村卫生室资料室管理制度

PAGE村卫生室资料室管理制度一、总则（一）目的为加强村卫生室资料室的管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于村卫生室资料室的所有资料管理工作，包括医疗文书、药品档案、设备资料、人员档案、公共卫生服务记录等各类资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：资料室负责对村卫生室的各类资料进行集中收集、整理、归档和保管，确保资料的完整性和系统性。2.分类管理原则：根据资料的性质、用途和来源，进行分类管理，便于查找和使用。3.安全保密原则：加强资料的安全保密措施，防止资料泄露、丢失和损坏，确保患者隐私和医疗信息安全。4.方便利用原则：优化资料管理流程，提高资料的检索和利用效率，为村卫生室的医疗、教学、科研和管理工作提供有力支持。二、资料的收集与整理（一）收集范围1.医疗文书：包括门诊病历、住院病历、处方、检查检验报告、医疗护理记录等。2.药品档案：药品的采购记录、验收记录、储存养护记录用药记录等。3.设备资料：设备的购置合同、使用说明书、维修保养记录、报废记录等。4.人员档案：医护人员的资质证书、培训记录、考核记录、奖惩记录等。5.公共卫生服务记录：居民健康档案、预防接种记录、传染病报告记录、慢性病管理记录等。6.其他资料：与村卫生室工作相关的政策法规文件、会议记录、工作计划与总结等。（二）收集要求1.各岗位工作人员应及时将工作中产生的资料整理后移交资料室，确保资料的及时性和完整性。2.资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对收集到的资料进行初步审核，剔除重复、无效或不符合要求的资料。（三）整理方法1.分类：按照资料的类别进行划分，如医疗文书类、药品档案类、设备资料类等。2.编号：为每类资料编制唯一的编号，以便于管理和查询。3.排序：对同类资料按照时间顺序、重要程度等进行排序。4.装订：将零散的资料进行装订，确保整齐、牢固。5.编目：编制资料目录，注明资料的名称、编号、日期、来源等信息，便于快速查找。三、资料的归档与保管（一）归档要求1.整理好的资料应及时归档，按照分类和编号顺序存放于资料柜中。2.归档资料应填写归档清单，注明资料的名称、数量、归档日期等信息。3.对重要资料应进行备份，备份资料可采用电子存储或纸质打印等方式，分别存放于不同地点。（二）保管环境1.资料室应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度适宜，防止资料受潮、发霉、虫蛀等。2.资料柜应坚固耐用，具有防火、防盗、防潮、防虫等功能。3.资料室内应配备必要的消防器材和安全设施，确保资料的安全。（三）保管期限1.医疗文书：门诊病历、处方等一般保存期限为15年；住院病历等重要医疗文书保存期限为30年。2.药品档案：药品采购记录、验收记录等保存期限为药品有效期满后1年，但不得少于3年。3.设备资料：设备购置合同、使用说明书等保存期限为设备使用年限届满后1年。4.人员档案：医护人员资质证书、培训记录等长期保存。5.公共卫生服务记录：居民健康档案等按照国家相关规定保存。6.其他资料：根据资料的性质和用途确定保管期限。（四）资料的借阅与归还1.因工作需要借阅资料的人员，应填写借阅申请表，注明借阅资料的名称、数量、借阅目的和归还日期等信息，经资料室负责人批准后，方可借阅。2.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借、复印、涂改或损坏资料。如需复印资料，应经资料室负责人同意，并登记复印资料名称、数量等信息。3.借阅资料应在规定的归还日期内归还资料室，如因特殊原因需要延期归还，应提前向资料室负责人说明情况，并办理延期手续。4.资料室工作人员应定期对借阅资料进行催还和检查，如发现资料丢失、损坏或逾期未还等情况，应及时向资料室负责人报告，并追究借阅人员的责任。（五）资料的查阅与使用1.村卫生室工作人员因工作需要查阅资料时，可直接到资料室查阅。查阅重要资料时，应在资料室工作人员的陪同下进行。2.查阅资料应爱护资料，不得在资料上圈划、批注或污损资料。如需摘录资料内容，应经资料室工作人员同意，并使用统一的摘录纸进行摘录。3.