卫生院采购支付管理制度

PAGE卫生院采购支付管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范卫生院采购支付行为，确保采购活动合法合规、公正透明，保障卫生院资金安全，提高资金使用效益，满足卫生院医疗业务发展需求。2.适用范围本制度适用于卫生院所有采购项目及相关支付活动，包括但不限于药品、医疗器械、医用耗材、办公用品、设备维修与保养服务等采购。3.基本原则合法性原则：采购支付活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保各项操作合法合规。公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有供应商平等参与竞争，不得偏袒任何一方。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。内部控制原则：建立健全采购支付内部控制机制，加强对采购全过程的监督和管理，防范风险。二、采购管理1.采购计划制定需求分析：各科室根据医疗业务发展需求，结合库存情况，定期进行物资需求分析，提出采购申请。计划编制：物资管理部门汇总各科室采购申请，结合卫生院预算安排，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目、规格型号、数量、预算金额等内容。计划审批：采购计划经科室负责人、物资管理部门负责人、财务部门负责人审核后，报卫生院领导审批。重大采购项目需经院长办公会或职工代表大会审议通过。2.供应商管理供应商选择：建立供应商准入制度，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，从符合资质条件的供应商中选择优质供应商。采购部门应定期对供应商进行评估，建立供应商档案，记录供应商基本信息、供货情况、产品质量、售后服务等内容。供应商考核：物资管理部门会同相关科室定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停供货、取消合作等。3.采购流程采购申请：各科室根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、用途等内容，并经科室负责人签字确认后提交物资管理部门。采购审批：物资管理部门对采购申请进行初审，审核采购项目是否在采购计划范围内、申请金额是否合理等。初审通过后，报财务部门审核资金预算，最后报卫生院领导审批。采购实施：采购部门根据审批后的采购申请，按照规定的采购方式组织采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购项目，应发布招标公告或邀请书，组织开标、评标、定标等工作；对于竞争性谈判、单一来源采购等项目，应按照相应的程序进行谈判或协商。合同签订：采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方权益得到保障。验收付款：物资到货后，采购部门应及时通知相关科室进行验收。验收合格后，由物资管理部门填写验收单，经验收人员签字确认后，办理入库手续。财务部门根据验收单、采购合同等凭证，按照规定的支付方式和程序进行付款。三、支付管理1.支付方式支票支付：适用于同城结算，金额较大的采购项目。支票应严格按照规定填写，确保字迹清晰、内容准确，加盖财务专用章和法人章。银行转账支付：适用于同城或异地结算，方便快捷、安全可靠。转账支付应通过银行系统进行，确保资金流向准确无误。网上支付：适用于小额采购项目或支付频率较高的业务。网上支付应严格遵守银行安全规定，设置安全的支付密码，确保资金安全。现金支付：一般适用于金额较小、零星采购项目，但应严格控制现金支付范围和金额，确保现金使用安全。2.支付流程支付申请：采购部门在采购合同约定的付款期限前，填写支付申请表，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式等内容，并附上采购合同、验收单、发票等相关凭证。支付申请表经采购部门负责人签字确认后提交财务部门。支付审核：财务部门对支付申请进行审核，重点审核支付凭证是否齐全、合规，采购项目是否已验收合格，付款金额是否与合同约定一致等。审核通过后，报财务负责人审批。支付审批：财务负责人根据审核意见进行审批，对于金额较大的支付项目，需报卫生院领导审批。支付执行：财务部门根据审批后的支付申请，按照规定的支付方式进行付款操作。付款完成后，及时登记财务账簿，更新相关财务数据。3.支付监督内部审计监督：卫生院内部审计部门定期对采购支付业务进行审计，检查采购流程是否合规、支付凭证是否真实有效、资金使用是否合理等，发现问题及时督促整改。财务监督：财务部门加强对采购支付业务的日常监督，定期核对账目，确保资金安全。对于异常支付情况，应及时进行调查核实，并采取相应措施。纪检监察监督：卫生院纪检监察部门对采购支付活动进行全程监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护卫生院正常经济秩序。四、票据管理1.发票管理发票取得：采购部门在采购活动中应按照规定向供应商索取发票，发票内容应与采购合同、实际采购项目一致，包括商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率等信息。发票应加盖供应商发票专用章。发票审核：财务部门在收到发票后，应认真审核发票的真实性、合法性、完整性。审核内容包括发票格式是否符合规定、发票号码是否连续、发票内容是否与采购业务相符、发票印章是否清晰等。对于审核不合格的发票，应及时要求供应商更换或补充。发票保管：财务部门应妥善保管发票，建立发票登记台账，记录发票取得时间,发票号码、发票金额、供应商名称等信息。发票保管期限按照国家法律法规规定执行。2.其他票据管理支票管理：支票由财务部门专人负责保管，建立支票领用登记制度，记录支票领用日期、支票号码、用途、金额、领用人等信息。