卫生所采购药品管理制度

PAGE卫生所采购药品管理制度一、总则1.目的为加强卫生所药品采购管理，规范采购行为，确保药品质量，保障患者用药安全、有效、合理，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本卫生所药品采购的全过程管理，包括药品的计划、采购、验收、储存、养护等环节。3.依据本制度依据《中华人民共和国药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等相关法律法规及行业标准制定。二、采购计划管理1.需求分析卫生所各科室应定期对本科室药品的使用情况进行统计和分析，结合临床需求、患者病情变化等因素，预测药品的用量和品种需求。每月末，各科室将下月药品需求计划提交至药房，药房汇总后形成初步的采购计划草案。2.计划审核药房负责人对采购计划草案进行审核，综合考虑药品库存情况、有效期、市场供应等因素，对计划进行调整和完善。审核后的采购计划提交至卫生所药事管理委员会进行审议。药事管理委员会由卫生所负责人、药房负责人、临床科室代表等组成，负责对采购计划的合理性、必要性进行评估和决策。3.计划执行经药事管理委员会批准后的采购计划作为正式采购依据，药房按照计划组织采购。采购计划应保持相对稳定，如有特殊情况需要调整，应按照规定的程序进行审批。三、供应商管理1.供应商选择建立合格供应商名录，选择具有合法资质、信誉良好、质量可靠的药品供应商。供应商应具备《药品生产许可证》或《药品经营许可证》，并通过药品GMP或GSP认证。采购人员通过多种渠道收集供应商信息，如药品招标会、行业推荐、网络搜索等，对潜在供应商进行实地考察和评估。考察内容包括企业资质、生产或经营规模、质量管理体系、物流配送能力、售后服务等方面。根据考察结果，填写供应商评估表，由采购部门负责人、质量管理人员等共同审核，确定合格供应商名单，并报卫生所负责人批准。2.供应商档案管理为每一家合格供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明文件、质量保证协议、供货品种清单、价格清单及交易记录等。定期对供应商档案进行更新和维护，确保档案信息的准确性和完整性。如供应商发生重大变更，如企业名称、法定代表人、经营范围、生产地址等，应及时重新评估并更新档案。3.供应商评价与考核定期对供应商进行评价和考核，评价周期为每年一次。评价内容包括药品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购人员根据日常采购过程中的实际情况，填写供应商评价表，对供应商的表现进行评分。质量管理人员负责对供应商提供的药品进行质量抽检，根据抽检结果对供应商进行评价。根据评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加采购量等奖励；对于表现不佳的供应商，发出书面整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。四、采购流程管理1.采购申请各科室根据药品需求计划，填写药品采购申请表，注明药品名称、规格、剂型、数量、用途等信息，并提交至药房。药房采购人员对采购申请表进行审核，确认申请信息的准确性和完整性。如发现问题，及时与申请科室沟通并要求其补充或更正信息。2.采购订单下达采购人员根据审核后的采购申请表，选择合适的供应商，通过电话、邮件、传真或采购系统等方式向供应商下达采购订单。采购订单应明确药品名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点等详细信息。在下达采购订单前，采购人员应与供应商确认订单内容，确保双方对订单条款达成一致。如遇特殊情况需要变更订单，应及时与供应商协商，并签订补充协议。3.采购合同签订对于金额较大、采购周期较长或重要药品的采购，应签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括药品质量标准、价格条款、交货方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同由采购部门起草，经法务人员审核后，报卫生所负责人批准。签订后的采购合同应妥善保管，作为采购活动的重要依据。4.采购跟踪与催货采购人员负责对采购订单的执行情况进行跟踪，及时了解供应商的备货进度和发货情况。如发现供应商未能按时交货，应及时与供应商沟通，了解原因并要求其尽快发货。根据交货日期，提前向供应商发出催货通知，提醒其按时交货。对于紧急采购的药品，应加强跟踪力度，确保药品及时供应。5.到货验收药品到货后，采购人员应及时通知质量管理人员和仓库管理人员进行验收。验收人员应依据采购合同、药品质量标准及相关法律法规的要求，对药品的数量、规格、剂型、外观、包装、标签、说明书、质量检验报告等进行逐一核对。验收过程中，如发现药品存在质量问题或与采购订单不符的情况，应及时与供应商联系，要求其退换货或采取其他补救措施。同时，填写药品验收记录，详细记录验收情况。6.入库手续办理验收合格的药品，仓库管理人员应及时办理入库手续，将药品按照规定的储存条件存放于相应的仓库区域，并更新库存台账。入库手续办理完成后，采购人员应及时将采购发票、验收记录、入库单等相关资料整理归档，作为财务结算和成本核算的依据。五、药品验收管理1.验收人员职责质量管理人员和仓库管理人员为药品验收的主要责任人，负责对到货药品进行验收工作。验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉药品验收流程和标准。验收人员应严格按照验收标准进行验收，确保验收结果的准确性和公正性。对验收过程中发现的问题，应及时报告并妥善处理。2.验收标准药品验收应依据药品质量标准、采购合同及相关法律法规的要求进行。验收内容包括药品的外观、包装、标签、说明书、数量、规格、剂型、有效期、质量检验报告等方面。