资料室应建立查阅登记制度，注明查阅人员的姓名、查阅资料的名称、查阅日期等信息，以便对资料的使用情况进行跟踪和管理。四、资料的信息化管理（一）建立资料信息管理系统1.利用计算机技术建立村卫生室资料信息管理系统，实现资料的电子化管理。2.资料信息管理系统应具备资料录入、查询、统计、分析、打印等功能，方便资料的管理和利用。（二）资料录入与维护1.资料室工作人员应按照资料整理和归档的要求，将纸质资料录入资料信息管理系统，确保录入信息的准确性和完整性。2.定期对资料信息管理系统中的资料进行维护和更新，删除过期或无效的资料，补充新产生的资料。（三）数据安全与保密1.加强资料信息管理系统的安全防护措施，设置用户权限和密码，防止数据泄露和非法访问。2.定期对资料信息管理系统的数据进行备份，备份数据应分别存储于不同的介质和地点，确保数据的安全性和可恢复性。3.严格遵守国家有关计算机信息系统安全保密的法律法规，不得擅自将资料信息管理系统中的数据提供给外部单位或个人。五、资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据资料的保管期限和实际使用价值，定期对资料进行鉴定，确定是否需要销毁。2.鉴定工作应遵循客观、公正、科学的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定程序1.资料室负责人组织相关人员组成鉴定小组，对拟销毁的资料进行逐一审查和鉴定。2.鉴定小组根据资料的保管期限、重要程度、使用频率等因素，综合评估资料的价值，提出鉴定意见。3.对确定需要销毁的数据资料，应填写销毁申请表，注明资料的名称、数量、销毁原因等信息，经村卫生室负责人批准后，方可进行销毁。（三）销毁方式1.对纸质资料，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，但应确保销毁彻底，防止资料信息泄露。2..对电子资料，可采用格式化、删除等方式进行销毁，并对存储介质进行物理损坏，确保数据无法恢复。（四）销毁记录1.资料销毁过程应进行详细记录，注明销毁资料的名称、数量、销毁日期、销毁方式、执行人员等信息。2.销毁记录应保存至少2年，以备查阅。六、资料室工作人员职责（一）资料室负责人职责1.负责资料室的全面管理工作，制定和完善资料室管理制度，组织实施资料的收集、整理、归档、保管、借阅、查阅、信息化管理、鉴定与销毁等工作。2.定期对资料室的工作进行检查和总结，发现问题及时解决，不断提高资料室的管理水平。3.协调与村卫生室其他部门的工作关系，为各部门提供资料支持和服务。4.负责资料室工作人员的培训和考核，提高工作人员的业务素质和工作能力。（二）资料收集与整理人员职责1.负责及时收集本岗位工作中产生的各类资料，并按照要求进行初步整理。2.将整理好的资料移交资料室，协助资料室工作人员进行资料的分类、编号、排序、装订等工作。3.对收集到的资料进行初步审核，确保资料的真实性、准确性和完整性。（三）资料归档与保管人员职责1.负责资料的归档工作，按照分类和编号顺序将资料存放于资料柜中，并填写归档清单。2.定期对资料进行检查和清点，确保资料的安全和完整。3.做好资料室的环境卫生和设备维护工作，保持资料室的整洁和良好的工作环境。4.负责资料的借阅、归还、查阅等登记工作，对借阅和查阅资料的人员进行监督和管理。（四）资料信息化管理人员职责1.负责资料信息管理系统的建设、维护和管理工作，确保系统的正常运行。2.将纸质资料录入资料信息管理系统，对系统中的资料进行定期维护和更新。3.加强资料信息管理系统的安全防护措施，保障数据的安全和保密。4.利用资料信息管理系统对资料进行统计、分析和查询，为村卫生室的管理决策提供数据支持。七、监督与考核（一）监督检查1.村卫生室应定期对资料室的管理工作进行监督检查，确保资料室管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管、借阅、查阅、信息化管理、鉴定与销毁等工作的落实情况，以及资料室工作人员的工作纪律和服务质量等。（二）考核评价1.建立资料室管理工作考核评价机制，对资料室工作人员的工作表现进行考核评价。2.考核评价指标包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、服务态度等方面。3.考核评价结果作为工作人员绩效工资发放