卫生院应付账款管理制度

PAGE卫生院应付账款管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院应付账款管理，规范应付账款的核算与支付流程，确保卫生院资金的合理使用和财务安全，提高财务管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院在药品采购、设备购置、物资采购、工程建设等业务活动中形成的应付账款管理。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务制度，确保应付账款的核算与管理合法合规。2.准确性原则：准确记录应付账款的发生、偿还等情况，保证财务数据真实可靠。3.及时性原则：及时处理应付账款相关业务，避免逾期付款产生不良影响。4.责任明确原则：明确各部门在应付账款管理中的职责，做到责任到人。二、应付账款的确认与核算（一）应付账款的确认1.采购部门在收到供应商提供的货物或服务并验收合格后，应及时将相关验收单据传递给财务部门。2.财务部门根据采购合同、验收单据等资料，对应付账款进行确认，并按照规定的会计科目进行核算。（二）应付账款的核算内容1.应付账款应按照供应商名称进行明细核算，详细记录每一笔应付账款的金额、发生日期、到期日等信息。2.对于附有现金折扣条件的应付账款，应按照扣除现金折扣前的金额入账，实际发生现金折扣时，冲减财务费用。3.对于因采购退货、折让等原因减少的应付账款，应及时调整账务处理。三、应付账款的审批流程（一）采购申请审批1.各部门根据业务需要提出采购申请，填写采购申请表，注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至分管领导审批。分管领导根据实际情况进行审批，对于金额较大的采购申请，需报院长审批。（二）采购合同签订审批1.采购部门根据审批通过的采购申请，与供应商签订采购合同。采购合同应明确货物或服务的名称、规格、数量、价格、交货日期、付款方式等条款。2.采购合同签订前，需经法务部门或法律顾问审核，确保合同条款合法合规。审核通过后的采购合同提交至分管领导审批，分管领导审批同意后，由院长签字确认。（三）应付账款支付审批1.财务部门在收到采购部门传递的验收单据和采购合同后，对应付账款进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、金额准确性，以及采购合同的执行情况等。2.应付账款支付申请由财务部门填写，注明供应商名称、应付账款金额、付款日期等信息。支付申请经财务负责人审核签字后，提交至分管领导审批。分管领导审批同意后，报院长审批。院长审批通过后，方可进行款项支付。四、应付账款的支付管理（一）支付方式1.卫生院应根据与供应商签订的采购合同约定，选择合适的支付方式。常见的支付方式包括银行转账、支票、商业汇票等。2.在选择支付方式时，应充分考虑资金安全性、支付成本、支付效率等因素。对于金额较大的应付账款，原则上应采用银行转账方式支付。（二）支付时间1.卫生院应严格按照采购合同约定的付款时间支付应付账款，避免逾期付款。如因特殊原因需要延期付款，应提前与供应商沟通协商，并取得供应商的同意。2.对于有现金折扣条件的应付账款，应在规定的付款期限内付款，以享受现金折扣优惠。（三）支付流程1.财务部门根据审批通过的应付账款支付申请，开具付款凭证。付款凭证应注明付款日期、付款金额、付款方式、收款单位等信息。2.付款凭证经财务负责人审核签字后，提交至出纳人员办理付款手续。出纳人员根据付款凭证，通过银行转账、支票等方式将款项支付给供应商，并及时登记银行存款日记账或现金日记账。3.支付款项后，财务部门应及时将付款凭证、发票等相关资料进行归档保管，以备查阅。五、应付账款的对账与清理（一）对账1.财务部门应定期与供应商进行对账，确保应付账款金额的准确性。对账周期一般为每月或每季度。2.对账方式可采用函证、电话沟通、面对面核对等方式。财务部门应编制应付账款对账清单，详细列出应付账款的明细信息，发送给供应商进行核对。供应商核对无误后，应在对账清单上签字盖章确认。3.对于对账过程中发现的差异，财务部门应及时与采购部门沟通协调，查明原因，并进行相应的账务调整。（二）清理1.财务部门应定期对应付账款进行清理，对于已到期但尚未支付的应付账款，应及时督促相关部门办理支付手续。2.对于长期挂账的应付账款，财务部门应进行重点清理。查明原因后，根据实际情况进行处理。如因供应商原因无法支付的应付账款，应及时与供应商协商解决；如因卫生院自身原因导致的长期挂账，应追究相关部门和人员的责任，并进行相应的账务处理。3.每年年末，财务部门应对应付账款进行全面清理，编制应付账款清理报告，报院长和相关部门负责人审阅。清理报告应包括应付账款的总体情况、清理过程、清理结果等内容。六、应付账款的风险管理（一）风险识别1.采购部门应关注供应商的信誉和经营状况，避免因供应商破产、倒闭等原因导致无法支付应付账款。2.财务部门应加强对应付账款的核算和管理，防范因账务处理错误、信息泄露等原因导致的财务风险。3.卫生院应建立健全内部控制制度，加强对应付账款审批流程、支付流程等环节的监督和管理，防范因内部管理不善导致的风险。（二）风险评估1.卫生院应定期对应付账款的风险进行评估，评估内容包括供应商的信用风险、财务风险、经营风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险的应付账款，应采取重点监控、提前预警等措施，降低风险发生的可能性。（三）风险应对1.对于供应商信用风险，采购部门应加强对供应商的信用调查和评估，选择信誉良好、经营稳定的供应商合作。同时，可要求供应商提供担保或保证金，以降低风险。2.对于财务风险，财务部门应加强内部控制，规范账务处理流程，提高财务人员的业务水平和风险意识。同时，应定期进行财务审计，及时发现和纠正财务问题。3.对于内部管理不善导致的风险，卫生院应加强内部监督和考核，明确各部门在应付账款管理中的职责，建立健全责任追究制度。对因工作失误导致应付账款管理出现问题的部门和人员，应进行严肃处理。七、监督与检查（一）内部监督1.卫生院应建立健全内部监督机制，加强对应付账款管理的监督检查。内部审计部门应定期对应付账款的核算、审批、支付等环节进行审计，发现问题及时提出整改意见。2.财务部门应定期对应付账款的管理情况进行自查，确保应付账款管理工作符合本制度的要求。自查结果应形成报告，报院长和相关部门负责人审阅。（二）外部监督1.卫生院应接受财政、审计、税