对于特殊管理的药品，如麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品、放射性药品等，应按照国家有关规定进行严格验收，确保药品的储存、运输和使用安全。3.验收方法验收人员应采用逐批验收的方式，对到货药品进行逐一核对。验收过程中，可采用目视检查、抽样检验、仪器检测等方法，确保药品质量符合要求。对于外观有疑问的药品，应进行详细检查或抽样送检。如发现药品存在质量问题，应及时封存，并通知采购人员和供应商处理。4.验收记录验收人员应如实填写药品验收记录，记录内容包括药品名称、规格、剂型、数量、批号、有效期、生产厂家、供货单位、到货日期、验收情况、验收人员签名等信息。验收记录应妥善保存，保存期限不少于药品有效期满后一年。如无有效期的药品，保存期限不少于五年。六、药品储存与养护管理1.储存条件根据药品的特性和质量要求，设置相应的储存仓库，分为常温库（温度为10℃30℃）、阴凉库（温度不超过20℃）、冷库（温度为2℃8℃）等。不同储存条件的药品应分别存放于相应的仓库区域。仓库内应保持清洁、干燥、通风良好，配备必要的温湿度调节设备、防虫防鼠设施等，确保药品储存环境符合要求。2.药品分类存放按照药品的剂型、用途、性质等进行分类存放，遵循药品储存的“五距”原则，即药品与墙、屋顶（房梁）的间距不小于30厘米，与库房散热器或供暖管道的间距不小于30厘米，与地面的间距不小于10厘米，药品垛间距不小于5厘米。特殊管理的药品应设置专库或专柜存放，实行双人双锁管理，严格执行出入库登记制度。3.库存管理建立完善的库存管理制度，定期对药品库存进行盘点和清查，确保账物相符。库存盘点周期为每月一次，盘点结果应形成书面报告，报卫生所负责人和财务部门。对库存药品进行分类管理，按照药品的有效期、用量等情况，制定合理的库存预警机制。对于近效期药品，应及时采取促销、退货等措施，避免造成药品积压和浪费。4.药品养护制定药品养护计划，定期对库存药品进行养护检查。养护检查内容包括药品的外观、包装、质量状况、储存条件等方面。对于易变质、易潮解、易挥发等药品，应增加养护检查频次。如发现药品存在质量问题或储存条件不符合要求，应及时采取相应的处理措施，如调整储存条件、进行质量复查、报损销毁等。建立药品养护档案，记录药品养护情况，包括养护时间、养护人员、养护结果等信息。养护档案应妥善保存，作为药品质量追溯的重要依据。七、药品采购质量管理1.质量控制措施采购人员应严格按照质量管理要求选择供应商，确保所采购药品的质量符合国家药品标准和卫生所的用药需求。在采购过程中，加强与供应商的沟通与协调，要求供应商提供药品质量保证协议，并严格按照协议要求对药品质量进行把控。质量管理人员应定期对采购药品进行质量抽检，对抽检不合格的药品，应及时采取停售、封存、召回、报损销毁等措施，并追究相关责任人的责任。2.质量问题处理如发现采购药品存在质量问题，采购人员应立即停止该药品的使用，并及时通知供应商进行处理。供应商应在规定时间内采取退换货、补货或其他补救措施。质量管理人员对质量问题药品进行调查和分析，查找问题原因，采取有效的改进措施，防止类似问题再次发生。同时，对质量问题处理情况进行记录，形成质量问题处理报告。对于因药品质量问题给患者造成损害的，应按照相关法律法规的要求，及时进行处理，保障患者的合法权益。八、药品采购价格管理1.价格制定原则药品采购价格应遵循公平、公正、合理的原则，在保证药品质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。参考市场价格动态，定期收集同类药品的价格信息，与供应商进行谈判协商，争取合理的采购价格。同时，关注国家药品价格政策的变化，确保采购价格符合政策要求。2.价格审核与审批采购人员在与供应商签订采购合同或确定采购价格前，应填写价格审核表，详细说明药品名称、规格、剂型、采购数量、拟采购价格等信息，并提交至采购部门负责人进行审核。采购部门负责人对价格审核表进行审核，综合考虑市场价格、成本因素、供应商报价等情况，提出审核意见。审核通过后的价格报卫生所负责人批准。3.价格调整如遇市场价格波动较大或药品成本发生重大变化等情况，采购人员应及时与供应商协商调整采购价格。价格调整应按照规定的程序进行审批，确保价格调整的合理性和合规性。定期对药品采购价格进行分析和评估，总结价格管理经验，不断优化价格管理策略，降低药品采购成本。九、药品采购档案管理1.档案内容药品采购档案应包括采购计划文件、供应商档案、采购订单、采购合同、验收记录、入库单、发票、质量检验报告、价格审核表等与采购活动相关的各类文件和资料。档案内容应完整、准确、清晰，能够反映药品采购的全过程信息。2.档案整理与归档采购人员应定期对采购档案进行整理和归档，按照时间顺序或类别进行分类存放，便于查阅和管理。档案整理过程中，应确保文件资料的真实性和完整性，对缺失或损坏的文件应及时补充或修复。归档后的档案应建立索引目录，方便快速查找。3.档案保管与查阅药品采购档案应妥善保管，保管期限按照相关法律法规和卫生所的规定执行。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案的安全。因工作需要查阅采购档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并经相关负责人批准。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案，并做好查阅记录。十、监督与考核1.内部监督卫生所成立药品采购监督小组，由卫生所负责人、纪检人员、财务人员、质量管理人员等组成，负责对药品采购活动进行全程监督。监督小组定期对药品采购计划执行情况、供应商选择与管理、采购流程合规性、药品质量验收等方面进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核机制建立药品采购考核制度，对采购人员及