卫生局档案工作管理制度

PAGE卫生局档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强卫生局档案工作的规范化、科学化管理，充分发挥档案在卫生事业发展中的作用，依据《中华人民共和国档案法》以及相关行业标准，结合本局实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局机关各科室、直属事业单位及下属医疗卫生机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则本局档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。3.高效利用原则以服务卫生事业发展为宗旨，积极开发档案信息资源，提高档案利用效率，为各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立卫生局档案管理科，负责全局档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管和统计等日常工作。对档案进行分类编目，编制检索工具，便于档案的查找利用。定期检查档案保管状况，确保档案安全，对破损、褪色等档案及时进行修复或复制。2.科室兼职档案员负责本科室文件材料的收集、整理和初步归档工作，定期向档案管理科移交。协助档案管理科开展档案利用工作，提供本科室相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级文件包括党和国家领导人、卫生部及上级政府部门颁发的与卫生工作相关的文件、指示、规定等。2.本局文件本局制发的各类公文、会议文件、工作计划、总结、统计报表等。3.业务档案医疗卫生业务档案：如医疗机构执业许可、医疗事故处理、疾病预防控制、卫生监督执法等方面的档案。人事档案：干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资等档案材料。财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。基建档案：本局及下属单位基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等文件材料。4.声像档案本局组织的重要会议、活动、调研等形成的照片、录音、录像等资料。5.实物档案本局获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室产生的文件材料，确保齐全完整。2.对于上级文件，要严格按照文件收发登记制度，及时签收、传阅，并做好文件的跟踪催办工作，防止文件积压、丢失。3.业务部门在工作过程中形成的各类档案，应按照业务流程及时整理归档，不得拖延。（三）整理方法1.分类按照档案的性质和内容，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类、基建管理类、声像档案类、实物档案类等若干大类，每大类下再细分若干小类。2.编号为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息，便于管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年完成归档。2.业务档案应在业务工作结束后及时归档。（二）归档程序1.各科室兼职档案员对本科室整理好的文件材料进行初步审核，确保文件齐全、完整、准确，然后向档案管理科移交。2.档案管理科接收各科室移交的档案后，进行再次审核，对不符合要求的档案退回原科室补充完善，审核无误后进行正式归档。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。具体划分标准按照国家档案局和卫生部的相关规定执行。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案安全。2.档案应按照类别、保管期限分别存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案要进行备份，存储在不同介质上，并异地存放，防止数据丢失。五、档案的利用与借阅（一）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、利用本局档案。外单位因工作需要查阅本局档案的，须经本局分管领导批准。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理科查阅档案原件或复印件，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，须填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经科室负责人和档案管理科负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅或借阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.借阅的档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅者的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理科牵头，组织相关业务科室人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。2.鉴定小组应根据档案的保存价值和历史意义，结合本局实际情况，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，编制销毁清册，注明档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.销毁清册经本局分管领导审核批准后，由档案管理科会同纪检监察部门共同进行销毁，并在销毁清册上签字确认。3.销毁档案应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和利用水平。（二）主要任务1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等全过程的信息化管理。2.对纸质档案进行数字化扫描转换，建立电子档案数据库，实现电子档案与纸质档案的同步管理和利用。3.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，确保档案信息安全。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理科定期对各科室档案工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关科室限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立档案工作考核评价机制，将档案工作纳入本局年度绩效考核体系，对各科室档案工作进行量化考核。2.考核内容包括