公共卫生科档案管理制度

PAGE公共卫生科档案管理制度一、总则（一）目的为加强公共卫生科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公共卫生科在开展各项公共卫生工作过程中形成的各类档案，包括但不限于疾病预防控制、卫生监督、妇幼保健、健康教育、社区卫生服务等方面的档案资料。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：公共卫生科档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公共卫生工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公共卫生工作中形成的各类文件、资料，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公共卫生科档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公共卫生科的各类档案，进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案检索工具，提高档案查询效率。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等处置工作。6.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。7.积极提供档案利用服务，为公共卫生工作决策、业务开展、科研教学等提供支持。（二）档案形成部门职责1.负责本部门公共卫生工作中各类文件、资料的收集、整理、归档工作，并定期移交档案管理部门。2.确保档案资料的真实性、完整性和准确性，对归档的档案资料进行初步审核。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和信息。4.按照档案管理部门的要求，对本部门保管的档案进行定期清理和核对。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和规章制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、装订、上架、保管、检索、利用等。3.对档案的完整性、准确性和系统性进行检查和维护，及时发现和纠正存在的问题。4.保守档案机密，严格控制档案的查阅范围，做好档案查阅登记工作。5.定期对档案进行盘点和清查，确保档案数量准确、存放有序。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务能力和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.疾病预防控制工作档案：包括传染病报告、监测数据、疫苗接种记录、消杀记录、疫情处置报告等。2.卫生监督工作档案：涵盖卫生监督检查记录、行政处罚决定书、许可审批文件等。3.妇幼保健工作档案：有孕产妇保健手册、儿童保健记录、出生医学证明存根等。4.健康教育工作档案：包含健康教育计划、宣传资料、活动记录、效果评估报告等。5.社区卫生服务工作档案：涉及社区居民健康档案、家庭医生签约服务记录、社区卫生服务站工作记录等。6.其他与公共卫生工作相关的文件、资料、图表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料收集工作，确保档案资料及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、规范，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则和方法1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、类别、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列。3.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录准确反映档案内容。四、档案的分类与编号（一）分类方法1.年度分类法：按照档案形成的年度进行分类，如2020年、2021年等。2.机构分类法：根据档案形成的部门或机构进行分类，如疾病预防控制科、卫生监督科、妇幼保健科等。3.问题分类法：按照公共卫生工作的不同业务内容进行分类，如传染病防治、卫生监督执法行动、妇幼健康管理等。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+机构代码+类别代码+顺序号”的结构。2.年度：用四位数字表示，如2022。3.机构代码：根据各部门的代码编制，如疾病预防控制科为01，卫生监督科为02等。4.类别代码：按照档案分类的类别编制，如传染病防治为A，卫生监督执法为B等。5.顺序号：按照档案在该类别中的排列顺序依次编号，从001开始。例如，2022年疾病预防控制科关于传染病防治的第5份档案编号为：202201A005。五、档案的编目与装订（一）编目内容1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、页数、备注等信息。2.题名应准确反映档案的主要内容，一般由责任者、问题、文种等要素组成。3.日期应填写档案形成的具体年月日。4.保管期限根据档案的重要程度和保存价值确定，分为永久、长期、短期。5.密级按照国家有关保密规定确定，分为绝密、机密、秘密。6.页数应填写档案的实际页数。7.备注可填写档案的特殊说明或补充信息。（二）装订要求1.对纸质档案进行装订，应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。2.装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。3.对于幅面过大的档案，应进行折叠处理，使其尺寸符合装订要求。六、档案的保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公共卫生工作重大事件、重要决策、长期历史记录等具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：对在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。3.短期保管：对只在较短时间内有参考价值的档案，保管期限为5年以下。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，延长档案的使用寿命。3.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，定期投放防虫药，检查消防设施和防盗设备的运行情况。4.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。七）档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：公共卫生科工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：外单位因工作需要查阅档案，须持有单位介绍信，经公共卫生科负责人批准，并填写《档案查阅申请表》，由档案管理部门安排专人陪同查阅。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严禁对外提供查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.申请表经批准后，查阅人到档案管理部门办理查阅登记手续，领取档案查阅证。3.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。5.查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，并在查阅登记册上签字确认。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为公共卫生工作提供档案利用服务，根据工作需要，及时提供相关档案资料。2.对需要复印、摘录档案内容的，档案管理人员应按照规定进行办理，并做好登记工作。3.鼓励档案管理人员开展档案信息开发利用工作，为公共卫生决策、业务开展、科研教学等提供参考依据。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保管期限和价值，对档案进行定期鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.鉴定工作应遵循全面审查、突出重点、实事求是、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门代表组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其价值和保管期限。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点审查。3.结合国家有关档案保管期限的规定，对档案进行综合鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期