议程及主要内容：议题一：______发言人：______主要内容：______决议/行动项：______责任人：______完成时限：______议题二：______（同上格式）其他事项：______分发范围：______抄送：______（四）关键提示会议需提前明确目标和议程，避免无主题、无准备的会议；线上会议需提前测试设备，保证网络稳定。会议纪要需客观、准确，突出决议事项和责任分工，避免模糊表述。会议室使用遵循“先申请先使用”原则，如需取消会议，需提前1个工作日通知行政部。三、办公资产使用与维护标准（一）适用情形固定资产（电脑、打印机、办公家具等）和低值易耗品（U盘、笔记本等）的采购、领用、维护、盘点及报废场景。（二）操作流程1.资产采购（1）需求提报：因工作需要新增或更换资产时，部门填写《资产采购申请表》，注明资产名称、规格、数量、预估用途及预算，经部门负责人审批后报行政部。（2）采购执行：行政部汇总需求，按公司采购流程比价、选型，5000元以下由行政部审批，5000元以上需报总经理审批；采购完成后，资产信息录入《资产台账》（编号、名称、型号、采购日期、使用人、存放地点）。2.资产领用与归还（1）领用：员工凭《资产领用申请表》至行政部领用，核对资产信息后签字确认；领用后需妥善保管，不得擅自转借、调换或挪作他用。（2）归还：员工离职、调动或资产不再使用时，需将资产清理干净、功能完好归还行政部，行政部检查验收后，在《资产台账》更新状态，签署《资产归还确认单》。3.资产盘点与维护（1）定期盘点：行政部每季度组织一次资产盘点，核对台账与实物是否一致，差异情况需查明原因并形成报告；每年12月底进行全面盘点，保证账实相符。（2）日常维护：资产使用人需负责日常清洁和简单维护（如电脑除尘、打印机清理）；行政部每年对大型设备（如服务器、投影仪）进行一次专业检修，建立《资产维护记录表》。4.资产报废（1）申请鉴定：资产无法修复或使用年限到期（如电脑使用满5年），由使用部门提交《资产报废申请表》，行政部联合技术部鉴定后，报领导审批。（2）报废处理：审批通过后，行政部联系合规回收机构处理，报废过程需拍照记录，更新《资产台账》，注销资产编号。（三）表单模板表3-1资产采购申请表申请部门申请人申请日期资产名称规格型号单位采购原因（如新增岗位、设备损坏无法修复等）部门负责人签字行政部审核意见分管领导审批表3-2资产台账资产编号资产名称规格型号采购日期使用人存放地点状态（在用/闲置/报废）ZC-2024-001联想台式电脑ThinkCentreM7002024-03-15*销售部办公室在用ZC-2024-002HP打印机LaserJetP11082024-03-15行政部行政部会议室在用表3-3资产报废申请表资产编号资产名称规格型号采购日期使用年限报废原因（如损坏无法修复、技术淘汰等）使用部门意见技术部鉴定意见行政部审核意见（四）关键提示固定资产需粘贴资产标签，标签不得随意撕毁；转移资产时，需同步更新台账信息。资产盘点发觉差异，需在3个工作日内完成原因追溯并处理，保证资产安全完整。报废资产需通过合规渠道处理，严禁私自丢弃或出售，避免公司资产流失。四、公司档案管理办法（一）适用情形公司各类文件（如合同、制度、会议纪要、项目资料等）的整理、归档、借阅、保管及销毁场景。（二）操作流程1.文件分类与编号（1）分类标准：档案分为行政管理类（制度、通知、会议纪要）、经营管理类（合同、报表）、项目管理类（立项书、总结报告）、人力资源类（员工档案、培训记录）等四大类，每类下设二级分类（如行政管理类-制度文件、行政管理类-会议文件）。（2）编号规则：档案编号采用“分类代码-年份-流水号”格式（如“XZ-2024-001”代表行政管理类2024年第1号文件），由行政部统一编制。2.文件归档（1）归档范围：具有保存价值的各类文件，包括纸质文件和电子文件；重要文件（如合同、制度）需同时保存纸质版和电子版。（2）归档时间：月度文件：每月最后一个工作日汇总归档；年度文件：次年1月15日前完成归档；项目文件：项目结束后10个工作日内归档。