乡镇卫生院档案管理制度

PAGE乡镇卫生院档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及医疗卫生行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则卫生院设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对全院档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映卫生院各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理卫生院在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、医疗秘密及个人隐私的档案信息予以保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为卫生院的各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以卫生院院长为组长，各分管副院长为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调全院档案管理工作，审定档案管理工作计划、规章制度，解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门1.设立档案管理科室（可与办公室等部门合并办公），配备专职档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。2.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉医疗卫生业务，经过档案管理专业培训，取得相应的岗位资格证书。（三）各科室职责1.各科室负责人为本科室档案管理工作的第一责任人，负责组织本科室人员做好档案的收集、整理和移交工作，并确保档案的真实、完整。2.各科室应指定一名兼职档案员，协助档案管理部门做好本科室档案的日常管理工作，及时将本科室形成的档案材料收集齐全，整理规范，定期移交档案管理部门。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括卫生院在行政管理活动中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议记录、工作计划、总结等。2.医疗档案涵盖门诊病历、住院病历、检查检验报告、医疗统计报表、医疗纠纷处理记录等与医疗业务相关的档案材料。3.护理档案包括护理记录、护理计划、护理评估、患者健康教育等护理工作中形成的档案。4.预防保健档案涉及预防接种记录、传染病报告与管理档案、居民健康档案、健康教育资料等。5.教学档案如教学计划、教案、教学课件、学生实习档案等。6.科研档案包括科研项目申报书、研究方案、实验数据、科研成果等。7.人事档案包含职工个人基本信息、履历、考核、奖惩、职称评定、工资变动等档案材料。8.财务档案如会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等财务工作中形成的档案。9.设备档案涉及医疗设备的购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。10.基建档案包括卫生院基本建设项目的立项审批文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。（二）编号规则1.采用年度类别流水号的编号方法。2.年度：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.类别：用大写英文字母表示档案的类别，如“WS”表示文书档案，“YL”表示医疗档案等。4.流水号：按档案形成的先后顺序依次编写，用四位阿拉伯数字表示，如“0001”。5.例如，一份2023年形成文书档案中的第5份文件，其编号为“2023WS0005”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各科室应明确档案收集的范围、内容和时间要求，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案形成部门或个人应在工作结束后及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理归档，不得积压或擅自销毁。3.对归档的文件材料应进行认真核对，确保内容真实、准确，签字盖章齐全，格式规范。（二）整理方法1.文书档案按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类，采用“年度保管期限机构（问题）”的分类方法进行整理。将同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）的文件材料组合在一起，依次编写页码，填写卷内目录、备考表，装订成卷，并编制案卷封面。2.医疗档案门诊病历、住院病历等应按照医疗业务流程和相关规范进行整理。病历首页、病程记录、检查检验报告等应齐全完整，顺序排列，统一编号。护理档案应与医疗档案相对应，按照护理工作流程进行整理。3.其他各类档案根据档案的特点和管理要求，分别采用相应的整理方法。如预防保健档案应按照居民健康档案管理规范进行整理，教学档案应按照教学管理流程进行分类整理等。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案，档案装具应排列整齐，便于查找和利用。2.对不同载体的档案应分别存放，如纸质档案应存放在档案柜中，电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.医疗档案、护理档案、预防保健档案等应根据相关规定和实际需要确定保管期限，一般不少于15年。3.教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等的保管期限按照国家有关规定执行。（四）档案清查1.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人及档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后予以销毁。3.对仍在保密期限内或涉及未了结事项的档案，应继续保存，直至保密期限届满或事项办结后再进行鉴定处理。（三）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的名称、数量、编号、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组组长审核签字后，报卫生院主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全、彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。七、档案的利用（一）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案，可在档案管理部门办理相关手续后进行利用。2.外单位因工作需要查阅、借阅档案，须持有单位介绍信，经卫生院主管领导批准后，方可查阅、借阅。涉及国家机密、医疗秘密及个人隐私的档案，不得对外提供查阅、借阅。（二）利用方式1.查阅本院工作人员查阅档案，可直接到档案管理部门查阅。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅档案的名称、数量、用途等信息。外单位人员查阅档案，应在档案管理部门指定的地点进行查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。2.借阅本院工作人员借阅档案，一般不得超过两周，如需延期使用，应办理续借手续。借阅档案时应填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，并保证档案的安全和完整。外单位人员借阅档案，须经卫生院主管领导批准，并按照规定的借阅期限归还档案。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、单位、查阅（借阅）档案名称、数量、用途、归还日期等信息。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，建立档案信息数据库，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、网络设备和档案管理软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描后的电子档案应与纸质档