饮用水卫生档案管理制度

PAGE饮用水卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强饮用水卫生管理，规范饮用水卫生档案的建立、使用和管理，保障饮用水卫生安全，依据《中华人民共和国传染病防治法》、《生活饮用水卫生监督管理办法》等相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及饮用水供应、使用及相关管理活动的各个环节，包括水源管理、制水过程、供水设施维护、水质检测等。（三）职责分工1.卫生管理部门负责统筹饮用水卫生档案的管理工作，制定档案管理制度，监督制度的执行情况，定期组织对档案进行审查和评估。2.各相关业务部门负责各自业务范围内饮用水卫生相关资料的收集、整理和归档工作，并及时将资料提交至卫生管理部门。3.档案管理人员负责饮用水卫生档案的具体整理、保管、借阅等日常管理工作，确保档案的完整性和安全性。二、档案内容（一）水源卫生档案1.水源基本信息包括水源地地理位置、水源类型（如地表水、地下水等）、供水范围、供水人口等。2.水源水质监测记录定期对水源水质进行检测的结果，检测项目应符合国家相关标准要求，如色度、浑浊度、臭和味、pH值、微生物指标、化学物质指标等。记录每次检测的时间、检测机构、检测结果等详细信息。3.水源卫生防护措施描述为保护水源采取的各项措施，如设置水源保护区、防护围栏、警示标识等，以及对水源周边环境的巡查记录，包括是否存在污染源、是否有异常情况等。4.水源污染事件记录若发生水源污染事件，应详细记录事件发生的时间、地点、污染原因、污染范围、采取的应急措施及处理结果等。（二）制水过程卫生档案1.制水工艺流程图清晰绘制制水工艺流程，标注每个环节的处理方法、设备名称及运行参数等。2.制水设备档案包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备维护保养计划及记录、设备运行参数记录等。记录设备的型号、规格、生产厂家、购置时间、维修情况等信息。3.水质净化消毒记录详细记录制水过程中使用的净化剂、消毒剂的种类、用量、投加时间及方式等，以及每次消毒后的水质检测记录，确保消毒效果符合卫生标准。4.制水车间卫生管理记录如车间环境卫生清洁记录、人员卫生管理记录（包括员工健康检查记录、工作服更换记录等）、车间通风换气记录等。（三）供水设施卫生档案1.供水管道系统档案包括管道布局图、管材材质说明、管道安装记录、管道维护保养记录（如定期巡检记录、维修记录、防腐处理记录等）。记录管道的走向、管径、连接方式、使用年限等信息。2.储水设施档案如水箱、水池的设计图纸、材质说明、清洗消毒记录（包括清洗消毒时间、方法、人员、水质检测结果等）、水位监测记录、防护措施记录（如防溢、防虫、防鼠等措施）。3.二次供水设施档案对于存在二次供水的情况，应单独建立档案，详细记录二次供水设施的设置情况、运行管理情况（包括设施维护、水质检测、卫生管理等），以及相关的管理制度和应急预案。4.供水设施清洗消毒资质证明记录负责供水设施清洗消毒的单位资质证书、人员资质证书等相关证明文件。（四）水质检测档案1.水质检测计划制定年度水质检测计划，明确检测项目、检测频率、检测方法等内容。检测项目应涵盖国家规定的生活饮用水卫生标准中的所有指标，包括常规指标和非常规指标。2.水质检测报告收集每次水质检测的报告原件，报告应加盖有资质的检测机构公章，并包含检测项目、检测结果、判定结论等详细信息。对检测不合格的情况，应详细记录不合格项目、超标倍数、采取的整改措施及整改后的复查结果等。3.水质检测仪器设备档案记录水质检测仪器设备的购置合同、使用说明书、校准记录、维护保养记录、故障维修记录等，确保仪器设备的准确性和可靠性。（五）涉水产品卫生档案1.涉水产品清单列出本公司/组织使用的所有涉水产品，包括管材、管件、水箱、水泵、净水器等，记录产品名称、型号、规格、生产厂家、购置时间等信息。2.涉水产品卫生许可批件收集涉水产品的卫生许可批件复印件，确保产品符合卫生标准要求，并在有效期内使用。3.涉水产品质量证明文件包括产品质量检验报告、产品说明书、产品合格证等相关文件，作为产品质量保障的依据。（六）人员卫生档案1.从业人员健康检查档案记录所有直接从事饮用水供应、制水、供水设施维护等工作的人员的健康检查情况，包括体检时间、体检机构、体检结果等。对患有有碍饮用水卫生疾病的人员，应记录其调离岗位的情况。2.从业人员培训档案整理从业人员参加饮用水卫生知识培训的记录，包括培训时间、培训内容、培训师资、培训考核结果等。确保从业人员具备必要的饮用水卫生知识和操作技能。（七）卫生管理档案1.饮用水卫生管理制度包括本公司/组织制定的各项饮用水卫生管理制度，如卫生责任制度、卫生检查制度、水质检测制度、供水设施清洗消毒制度、涉水产品索证制度等。2.卫生管理工作记录记录卫生管理部门开展的各项工作记录，如卫生检查记录、水质抽检记录、供水设施巡查记录、对违规行为的处理记录等。3.饮用水卫生应急预案制定饮用水卫生应急预案，明确在发生饮用水污染事件、突发公共卫生事件等情况下应采取的应急措施、应急处置流程、责任分工等内容。