工会福利物品采购制度

工会福利物品采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国工会法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则制定，同时符合集团母公司关于规范福利物品采购、防控专项风险的管理要求。为加强工会福利物品采购的规范化管理，防范采购过程中的廉洁风险、财务风险及操作风险，提升资源使用效益，保障员工福利权益，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工涉及工会福利物品采购的所有业务场景，包括但不限于节日慰问品采购、职工活动物资采购、困难职工帮扶物资发放等。凡涉及工会福利物品的采购活动，均须遵循本制度执行。第三条本制度中下列术语含义：（一）“XX专项管理”指工会福利物品采购全流程的合规、风险防控及效率提升管理，涵盖需求确认、供应商选择、合同签订、验收入库、发放使用等环节的标准化管控。（二）“XX风险”指在福利物品采购过程中可能存在的廉洁风险（如利益输送、以权谋私）、财务风险（如超预算采购、资金挪用）、操作风险（如信息泄露、流程不规范）及合规风险（如违反采购纪律、违反物资管理规定）。（三）“XX合规”指福利物品采购活动必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度，确保采购行为的合法性、公平性及透明度。第四条工会福利物品采购必须遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则。全面覆盖要求所有采购活动纳入制度管控；责任到人要求明确各层级、各部门职责；风险导向要求重点关注并防控重大风险；持续改进要求根据内外部环境变化动态优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司工会福利物品采购工作的第一责任人，对采购活动的合规性、安全性负总责；分管领导为公司工会福利物品采购工作的直接责任人，负责具体组织、协调及监督工作。第六条设立公司工会福利物品采购专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、审计部、工会及相关部门负责人。领导小组负责统筹协调采购工作，审批重大采购事项，监督制度执行，并定期召开会议研究解决采购中的重点问题。第七条领导小组主要履行以下职能：（一）统筹公司工会福利物品采购的顶层设计，确保与公司战略及员工需求匹配；（二）对重大采购事项进行决策审批，平衡成本效益与合规要求；（三）监督各环节制度执行情况，对发现的违规行为及时纠正；（四）定期组织采购管理评估，推动体系优化。第八条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门：由工会负责工会福利物品采购的专项管理，统筹制度建设、风险识别、监督考核及培训宣贯，确保采购活动符合员工需求及合规要求；（二）专责部门：由财务部、审计部负责，财务部重点审核资金审批权限、预算执行及税务合规；审计部负责采购流程的合规性审核、风险处置及流程优化；（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域工会福利物品采购的具体要求，开展日常风险防控，确保采购需求真实、合理，并配合完成验收入库及发放工作。第九条明确基层执行岗的合规操作责任：（一）采购经办人员须严格按照制度流程操作，对采购需求、供应商选择、合同签订等环节的真实性、合规性负责；（二）岗位须签署合规承诺书，明确违规后果；（三）发现采购过程中的风险或异常情况，须立即向专责部门或领导小组报告。第三章专项管理重点内容与要求第十条需求确认环节：工会须结合员工需求、预算限制及活动目标，科学制定福利物品采购计划，明确采购品类、数量、规格及预算。需求计划须经过工会内部审议及领导小组审批后方可执行。第十一条供应商选择环节：（一）供应商尽职调查：优先选择资质齐全、信誉良好、价格合理的供应商，通过公开招标、邀请招标或竞争性谈判方式确定，严禁向特定供应商倾斜；（二）禁止性行为：严禁关联交易、利益输送或向关系人倾斜，严禁接受供应商的馈赠、宴请或其他不正当利益。第十二条招标采购环节：（一）流程规范：重大采购项目须严格按照《招标投标法》及公司采购管理办法执行，确保程序公开、公平、公正；（二）禁止性行为：严禁规避招标、虚假招标，严禁泄露招标信息或与投标人串通投标。第十三条合同签订环节：（一）条款审核：采购合同须由法律合规部门审核，明确产品规格、价格、交付时间、违约责任等内容；（二）禁止性行为：严禁签订内容模糊、权责不清的合同，严禁将合同款项支付给非实际履约主体。第十四条验收入库环节：（一）严格核对：采购物资到货后，须由仓储管理部门与采购经办人员共同验收入库，核对数量、规格及质量，并签署入库单；（二）禁止性行为：严禁未经验收入库直接发放物资，严禁伪造入库记录。第十五条发放使用环节：（一）合规发放：工会须根据采购计划及员工需求，规范发放福利物品，确保发放过程透明、公平；（二）禁止性行为：严禁截留、挪用或变相侵占福利物资，严禁利用发放谋取私利。第十六条专项风险重点防控：（一）廉洁风险防控：加强对供应商选择、合同签订等关键环节的监督，对重点岗位人员开展定期轮岗；（二）财务风险防控：严格执行预算管理，禁止超预算采购，确保资金支付合规；（三）操作风险防控：完善信息化管理工具，实现采购流程自动化、风险实时监控。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：工会须根据国家法律法规、行业政策及公司战略变化，每年对制度进行评估和修订，确保持续合规。第十八条风险识别预警机制：（一）定期排查：工会、财务部及审计部每季度开展采购风险排查，识别潜在问题；（二）分级评估：对识别的风险进行等级划分，重大风险须及时上报领导小组；（三）预警发布：对普遍性风险发布预警通知，指导各部门落实防控措施。第十九条合规审查机制：（一）嵌入关键节点：将合规审查嵌入需求确认、供应商选择、合同签订、资金支付等环节，确保每步操作合法合规；（二）刚性约束：明确“未经合规审查不得实施”的原则，对违规行为严肃处理。第二十条风险应对机制：（一）分级处置：一般风险由工会牵头整改，重大风险须由领导小组协调处置；（二）应急流程：制定采购突发事件应急预案，明确责任分工、上报时限及处置措施；（三）责任协同：建立跨部门协作机制，确保风险处置高效协同。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形：明确违规采购的具体情形及处罚标准，包括但不限于未招标采购、利益输送、财务违规等；（二）处罚方式：对违规责任人给予绩效扣减、纪律处分，情节严重的移交司法机关；（三）联动考核：将违规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩。第二十二条评估改进机制：（一）定期评估：每年对专项管理体系有效性进行评估，重点关注制度执行率、风险防控效果及员工满意度；（二）优化流程：根据评估结果，及时修订制度漏洞，优化管理流程，提升运行效率。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：各级领导干部须明确自身在专项管理中的推进责任，工会、财务部、审计部须设立专职人员负责日常管理，确保制度有效落地。第二十四条考核激励机制：（一）部门考核：将工会福利物品采购的合规性、效率提升情况纳入部门年度考核；（二）个人激励：对在专项管理中表现突出的员工给予表彰，对违规行为实行负面激励。第二十五条培训宣传机制：（一）分层级培训：管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范；（二）宣传引导：通过内部平台发布制度解读、典型案例分析，营造全员合规氛围。第二十六条信息化支撑：开发工会福利物品采购管理系统，实现需求申请、供应商管理、合同签订、资金支付等环节的线上化、自动化，提升管理效率与风险防控能力。第二十七条文化建设：（一）发布专项合规手册，明确行为规范及违规后果；（二）组织签订合规承诺书，强化员工责任意识；（三）设立合规文化宣传周，通过案例分享、知识竞赛等形式推动理念深入人心。第二十八条报告制度：（一）风险事件报告：发生采购风险事件须在24小时内上报领导小组及相关部门，并提交处置