工程联系单制度

工程联系单制度第一章总则第一条为规范公司工程联系单的管理，强化项目全流程管控，防控工程质量、进度及成本风险，依据《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》等行业准则，结合集团母公司关于内控合规管理的要求，以及公司内部提升管理效能的迫切需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确工程联系单的申请、审批、执行、归档等环节的合规标准与责任机制，实现业务操作的标准化、风险防控的精细化、管理流程的规范化，确保公司工程项目建设符合法律法规要求，保障公司资产安全与经营效益。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖但不限于工程管理部、设计部、采购部、财务部、质量安全部等所有涉及工程项目立项、实施、验收、运维等业务场景。具体适用范围包括但不限于工程设计变更、材料设备供应调整、施工方案变更、工程进度确认、质量整改通知、费用确认等需要通过工程联系单进行协同管理的业务活动。第三条本制度中下列术语定义：（一）“XX专项管理”是指公司针对工程项目全生命周期，通过制度设计、流程优化、风险防控、合规审查等手段，实现项目管理的系统性、标准化与精细化；（二）“XX风险”是指工程项目在实施过程中可能出现的质量缺陷、进度延误、成本超支、合同纠纷、安全责任事故等潜在危害公司利益的情形；（三）“XX合规”是指公司所有工程项目业务操作必须符合国家法律法规、行业标准、集团母公司规定及公司内部管理制度的要求，确保业务行为的合法性、合理性及正当性。第四条工程联系单管理的核心原则包括：（一）“全面覆盖”原则：确保所有工程项目相关业务活动均纳入工程联系单管理范围，不留管理空白；（二）“责任到人”原则：明确工程联系单各环节的发起人、审批人、执行人及监督人，实现责任闭环；（三）“风险导向”原则：将风险防控嵌入工程联系单管理全过程，优先处理高风险业务事项；（四）“持续改进”原则：定期评估工程联系单管理制度的有效性，根据业务发展及外部环境变化及时优化调整。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司工程联系单管理负总责，承担第一责任人的责任；分管工程建设的领导为公司工程联系单管理的直接责任人，负责统筹制度的落实、监督及考核。公司主要负责人及分管领导应定期听取工程联系单管理情况汇报，审批重大事项的决策方案，确保制度执行与公司战略目标一致。第六条设立公司工程联系单管理领导小组，作为专项管理的决策与协调机构。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，工程管理部、设计部、采购部、财务部、质量安全部等部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹公司工程联系单管理制度的建设与优化，审批制度修订方案；（二）协调跨部门工程联系单管理中的重大事项，解决执行中的争议问题；（三）定期听取各部门工程联系单管理情况汇报，评估制度有效性并提出改进要求；（四）监督工程联系单管理责任的落实情况，对违规行为进行问责。第七条明确工程联系单管理中的三类主体职责：（一）牵头部门：工程管理部作为工程联系单管理的牵头部门，负责统筹制度的制定、修订、解释与宣贯；牵头开展工程联系单的风险识别与评估，监督制度的执行情况；组织对各部门工程联系单管理工作的考核，定期形成管理报告提交领导小组审阅。（二）专责部门：设计部、采购部、财务部、质量安全部等部门作为专责部门，负责本领域工程联系单的业务合规审核；提出流程优化建议，参与风险处置方案的制定；对业务部门提交的工程联系单进行专业审查，出具审查意见。（三）业务部门/下属单位：各业务部门及下属单位作为工程联系单的具体执行者，负责落实本领域工程联系单管理要求；开展日常风险防控，及时发起、执行、跟踪工程联系单业务事项；对本部门工程联系单管理情况负主体责任。第八条明确基层执行岗的合规操作责任：公司所有涉及工程联系单业务的岗位人员均应履行以下义务：（一）熟悉并遵守工程联系单管理制度，确保业务操作符合合规标准；（二）在发起、审批、执行工程联系单时，如实记录相关信息，不得瞒报、漏报或虚假填报；（三）发现工程联系单管理中的风险隐患或违规行为，应立即向部门负责人或牵头部门报告；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人在工程联系单管理中的责任与义务。第三章专项管理重点内容与要求第九条工程设计变更管理：涉及工程设计变更必须通过工程联系单申请，明确变更原因、技术方案、费用影响及实施期限；变更方案须经设计部门技术审核、工程管理部综合评估、财务部门成本确认后报领导小组审批；严禁未经审批擅自实施设计变更。