卫生间物料短缺管理制度

PAGE卫生间物料短缺管理制度一、总则（一）目的为了加强公司卫生间物料管理，确保卫生间物料供应充足，满足员工正常使用需求，提高员工满意度，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有办公区域、生产区域及公共区域的卫生间物料管理。（三）基本原则1.按需供应原则：根据卫生间的实际使用情况和员工数量，合理确定物料需求，确保物料供应既能满足正常使用，又避免浪费。2.及时补充原则：当卫生间物料出现短缺时，应及时进行补充，保证卫生间的正常使用功能不受影响。3.规范管理原则：建立健全物料采购、存储、发放、使用等环节的管理制度，确保物料管理工作规范、有序。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定卫生间物料需求计划，根据卫生间数量、员工人数、使用频率等因素，合理估算各类物料的月、季度、年度需求量。2.统一采购卫生间所需的各类物料，选择合格的供应商，签订采购合同，确保物料质量符合要求。3.建立卫生间物料库存台账，详细记录物料的采购、入库、发放、库存数量等信息，定期进行盘点，保证账物相符。4.负责对卫生间物料的使用情况进行监督检查，及时发现并处理物料短缺、浪费等问题。（二）各部门1.各部门负责人为本部门卫生间物料管理的第一责任人，负责督促本部门员工合理使用卫生间物料，杜绝浪费现象。2.安排专人负责本部门卫生间物料的日常检查，发现物料短缺时及时向行政部门反馈。（三）员工1.员工应自觉遵守卫生间物料使用规定，爱护公共财物，节约用水、用电、用纸等物料。2.发现卫生间物料短缺或设施损坏时，应及时向本部门负责人或行政部门报告。三、物料采购管理（一）采购计划制定1.行政部门应每月对卫生间物料的使用情况进行统计分析，结合历史数据和实际需求，制定次月的物料采购计划。采购计划应明确物料名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.对于季节性需求变化较大的物料，如卫生纸、洗手液等，行政部门应根据季节特点和使用规律，提前做好采购计划调整，确保物料供应不断档。（二）供应商选择1.行政部门应建立合格供应商名录，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。2.在选择供应商时，应进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量管理体系、环保情况等，确保供应商符合相关法律法规和行业标准要求。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物料规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（三）采购实施1.行政部门根据采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应详细注明物料名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.供应商应按照采购订单要求及时组织生产和发货，确保物料按时、按质、按量供应到公司。行政部门应跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题。3.物料到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物料的规格、数量、质量、外观等，确保物料符合采购合同要求。对于验收不合格的物料，应及时与供应商协商处理，要求供应商更换或补货。四、物料存储管理（一）存储地点1.设立专门的卫生间物料仓库，用于存放各类卫生间物料。仓库应保持干燥、通风良好，避免物料受潮、变质。2.物料仓库应划分不同的区域，分别存放卫生纸、洗手液、清洁剂、垃圾袋等不同类型的物料，确保物料分类存放，便于管理和发放。（二）存储方式1.物料应按照规定的存储方式进行存放，如卫生纸应整齐堆放，避免挤压变形；洗手液、清洁剂等液体物料应存放在阴凉、干燥处，防止泄漏。2.对于易燃易爆、有毒有害等危险物料，应按照相关法律法规和行业标准要求进行单独存放，并设置明显的警示标识，确保存储安全。（三）库存盘点1.行政部门应定期对卫生间物料仓库进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点内容包括物料的数量、规格、质量等，确保账物相符。2.在盘点过程中，如发现账物不符的情况，应及时查明原因，进行调整。对于盘盈或盘亏的物料，应填写盘点报告，说明原因和处理意见，报相关领导审批后进行处理。五、物料发放管理（一）发放流程1.各部门因卫生间物料短缺需要领取物料时，应填写物料领用申请表，注明物料名称、规格、数量、领用部门、领用时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.物料领用申请表提交至行政部门后，行政部门仓库管理人员根据库存情况进行审核。如库存充足，应及时发放物料，并在物料领用申请表上签字确认；如库存不足，应告知领用部门并说明预计到货时间或协调解决办法。3.仓库管理人员发放物料时，应按照物料领用申请表上的数量进行发放，并做好发放记录，包括发放时间、发放人员、领用部门、物料名称、规格、数量等信息。发放记录应妥善保存，以备查询。（二）发放标准1.卫生纸的发放标准应根据卫生间的使用频率和员工人数合理确定，一般每个卫生间每天发放一定数量的卫生纸卷。2.洗手液的发放标准应根据季节和使用情况进行调整，夏季可适当增加发放量，以满足员工手部清洁需求。3.清洁剂、垃圾袋等其他物料的发放标准应根据实际使用情况进行合理控制，确保卫生间物料供应充足且不造成浪费。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，如卫生间设施突发损坏需要立即维修，导致物料用量大幅增加时，相关部门可先口头向行政部门申请紧急领用物料，行政部门应及时予以发放，并在事后补办物料领用手续。2.对于因工作需要临时增加卫生间使用人数或使用频率较高的部门，行政部门可根据实际情况适当增加物料发放量，但应做好记录和审批手续。六、物料使用管理（一）使用规范1.员工应按照正确的方法使用卫生间物料，如卫生纸应合理使用，避免浪费；洗手液应适量挤出，洗手后及时关闭水龙头，防止水资源浪费。2.禁止在卫生间内使用卫生间物料进行与清洁卫生无关的活动，如擦拭物品、清洗衣物等。3.各部门应教育引导员工养成良好的物料使用习惯，爱护卫生间设施和物料，发现浪费现象应及时制止并报告。（二）监督检查1.行政部门应定期对卫生间物料的使用情况进行监督检查，检查内容包括物料使用是否符合规范、是否存在浪费现象、卫生间设施是否完好等。2.对于发现的物料浪费行为，行政部门应及时进行制止，并对相关责任人进行批评教育。情节严重的，可按照公司相关规定进行处罚。3.各部门负责人应加强对本部门卫生间物料使用情况的日常监督，确保本部门员工遵守物料使用规定。七、短缺处理措施（一）短缺预警1.行政部门仓库管理人员应密切关注卫生间物料库存动态，当库存数量接近或低于安全库存时，应及时发出短缺预警。2.短缺预警可采用库存报表、短信、邮件等方式通知相关部门负责人，提醒其关注物料短缺情况，并及时采取措施进行处理。（二）应急采购1.当卫生间物料出现短缺且库存无法满足正常使用需求时，行政部门应启动应急采购程序。应急采购应优先选择与公司合作良好、供货速度快的供应商，确保物料能够尽快到货。2.在应急采购过程中，行政部门应简化采购流程，提高采购效率，但仍需确保采购质量和合规性。采购完成后，应及时对采购情况进行记录和总结，分析短缺原因，采取措施避免类似情况再次发生。（三）临时调配1.在物料短缺的情况下，如公司内其他区域卫生间有多余的同类物料，行政部门可进行临时调配，以满足短缺区域的使用需求。2.临时调配物料时，应做好记录和交接手续，确保物料的合理使用和后续管理。八、培训与宣传（一）培训1.行政部门应定期组织卫生间物料管理相关培训，培训对象包括各部门负责人、仓库管理人员、员工代表等。培训内容包括物料管理规定、使用规范、节约意识等方面。2.通过培训，使相关人员了解卫生间物料管理的重要性，掌握物料采购、存储、发放、使用等环节的操作流程和要求，提高物料管理水平和员工节约意识。（二）宣传1.在公司内部通过宣传栏、内部网站、邮件等渠道宣传卫生间物料节约使用的重要性和相关规