卫生院会计档案管理制度

PAGE卫生院会计档案管理制度一、总则1.目的为了加强卫生院会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本卫生院实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本卫生院及所属各部门的会计档案管理工作。3.定义会计档案是指卫生院在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映卫生院经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二、会计档案的内容1.会计凭证包括原始凭证、记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的凭证。2.会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿；明细账是根据明细分类科目设置的，用来对某一类经济业务进行明细核算，提供明细核算资料的分类账簿；日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿；固定资产卡片是记录固定资产详细情况的卡片式账簿。3.财务会计报告包括月度、季度、年度财务会计报告。月度、季度财务会计报告通常仅指会计报表，会计报表至少应当包括资产负债表和利润表。年度财务会计报告包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。会计报表应当包括资产负债表、利润表、现金流量表及相关附表。4.其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的管理部门及职责1.管理部门卫生院的会计档案管理工作由财务部门负责组织实施，并指定专人负责会计档案的具体管理工作。2.职责分工财务部门负责人负责全面领导会计档案管理工作，制定会计档案管理工作计划，监督检查会计档案管理工作的执行情况，协调解决会计档案管理工作中的重大问题。会计档案管理人员负责会计档案的收集、整理、装订、保管、查阅、销毁等具体工作。按照会计档案管理的要求，对会计档案进行分类、编号、装订，建立会计档案保管清册，确保会计档案的安全、完整；按照规定的程序办理会计档案的查阅、借阅手续，及时登记查阅、借阅情况；定期对会计档案进行检查、盘点，发现问题及时报告并采取相应措施；按照规定的程序和要求，组织会计档案的销毁工作。各会计岗位人员负责将本岗位形成的会计资料及时整理、移交会计档案管理人员，并配合会计档案管理人员做好会计档案的管理工作。在会计资料移交时，应当按照会计档案管理的要求，对会计资料进行逐件核对、清点，确保会计资料的真实性、完整性；在会计档案查阅、借阅过程中，应当按照规定的程序办理相关手续，并配合会计档案管理人员做好登记工作。四、会计档案的收集与整理1.收集要求各会计岗位人员应当按照会计档案管理的要求，定期将本岗位形成的会计资料进行整理、分类，确保会计资料的真实性、完整性。会计凭证应当在每月终了后及时整理、装订。记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码，由装订人在装订线封签处签名或者盖章。会计账簿应当在年度终了后及时整理、归档。总账、明细账、日记账应当分别整理、装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、账簿名称、起止日期等，由装订人在装订线封签处签名或者盖章。固定资产卡片应当在固定资产报废清理后，按照类别、使用部门等进行整理、归档。财务会计报告应当在年度终了后及时编制、审核、报送，并按照规定的期限和要求进行整理、归档。月度、季度财务会计报告应当包括会计报表、会计报表附注等；年度财务会计报告应当包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。会计报表应当按照规定的格式和内容编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。其他会计资料应当在形成后及时收集、整理，并按照规定的期限和要求进行归档。银行存款余额调节表、银行对账单应当按月收集、整理，与相关会计凭证、账簿等核对一致后归档；纳税申报表应当按照税务部门的要求及时申报，并将申报资料整理归档；会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等应当按照规定的程序和要求及时编制、归档。2.整理方法会计档案管理人员应当按照会计档案的形成时间、类别、保管期限等进行分类整理。会计凭证应当按照月份、凭证种类进行分类，每类凭证应当按照编号顺序排列；会计账簿应当按照总账、明细账、日记账、固定资产卡片等类别进行分类，每类账簿应当按照年度、账簿名称进行排列；财务会计报告应当按照年度、月度、季度进行分类，每类报告应当按照报告种类进行排列；其他会计资料应当按照资料种类进行分类，每类资料应当按照形成时间顺序排列。会计档案应当按照规定的格式和内容进行编号。会计凭证应当按照月份、凭证种类编制凭证编号，每本凭证应当连续编号；会计账簿应当按照年度、账簿名称编制账簿编号，总账、明细账、日记账应当分别编号；财务会计报告应当按照年度、月度、季度编制报告编号，每类报告应当分别编号；其他会计资料应当按照资料种类编制资料编号，每份资料应当连续编号。会计档案应当按照规定的要求进行装订。会计凭证应当使用统一的凭证封面、封底，按照编号顺序装订成册，并在装订线处加盖骑缝章；会计账簿应当使用统一的账簿封面、封底，按照年度、账簿名称装订成册，并在装订线处加盖骑缝章；财务会计报告应当使用统一的报告封面，按照年度、月度、季度装订成册，并在装订线处加盖骑缝章；其他会计资料应当按照资料的性质和特点，采用适当的装订方式进行装订，并在装订线处加盖骑缝章。五、会计档案的保管1.保管期限会计凭证保管期限为30年。会计账簿保管期限为30年。其中，总账、明细账、日记账保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。财务会计报告保管期限为10年。其中，月度、季度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。其他会计资料保管期限为10年。其中，银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书永久保管。2.保管要求会计档案应当存放在专门的档案室或档案柜中，档案室或档案柜应当具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全防护措施，确保会计档案的安全。