第十条材料设备供应调整管理：采购部在调整工程材料设备供应商、规格型号、技术参数时，必须提交工程联系单，说明调整依据、比选结果、合同变更及质量影响；涉及金额超过X万元的重大调整，需经财务部门专项审查；严禁以次充好、关联交易或未履行比选程序进行调整。第十一条施工方案变更管理：施工单位提出施工方案调整时，工程管理部应组织设计、质量安全等部门现场核查，通过工程联系单明确调整内容、技术可行性、安全风险及工期影响；变更方案必须符合安全生产法规要求，未经审批不得实施；严禁因施工便利或降低成本擅自变更方案。第十二条工程进度确认管理：工程管理部应定期通过工程联系单确认工程进度，明确形象进度、存在问题及下一步计划；重大进度滞后需分析原因并采取补救措施，通过工程联系单向领导小组汇报；严禁虚报进度、掩盖问题或未制定赶工方案。第十三条质量整改通知管理：质量安全部门在检查中发现工程质量问题，必须通过工程联系单下达整改通知，明确整改内容、标准、时限及责任人；整改完成后需经复查合格，方可通过工程联系单销项；严禁虚假整改、逾期未改或整改不彻底。第十四条工程费用确认管理：财务部门在审核工程进度款、结算款时，必须依据工程联系单确认工程量、单价及合同约定；涉及合同变更、索赔等特殊事项需经专责部门联合审核；严禁超合同支付、未核实工程量或支付不合规款项。第十五条安全隐患整改管理：质量安全部门对排查出的安全隐患必须通过工程联系单下达整改通知，明确整改责任、措施及时限；重大隐患需立即停工整改并报领导小组备案；严禁隐瞒不报、整改不到位或未制定应急预案。第十六条工程联系单归档管理：工程联系单按项目分类归档，由工程管理部指定专人负责，确保纸质文件与电子记录同步管理；归档资料包括申请表、审批记录、执行证明及复查结果；保存期限不少于项目竣工后X年；严禁涂改、伪造或擅自销毁归档资料。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：工程联系单管理制度应每年至少修订一次，由牵头部门根据国家法律法规变化、集团母公司政策调整、公司业务发展及管理实践反馈，形成修订草案提交领导小组审议；重大制度调整需组织全员培训，确保制度落地。第十八条风险识别预警机制：牵头部门每季度至少开展一次工程联系单管理风险排查，重点分析设计变更、材料采购、施工进度等环节的风险点；对发现的高风险事项进行分级评估，发布预警通知并督促整改；风险排查结果应纳入年度管理评估。第十九条合规审查机制：将工程联系单管理嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”的刚性约束；专责部门对工程联系单进行前置审核，出具合规意见；对未通过审核的事项，发起部门必须整改后重新提交；严禁绕过合规审查程序。第二十条风险应对机制：对一般风险由业务部门自行处置，重大风险需由牵头部门牵头制定应对方案，报领导小组审批；紧急风险事件应启动应急预案，明确处置流程、责任协同及上报要求；风险处置结果应通过工程联系单闭环管理，并定期向领导小组汇报。第二十一条责任追究机制：对违反工程联系单管理制度的行为，根据情节严重程度进行相应处理：一般违规由部门负责人进行批评教育；重大违规由公司通报批评并扣减绩效考核分；涉嫌违法的移交司法机关处理；严禁包庇纵容违规行为。第二十二条评估改进机制：每年末牵头部门组织对工程联系单管理制度的有效性进行评估，重点分析制度执行率、风险防控效果及管理效率；评估结果应形成报告提交领导小组，提出优化建议并纳入次年工作计划；持续改进制度与业务发展同步。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：公司各级领导干部应明确工程联系单管理职责，分管领导每季度至少听取一次牵头部门工作汇报；各部门负责人对本部门制度执行负首要责任，定期开展自查自纠；确保管理责任层层压实，不留真空。第二十四条考核激励机制：将工程联系单管理情况纳入部门及个人的年度绩效考核，考核指标包括制度执行率、风险防控效果、管理效率等；对表现突出的部门和个人给予表彰奖励，对管理不到位的部门进行约谈；严禁考核流于形式。第二十五条培训宣传机制：分层级开展工程联系单管理制度培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范；每年至少组织两次全员制度宣贯，通过内网、宣传栏等渠道强化制度意识；确保全员知晓并遵守制度要求。第二十六条信息化支撑：开发工程联系单管理系统，实现流程自动化、风险实时监控、数据智能分析；系统应具备电子审批、自动提醒、痕迹留存等功能，逐步替代纸质流程；通过信息化手段提升管理效率与合规水平。第二十七条文化建设：编制工程联系单管理制度手册，发布合规操作指南；组织签署合规承诺书，营造“人人讲合规、事事守制度”的文化氛围；定期评选合规标兵，发挥示范引领作用；持续强化全员合规意识。第二十八条报告制度：各部门每月底提交工程联系单管理情况报告，内容包括制度执行情况、风险处置结果、改进建议等；牵头部门每季度形成汇总报告提交领导小组；重大风险事件应即时上报，不