支票使用后，应及时将支票存根、发票等相关凭证交回财务部门进行账务处理。收据管理：卫生院使用的收据应按照财政部门规定的格式和内容印制，由财务部门统一管理。收据开具应严格按照规定程序进行，确保收据内容真实、准确、完整。收据存根应妥善保管，定期进行核对和销毁。五、预算管理1.预算编制预算编制原则：采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，结合卫生院发展规划和年度工作计划，综合考虑医疗业务需求、市场价格变化等因素，科学合理地编制采购预算。预算编制方法：采用零基预算和滚动预算相结合的方法，对采购项目进行分类编制。零基预算是指不考虑以往年度预算执行情况，一切从实际需要出发，逐项审议预算年度内各项费用的内容及开支标准是否合理，在综合平衡的基础上编制费用预算。滚动预算是指在编制预算时，将预算期与会计年度脱离开，随着预算的执行不断延伸补充预算，逐期向后滚动，使预算期始终保持为一个固定期间的一种预算编制方法。预算编制流程：各科室根据业务发展需求，提出本科室采购预算建议，报物资管理部门汇总。物资管理部门结合卫生院整体预算安排，对各科室采购预算建议进行审核和调整，编制卫生院年度采购预算草案。采购预算草案经财务部门审核后，报卫生院领导审批，形成正式采购预算。2.预算执行预算分解下达：采购预算经批准后，财务部门将采购预算指标分解下达至各相关部门和科室，明确各部门和科室的采购预算控制额度。预算执行监控：各部门和科室应严格按照下达的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。财务部门定期对采购预算执行情况进行监控，及时掌握采购预算执行进度，发现问题及时采取措施进行调整。预算调整：在预算执行过程中，如因政策调整、业务发展需要等原因，确需调整采购预算的，应按照规定的程序进行申请和审批。预算调整申请由相关部门或科室提出，经物资管理部门审核、财务部门复核后，报卫生院领导审批。3.预算考核考核指标设定：建立采购预算考核制度，设定采购预算执行率、采购成本节约率等考核指标，对各部门和科室的采购预算执行情况进行考核。考核方式：财务部门定期对各部门和科室的采购预算执行情况进行统计和分析，计算考核指标完成情况，并将考核结果反馈给相关部门和科室。对于采购预算执行情况较好的部门和科室，给予适当奖励；对于采购预算执行不力的部门和科室，进行通报批评，并要求其说明原因，提出改进措施。六、风险管理1.风险识别与评估采购风险识别：对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、合同风险、付款风险等。风险评估：采用定性与定量相结合的方法，对识别出的采购风险进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类排序，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施供应商风险管理：加强对供应商的管理和评估，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。与供应商签订详细的采购合同，明确双方权利义务，约定违约责任和赔偿条款。定期对供应商进行考核，及时淘汰不合格供应商。价格风险管理：建立采购价格监测机制，关注市场价格动态，定期收集和分析价格信息。对于价格波动较大的采购项目，可采用招标、谈判等方式，争取有利的采购价格。同时，合理安排采购时间，避免因价格波动造成损失。质量风险管理：加强对采购物资的质量检验和验收，严格按照合同约定的质量标准进行验收。对于重要物资，可委托专业机构进行质量检测。建立质量反馈机制，及时处理质量问题，要求供应商承担相应责任。合同风险管理：规范采购合同签订流程，确保合同条款合法合规、明确清晰。加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于合同变更、解除等事项，应严格按照规定程序进行审批和操作。付款风险管理：严格执行支付审批制度，确保付款凭证真实有效、付款金额准确无误。加强对供应商付款情况的跟踪和管理，及时掌握供应商资金状况，防范付款风险。对于存在付款风险的供应商，应采取相应的风险控制措施，如暂停付款、要求提供担保等。3.风险监控与预警风险监控：建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行检查和评估，及时发现风险变化情况。跟踪风险应对措施的执行效果，确保风险得到有效控制。风险预警：设定采购风险预警指标，如采购价格偏离度、供应商逾期交货率、采购质量不合格率等。当风险预警指标达到设定阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门和人员采取措施应对风险。七、信息管理1.采购信息系统建设系统功能需求：建立采购信息系统，具备采购计划管理、供应商管理、采购流程管理、合同管理、支付管理、票据管理、预算管理、风险管理等功能模块，实现采购业务全过程信息化管理。系统选型与实施：根据卫生院实际需求，选择合适的采购信息系统软件，并进行系统实施。在系统实施过程中，要做好系统测试、数据迁移、用户培训等工作，确保系统顺利上线运行。2.采购信息收集与分析信息收集：采购部门应定期收集采购相关信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购项目执行情况等。同时，加强与其他部门的信息沟通与共享，及时获取医疗业务需求变化等信息。信息分析：对收集到的采购信息进行分析，为采购决策提供依据。通过数据分析，了解市场动态、供应商情况、采购成本变化等情况，发现采购过程中存在的问题和潜在风险，及时采取措施加以解决。3.信息安全管理安全制度建设：建立采购信息安全管理制度，明确信息安全责任，规范信息访问权限，加强信息安全防护措施。安全技术措施：采用防火墙、加密技术、入侵检测系统