（3）归档流程：文件形成部门整理文件（去除金属夹、装订整齐），填写《文件归档清单》，经部门负责人审核后提交行政部；行政部核对编号、完整性后入库，更新《档案总目录》。3.档案借阅（1）借阅申请：员工因工作需要借阅档案，填写《档案借阅申请表》，注明档案名称、编号、借阅用途、借阅期限，经部门负责人审批后交行政部。（2）借阅与归还：行政部核验无误后，借阅人签字领取；借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；如需续借，提前1天申请，续期不超过3天。（3）保密要求：涉密档案（如未公开合同、财务数据）需经总经理审批，借阅时只能在档案室查阅，不得带出或复印；借阅期间需妥善保管，不得涂改、损坏或外传。4.档案保管与销毁（1）保管要求：档案室需保持干燥、通风、防火、防虫，温度控制在14-24℃，湿度45-60%；电子档案定期备份（每月1次），存储于公司服务器及移动硬盘。（2）保管期限：根据档案类型确定保管期限（如制度文件长期保存，会议纪要保存5年，项目资料保存项目结束后10年）。（3）销毁流程：保管期限届满的档案，由行政部编制《档案销毁清单》，经部门负责人及总经理审批后，由2人以上监销，销毁过程记录存档；电子档案需彻底删除，保证无法恢复。（三）表单模板表4-1文件归档清单部门归档日期归档人档案分类□行政管理类□经营管理类□项目管理类□人力资源类二级分类序号文件名称文件编号12部门负责人审核行政部接收人表4-2档案借阅申请表借阅人部门借阅日期档案名称档案编号借阅用途借阅期限□3天□5天□其他：______归还日期部门负责人审批行政部审批（四）关键提示档案管理遵循“统一领导、分级负责”原则，行政部负责统筹，各部门指定专人负责本部门文件整理。归档文件需字迹清晰、内容完整，不得使用铅笔、圆珠笔书写；电子文件需为最终版本，避免版本混乱。档案借阅需遵守保密规定，违规者将按公司制度处理；档案销毁需严格审批，严禁私自销毁。五、印章与证照管理细则（一）适用情形公司公章、合同章、财务专用章、法人章等印章及营业执照、资质证照等的使用、保管、变更及年检场景。（二）操作流程1.印章与证照保管（1）保管责任：公司公章、合同章由行政部专人保管（设A/B角，A角外出时B角代管）；财务专用章、法人章由财务部专人保管；营业执照正本由行政部保管，副本由行政部备案使用。（2）保管要求：印章需存入带锁铁皮柜，钥匙由保管人随身携带；证照需存入档案柜，严禁随意摆放或带出办公区域（特殊情况需经总经理批准）。2.印章使用（1）使用申请：需使用印章时，申请人填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、份数、用途、用印日期，附文件样本，经部门负责人审批后交印章保管人。（2）用印审核：保管人核对申请表与文件内容是否一致，重点检查用印文件是否合规（如合同需有经办人、负责人签字，审批手续是否齐全）；用印文件需为最终版本，不得修改。（3）用印登记：用印后，保管人在《印章使用登记表》记录用印日期、文件名称、申请人、审批人、印章类型，申请人签字确认；印章使用需“谁用印、谁负责”，用印文件需留存1-2份归档。3.证照使用与变更（1）使用范围：证照仅用于公司合法经营活动（如投标、签约、年检），不得用于个人事务或非法用途。（2）借用流程：因工作需要借用证照副本，申请人填写《证照借用申请表》，注明借用事由、借用期限、归还时间，经部门负责人及总经理审批后，行政部办理借用手续，借用期间需妥善保管，不得涂改、转借。（3）变更与年检：证照信息变更（如地址、法人），行政部提前1个月准备材料（如变更申请书、股东会决议），经审批后办理变更手续；营业执照需在每年6月30日前完成年检，行政部提前通知相关部门配合提供材料。（三）表单模板表5-1印章使用申请表申请人部门申请日期用印文件名称文件编号用印份数用印用途（如合同签订、文件上报等）部门负责人审批印章保管人核验用印记录印章类型：______用印日期：______保管人：______表5-2证照借用申请表借