会计档案应当按照保管期限进行分类存放，不同保管期限的会计档案应当分别存放，便于查找和利用。会计档案管理人员应当定期对会计档案进行检查、盘点，确保会计档案的安全、完整。检查、盘点应当包括会计档案的数量、质量、保管期限等方面，发现问题应当及时报告并采取相应措施。会计档案管理人员应当对会计档案的查阅、借阅情况进行登记，登记内容应当包括查阅、借阅日期、查阅、借阅人员姓名、查阅、借阅内容、归还日期等，确保会计档案的查阅、借阅情况可追溯。六、会计档案的查阅与借阅1.查阅与借阅范围本卫生院内部人员因工作需要查阅会计档案的，应当按照规定的程序办理查阅手续。查阅范围包括会计凭证、会计账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片）、财务会计报告、其他会计资料等。本卫生院外部人员因审计、税务检查、司法调查等工作需要查阅会计档案的，应当按照规定的程序办理查阅手续，并提供相关证明文件。查阅范围包括会计凭证、会计账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片）、财务会计报告、其他会计资料等。2.查阅与借阅程序申请本卫生院内部人员查阅会计档案的，应当填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、查阅理由等，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。本卫生院外部人员查阅会计档案的，应当填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、查阅理由、查阅单位名称等，并提供相关证明文件，经财务部门负责人审核后，报卫生院负责人审批。审批财务部门负责人应当对查阅申请进行审核，审核内容包括查阅理由是否充分、查阅内容是否必要、查阅人员是否具备查阅资格等。审核同意后，在《会计档案查阅申请表》上签字批准。卫生院负责人应当对查阅申请进行审批，审批同意后，在《会计档案查阅申请表》上签字批准。查阅会计档案管理人员应当按照审批意见，提供相应的会计档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应当按照规定的程序和要求进行查阅，不得在会计档案上涂画、标记、拆封、抽换等。查阅结束后，查阅人员应当将会计档案归还会计档案管理人员，并在《会计档案查阅登记表》上签字确认。借阅本卫生院内部人员因工作需要借阅会计档案的，应当填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人员姓名、借阅内容、借阅理由、归还日期等，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。本卫生院外部人员因工作需要借阅会计档案的，应当填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人员姓名、借阅内容、借阅理由、借阅单位名称、归还日期等，并提供相关证明文件，经财务部门负责人审核后，报卫生院负责人审批。财务部门负责人应当对借阅申请进行审核，审核同意后，在《会计档案借阅申请表》上签字批准。卫生院负责人应当对借阅申请进行审批，审批同意后，在《会计档案借阅申请表》上签字批准。会计档案管理人员应当按照审批意见，提供相应的会计档案，并办理借阅手续。借阅人员应当按照规定的期限归还会计档案，不得逾期不还。归还时，会计档案管理人员应当对会计档案进行检查，确保会计档案的安全、完整。七、会计档案的销毁1.销毁条件会计档案保管期满，需要销毁的，应当按照规定的程序进行销毁。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。2.销毁程序提出申请财务部门应当定期对保管期满的会计档案进行清查，提出销毁意见，并编制《会计档案销毁清册》。《会计档案销毁清册》应当包括会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等内容。审批《会计档案销毁清册》应当报经卫生院负责人审批。卫生院负责人应当对销毁申请进行审核，审核同意后，在《会计档案销毁清册》上签字批准。监销会计档案销毁时，应当由财务部门和档案管理部门共同派员监销。监销人员应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对，并在会计档案销毁清册上签字确认。销毁后，监销人员应当将监销情况报告卫生院负责人。记录会计档案管理人员应当对会计档案销毁情况进行记录，记录内容应当包括销毁日期、销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁原因、销毁方式、监销人员姓名等，确保会计档案销毁情况可追溯。八、会计档案的信息化管理1.电子会计档案的形成与收集卫生院应当按照国家有关规定和会计档案管理的要求，采用电子会计凭证报销入账归档。电子会计凭证应当来源合法、真实有效，传输、存储安全可靠，能够完整、准确、有效接收和读取，并输出符合国家标准归档格式的会计凭证。各会计岗位人员应当按照规定的程序和要求，将电子会计凭证及时整理、分类，确保电子会计凭证的真实性、完整性。电子会计凭证应当按照月份、凭证种类进行分类，每类凭证应当按照编号顺序排列，并建立电子会计凭证索引关系，确保电子会计凭证的可检索性。电子会计凭证应当与相关的原始凭证、记账凭证等会计资料进行关联存储，确保电子会计档案的完整性和系统性。电子会计凭证应当按照规定的格式和内容进行存储，存储介质应当安全可靠，存储环境应当符合国家有关规定和要求。2.电子会计档案的整理与归档会计档案管理人员应当按照会计档案管理的要求，对电子会计档案进行整理、归档。电子会计档案应当按照年度、月份、凭证种类等进行分类，每类档案应当按照编号顺序排列，并建立电子会计档案索引关系，确保电子会计档案的可检索性。电子会计档案应当按照规定的格式和内容进行存储，存储介质应当安全可靠，存储环境应当符合国家有关规定和要求。电子会计档案应当按照规定的期限和要求进行备份，备份介质应当安全可靠，备份环境应当符合国家有关规定和要求。备份电子会计档案应当与原始电子会计档案分开存放，并定期进行检查、核对，确保备份电子会计档案的完整性和可用性。3.电子会计档案的保管与利用电子会计档案应当存放在专门的电子档案室或电子档案柜中，电子档案室或电子档案柜应当具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防磁、防静电等安全防护措施，确保电子会计档案的安全。电子会计档案应当按照保管期限进行分类存放，不同保管期限的电子会计档案应当分别存放，便于查找和利用。会计档案管理人员应当定期对电子会计档案进行检查、盘点，确保电子会计档案的安全、完整。检查、盘点应当包括电子会计档案的数量