卫生院医疗物资采购制度

PAGE卫生院医疗物资采购制度一、总则1.目的为加强卫生院医疗物资采购管理，规范采购行为，确保医疗物资质量，保障医疗工作顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有医疗物资的采购活动，包括但不限于药品、医疗器械、医用耗材、办公用品、后勤物资等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的医疗物资，保障患者安全。效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督。二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由卫生院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。职责：负责制定采购政策和战略，审议采购计划和预算。对重大采购项目进行决策，监督采购过程。2.采购部门人员配备：设采购专员若干名，负责具体采购业务。职责：根据采购需求，编制采购计划，组织实施采购活动。收集供应商信息，建立供应商档案，进行供应商评估和管理。负责采购合同的起草、签订、执行和管理。协调采购过程中的相关事宜，确保采购任务按时完成。3.使用部门职责：根据实际工作需要，提出医疗物资采购申请，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求等。参与采购物资的验收工作，对物资的质量、性能等进行评价。配合采购部门做好采购相关工作，提供必要的技术支持和信息反馈。三、采购计划与预算管理1.采购计划编制使用部门应定期（每月/每季度）根据医疗业务发展、库存情况等因素，编制采购申请计划。采购申请计划应详细列出所需采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间等信息，并提交给采购部门。采购部门汇总各使用部门的采购申请计划后，结合库存状况、市场供应情况等进行综合分析，编制卫生院年度/月度采购计划。采购计划应明确采购物资的类别、数量、采购时间安排等内容。2.采购预算管理采购部门根据采购计划编制采购预算，报财务部门审核。采购预算应涵盖各类医疗物资的采购费用，包括物资价款、运输费、税费等。财务部门应严格审核采购预算，确保预算的合理性和准确性。采购预算经卫生院领导审批后执行，不得随意突破。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，报经领导审批后，由财务部门进行相应调整。四、供应商管理1.供应商选择采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和筛选，建立供应商备选库。根据采购物资的类别和特点，制定供应商评估标准。评估标准应包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。采购部门组织相关人员对备选供应商进行实地考察和评估。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等情况。根据评估结果，选择合格的供应商纳入供应商名录。2.供应商考核采购部门定期（每年/每半年）对供应商进行考核。考核内容包括供应物资的质量、交货期、价格、售后服务等方面。建立供应商考核档案，记录考核结果。对考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应取消其供应商资格。3.供应商关系维护采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解市场动态和供应情况。对于供应商提出的合理建议和意见，应认真研究和采纳。在采购过程中，如出现供应物资质量问题或交货延迟等情况，采购部门应及时与供应商协商解决。对于给卫生院造成损失的，应按照合同约定要求供应商承担相应责任。五、采购流程1.采购申请使用部门根据实际工作需要，填写采购申请表。采购申请表应详细填写采购物资的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等信息，并由部门负责人签字确认。采购申请表提交给采购部门后，采购专员对申请表进行初审。初审内容包括采购申请的合理性、完整性、合规性等方面。如初审通过，采购专员将申请表提交给采购部门负责人审批。2.采购审批采购部门负责人根据采购申请的金额、性质等因素进行审批。对于金额较小的采购申请，采购部门负责人可直接审批；对于金额较大或重大采购项目，采购部门负责人应提交采购领导小组审议后，报卫生院领导审批。经审批同意的采购申请，采购专员方可组织实施采购活动。如采购申请未获批准，采购专员应及时通知使用部门，并说明原因。3.采购实施采购专员根据采购审批结果，选择合适的采购方式进行采购。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。采购方式的选择应符合相关法律法规和卫生院的规定。对于公开招标、邀请招标等采购项目，采购专员应按照规定程序发布招标公告或招标文件，组织开标、评标等活动。评标过程应严格按照评标标准进行，确保评标结果公正、公平。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等采购项目，采购专员应与供应商进行谈判、协商，确定采购价格、交货期、质量标准等条款，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。4.采购验收采购物资到货后，采购部门应及时通知使用部门和质量控制部门进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物资的名称、规格、数量、质量、性能等进行逐一核对。验收合格的采购物资，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商联系，要求其退换货或承担相应责任。质量控制部门应对采购物资的质量进行抽检，确保采购物资符合质量要求。如发现采购物资存在质量问题，应及时采取措施进行处理，防止问题扩大。5.采购付款采购物资验收合格并办理入库手续后，采购部门应根据采购合同约定，及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经采购部门负责人审核后，报财务部门审批。财务部门应严格审核付款申请，确保付款金额准确无误，付款手续齐全合规。审核通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购专员应在采购合同签订前，对合同条款进行认真审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等方面。如发现合同条款存在问题，应及时与供应商协商修改。采购合同经双方签字盖章后生效。采购专员应将采购合同副本交财务部门、使用部门等相关部门存档，以备查阅。2.合同执行采购部门和使用部门应按照采购合同约定，履行各自的义务。采购部门应及时跟踪采购物资的供应情况，确保供应商按时交货；使用部门应做好采购物资的接收和使用工作，如发现问题应及时通知采购部门。在合同执行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并签订相关补充协议或解除合同协议。合同变更、解除等协议应报卫生院领导审批后执行。3.合同档案管理采购部门应建立采购合同档案，对采购合同进行分类归档管理。采购合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、解除合同协议、验收报告、发票等相关资料。采购合同档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和卫生院的规定执行。在保存期限内，采购合同档案不得随意销毁或丢失。如因工作需要查阅采购合同档案，应办理相关借阅手续，并在规定时间内归还。七、采购监督与审计1.内部监督卫生院应建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购领导小组应定期对采购工作进行检查和指导，及时发现和解决采购过程中存在的问题。采购部门应定期向卫生院领导汇报采购工作进展情况，接受领导的监督和检查。采购部门应建立采购工作台账，详细记录采购项目的名称、采购方式、采购金额、供应商等信息，便于内部监督和管理。使用部门和其他相关部门有权对采购活动提出意见和建议，对发现的违规行为应及时向采购领导小组或卫生院领导报告。采购领导小组或卫生院领导应及时对报告的问题进行调查处理，并将处理结果反馈给相关部门和人员。2.审计监督卫生院财务部门应定期对采购项目进行审计。审计内容包括采购预算执行情况、采购合同签订和执行情况、采购物资验收情况、采购付款情况等方面。审计部门应不定期对采购活动进行专项审计。专项审计内容包括重大采购项目的决策过程、采购方式的选择、评标过程的公正性等方面。审计部门应出具审计报告，