卫生院消防档案管理制度

PAGE卫生院消防档案管理制度一、总则1.目的为加强卫生院消防安全管理，规范消防档案管理工作，提高消防安全管理水平，有效预防和减少火灾事故的发生，保障卫生院人员生命财产安全，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等法律法规及相关行业标准，制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内各科室、部门及全体员工。3.基本原则消防档案管理应遵循真实、完整、准确、及时、规范的原则，确保档案资料能够全面反映卫生院消防安全工作的实际情况，为消防安全管理决策提供可靠依据。二、消防档案管理职责1.消防安全责任人职责全面负责卫生院消防档案的管理工作，确保档案管理工作符合法律法规及相关标准要求。审定消防档案管理工作计划和制度，批准重要档案资料的归档、销毁等事项。定期检查消防档案管理工作情况，对存在的问题及时提出整改意见。2.消防安全管理人职责具体组织实施消防档案管理工作，制定档案管理工作流程和规范，确保档案管理工作有序开展。负责消防档案资料的收集、整理、归档、保管和查阅等工作，保证档案资料的完整性和准确性。定期对消防档案进行统计分析，为消防安全管理提供数据支持和决策建议。3.各科室、部门职责负责本科室、部门消防档案资料的收集、整理和初步审核工作，并及时移交卫生院消防档案管理部门。配合消防档案管理部门做好档案资料的查阅、借阅等工作，确保档案资料的安全使用。按照档案管理要求，做好本科室、部门日常消防安全工作记录，并及时归档。4.档案管理人员职责严格遵守档案管理工作制度，认真履行档案管理岗位职责，确保档案资料的安全和完整。负责消防档案资料的分类、编号、装订、上架等工作，做好档案资料的日常保管和维护。按照规定程序办理档案资料的查阅、借阅、归还等手续，对查阅、借阅情况进行登记。定期对档案资料进行清查盘点，发现问题及时报告并采取相应措施。三、消防档案内容1.消防安全基本情况卫生院基本概况，包括地理位置、建筑面积、科室分布、人员编制等。消防设施设备情况，如消防水源、消防水泵、消火栓、灭火器、自动喷水灭火系统、火灾自动报警系统等的种类、数量、位置及维护保养记录。消防安全管理组织机构及人员职责，包括消防安全责任人、管理人、各科室消防安全员等的名单及职责分工。消防安全制度，如消防安全责任制、消防设施设备管理制度、用火用电用气安全管理制度、火灾隐患排查整改制度、灭火和应急疏散预案等。消防工作记录，包括消防设施设备检查记录、巡查记录、培训记录、演练记录、火灾隐患整改记录等。新建、改建、扩建工程消防设计审核、消防验收以及开业前消防安全检查的相关文件资料。2.消防安全管理情况消防工作开展情况，包括年度消防工作计划、总结，季度消防工作分析报告等。消防设施设备维护保养情况，如维护保养合同、维护保养记录、维修记录及更换零部件清单等。用火用电用气管理情况，包括用火用电用气审批制度、审批记录、现场检查记录等。火灾隐患排查整改情况，包括隐患排查记录、隐患整改方案、整改措施落实情况及复查记录等。灭火和应急疏散预案演练情况，包括演练计划、演练方案、演练总结及演练照片、视频等资料。四、消防档案管理流程1.档案收集各科室、部门应指定专人负责收集本科室、部门的消防档案资料，确保资料的及时、完整。收集的资料应包括日常消防安全工作记录、文件、报告、图纸、照片、视频等各类与消防安全相关的材料。档案资料应按照类别进行初步整理，确保资料的清晰、有序。2.档案整理消防档案管理部门对收集到的档案资料进行集中整理，按照消防安全基本情况和消防安全管理情况两大类别进行分类。在每大类下，再根据具体内容进行细分，如消防安全基本情况可分为卫生院概况、消防设施设备情况等小类；消防安全管理情况可分为消防工作开展情况、消防设施设备维护保养情况等小类。对每份档案资料进行编号、编目，并编制档案目录清单，便于查找和管理。对档案资料进行装订、装盒，确保档案资料的整齐、牢固。3.档案归档整理好的消防档案资料应及时归档，存入专门的档案柜或档案库房。档案应按照类别、时间顺序进行排列上架，便于存放和查阅。建立档案索引，注明档案资料的存放位置，方便快速查找。4.档案保管档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件，确保档案资料的安全保存。定期对档案资料进行检查，查看是否有损坏、霉变、褪色等情况，如有问题及时采取措施进行处理。对电子档案资料应进行备份，存储在安全的存储介质上，并定期进行数据维护，防止数据丢失。5.档案查阅因工作需要查阅消防档案的，应填写《消防档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表经所在科室、部门负责人签字同意后，报消防安全管理人审批。档案管理人员根据审批意见，提供相应的档案资料，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，严禁在档案资料上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案资料的完整。6.档案借阅因特殊原因需要借阅消防档案的，应填写《消防档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、借阅范围等。申请表经所在科室、部门负责人签字同意后，报消防安全责任人审批。档案管理人员根据审批意见，办理档案借阅手续，与借阅人签订《消防档案借阅承诺书》，明确借阅人的责任和义务。借阅人应按照承诺要求，妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期限届满，借阅人应按时归还档案资料，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，如发现问题及时追究借阅人的责任。7.档案销毁对已失去保存价值的消防档案资料，应按照规定程序进行销毁。档案管理人员提出档案销毁申请，填写《消防档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。申请表经消防安全管理人审核，消防安全责任人批准后，方可进行销毁。档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，采用适当的销毁方式，确保档案资料无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人等信息，并由监销人签字确认。五、消防档案信息化管理1.建立消防档案电子数据库将消防档案资料进行数字化处理，录入电子数据库，实现档案资料的电子化存储和管理。电子数据库应具备分类检索、查询统计、数据备份等功能，方便快速查找和使用档案资料。2.档案信息更新维护定期对消防档案电子数据库中的信息进行更新维护，确保数据的准确性和时效性。当消防设施设备发生变更、消防安全管理制度修订、人员调整等情况时，应及时在电子数据库中进行相应的修改。3.数据安全管理采取必要的安全防护措施，保障消防档案电子数据的安全，防止数据泄露、丢失或被篡改。对电子数据库进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。设置用户权限管理，对不同人员的档案查阅、修改等操作进行权限控制，确保数据的安全性。六、消防档案管理监督与考核1.监督检查消防安全管理部门定期对消防档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合制度要求。检查内容包括档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节的工作情况，以及档案资料的完整性、准确性等。对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关科室、部门限期整改。2.考核评价将消防档案管理工作纳入卫生院消防安全工作考核评价体系，对各科室、部门的档案管理工作进行量化考核。考核内容包括