基层卫生院档案管理制度

PAGE基层卫生院档案管理制度一、总则（一）目的为加强基层卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生院档案由综合档案室集中统一管理，各科室不得分散保存档案。2.真实性原则：档案应如实反映卫生院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集、整理卫生院在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善卫生院档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理卫生院各类档案，对档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案检索工具，如案卷目录、全引目录、电子目录等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。6.积极开展档案的开发利用工作，为卫生院的医疗、教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。7.负责组织档案人员的业务培训，提高档案人员的业务素质和管理水平。（二）各科室兼职档案员1.负责本科室档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保本科室档案材料的齐全完整。2.按照档案管理要求，对本科室档案进行分类整理，并定期向综合档案室移交。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供本科室相关档案资料。4.负责本科室档案的日常保管和安全保密工作，发现问题及时向综合档案室报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括卫生院制定的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、统计报表、人事档案、财务档案、设备档案等。2.医疗业务类档案：包括病历档案、处方档案、检查检验报告档案、医疗技术档案、护理档案、医疗纠纷档案等。3.教学科研类档案：包括教学计划、教案、教学总结、科研项目申报书、科研成果报告等。4.其他类档案：包括基建档案、设备采购合同、租赁合同、捐赠协议等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室在工作中形成的各类档案材料，确保档案的真实性和完整性。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。3.对破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制后再行归档。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行分类，确定档案的类别和编号。2.组卷：将同一类别的档案材料按照一定的原则和方法进行组卷，卷内材料应保持有机联系，并按照一定的顺序排列。3.编目：对每卷档案编制卷内目录，注明每份文件的题名、日期、页号等信息，同时编制案卷目录，对案卷的基本信息进行登记。4.装订：对整理好的档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐美观。四、档案的保管与保护（一）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管1.档案应按照类别和编号顺序上架存放，便于管理和查阅。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）档案保护1.严格遵守档案借阅制度，防止档案的损坏和丢失。借阅档案时，应办理借阅手续，借阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.对珍贵和易损档案，应采取特殊的保护措施，如复制副本、进行数字化处理等。3.定期对档案进行消毒、杀虫处理，防止档案受到病虫害的侵害。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.为卫生院内部的医疗、教学、科研、管理等工作提供档案信息支持。2.为上级主管部门、相关单位及社会公众提供档案查阅服务。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可直接到综合档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息，并在指定地点查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在科室负责人和综合档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人员应爱护档案，不得擅自转借、拆散、丢失、涂改、复印档案。2.借阅的档案应按时归还，如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人员应承担相应的责任。3.涉及机密的档案，应严格按照保密规定进行借阅和利用，确保档案信息的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合卫生院的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各科室兼职档案员及相关业务人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较分析，判断其保存价值的高低。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册，注明档案的题名、日期、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册经卫生院领导审批后，由综合档案室负责组织销毁。销毁档案时，应指定专人监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各科室在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行收集和整理，确保电子文件的完整性和准确性。2.电子文件应按照分类方案进行分类，建立电子文件目录数据库，便于检索和利用。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份。2.存储电子档案的介质应标明档案的名称、日期、存储位置等信息，以便于管理和查找。3.电子档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保电子档案的安全。（三）电子档案的利用与借阅1.电子档案的利用应通过计算机网络系统进行，利用者应按照规定的权限和程序进行操作。2.借阅电子档案时，应将电子档案复制到移动存储介质上，并在规定的期限内归还。（四）电子档案的鉴