并记录应急预案的演练情况，包括演练时间、演练内容、演练效果评估等。三、档案建立与归档（一）资料收集各相关业务部门应按照档案内容要求，及时收集各自业务范围内的饮用水卫生相关资料。资料应真实、准确、完整，能够反映饮用水卫生管理的实际情况。（二）资料整理收集到的资料应进行分类整理，按照档案内容的不同类别进行编号、排序。对资料中的文字、图表、数据等进行核对和修正，确保资料的质量。（三）档案归档保存整理好的资料应及时归档至卫生管理部门，由档案管理人员统一保管。档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式保存，纸质档案应装订成册，电子档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询和管理。（四）档案编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的识别和管理。编号可采用年份+类别代码+流水号的方式，例如：2023SY001，其中“2023”表示年份，“SY”表示水源卫生档案类别代码，“001”表示该类别档案的流水号。其他类别档案编号规则类推。四、档案使用与借阅（一）档案查阅1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅饮用水卫生档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至卫生管理部门。2.卫生管理部门档案管理人员根据申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅情况，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）档案借阅1.因特殊原因需要借阅饮用水卫生档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在部门负责人和卫生管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.档案管理人员按照申请表内容，将档案借阅给申请人，并在《档案借阅登记表》上做好记录，包括借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还时间等。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自复印、传播档案内容。借阅期限届满后，应按时归还档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）档案复印1.本公司/组织内部人员因工作需要复印饮用水卫生档案部分内容的，应填写《档案复印申请表》，注明复印内容、复印用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至卫生管理部门。2.卫生管理部门档案管理人员根据申请表，对复印内容进行审核，确认无误后，按照规定的格式和数量进行复印，并在复印件上加盖“与原件核对无误”章。3.复印后的档案由档案管理人员统一发放给申请人，并在《档案复印登记表》上记录复印情况，包括申请人姓名、部门、复印时间、复印内容等。五、档案更新与维护（一）定期更新1.各相关业务部门应按照规定的时间周期，及时更新各自业务范围内的饮用水卫生相关资料。如水源水质监测记录应每月更新，制水设备维护保养记录应每季度更新等。2.卫生管理部门应定期对档案进行审查和评估，根据档案更新情况和实际工作需要，及时调整档案内容和管理要求。（二）动态维护1.当饮用水卫生管理工作发生变化时，如水源地变更、制水工艺调整、供水设施改造等，各相关业务部门应及时将相关信息反馈至卫生管理部门，档案管理人员应及时对档案进行更新和维护。2.对于新购置的涉水产品、新入职的从业人员等，应及时建立相应的档案，并纳入饮用水卫生档案管理体系。（三）档案安全管理1.档案管理人员应妥善保管饮用水卫生档案，确保档案存放环境安全，防止档案受潮、霉变、虫蛀、火灾、丢失等情况发生。2.定期对档案进行检查和盘点，核对档案数量、内容是否完整，发现问题及时处理。3.电子档案应做好数据备份工作，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和恢复测试。六、档案销毁（一）销毁条件1.饮用水卫生档案保存期限届满，且已无继续保存价值的。2.档案内容涉及的事项已完结，且相关业务已不再开展的。3.档案因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复且已无利用价值的。（二）销毁程序准备1.由卫生管理部门组织相关人员对拟销毁档案进行鉴定，确认符合销毁条件后，编制《档案销毁清单》，详细列出档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经卫生管理部门负责人审核签字后，报本公司/组织主管领导审批。（三）销毁实施1.经批准后，由档案管理人员会同相关监督人员按照《档案销毁清单》实施档案销毁工作。销毁方式可采用焚烧、