公司行政办公标准化操作流程表

公司日常行政办公标准化操作流程指南一、新员工入职流程适用办公场景适用于公司新员工入职手续办理，包括正式员工、实习生、劳务派遣人员等，保证入职环节规范、高效，帮助新员工快速融入工作环境。标准化操作步骤入职准备HR专员*提前1个工作日确认新员工到岗信息，包括姓名、岗位、入职日期，并向行政部发送《新员工入职通知单》。行政部根据通知单准备入职物料：工位（办公桌椅、电脑、固定电话）、办公用品（笔、笔记本、文件夹等）、门禁卡/工牌、员工手册。资料提交与审核新员工到岗当日，向HR专员*提交以下材料原件及复印件：证件号码、学历/学位证、职业资格证；离职证明（应届生提供就业推荐表）；一寸免冠照片2张、银行卡复印件（用于工资发放）。HR专员*核对材料完整性，扫描存档后返还原件，签署《员工信息登记表》。工位与系统开通行政部引导新员工至工位，介绍办公区域布局（茶水间、洗手间、会议室位置），演示办公设备（电脑、打印机、电话）使用方法。IT部根据岗位需求开通企业邮箱、OA系统、内部通讯软件（如企业）等权限，账号信息由HR专员*转交新员工。入职培训与确认HR专员*组织新员工参加入职培训，内容包括：公司文化、规章制度、办公流程、安全须知（消防、用电）。培训结束后，新员工签署《员工确认书》，确认已知晓并遵守公司规定；行政部发放《办公用品领用登记表》，新员工按需领取并签字确认。流程配套表单表单1：新员工入职通知单序号项目内容负责人提交时间1姓名张三HR专员*入职前1日2岗位市场专员HR专员*入职前1日3入职日期2023年10月9日HR专员*入职前1日4所需物料电脑+工牌+门禁卡行政部入职前1日5审批人部门经理*HR专员*入职前1日表单2：员工信息登记表姓名证件号码号联系方式紧急联系人紧急联系方式银行卡号开户行签字张三1101011990010100000李四1390013900062220202000567工商银行XX支行张三执行要点提示新员工入职材料需真实有效，复印件注明“复印件仅供公司使用”；门禁卡/工牌需佩戴在胸前显眼位置，离职时需交回行政部；IT系统权限开通后，HR专员*需在24小时内确认新员工能否正常登录；入职培训需留存签到记录及培训照片，归档至员工档案。二、办公用品申领流程适用办公场景适用于公司各部门员工日常办公所需用品（如文具、耗材、设备配件等）的申领与管理，保证资源合理配置，避免浪费。标准化操作步骤需求提报员工根据工作需要，通过OA系统“办公用品申领”模块填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格、数量、用途。部门负责人审核申领合理性，确认是否为日常工作必需品，避免超量申领。库存核查与发放行政部每日10:00、15:00集中处理申领单，通过库存管理系统核查物品库存：库存充足：直接发放，并在系统中扣减库存；库存不足：联系供应商采购，预计到货时间告知申领人，待到货后发放。申领人至行政部（前台）领取物品，核对名称、数量无误后在《办公用品发放登记表》签字确认。特殊物品申领申领单价500元以上物品（如打印机墨盒、移动硬盘等），需额外填写《特殊物品申批单》，经部门经理、行政主管审批后方可发放。耗材类物品（如A4纸、笔芯）实行“按月定额”管理，各部门每月定额标准由行政部根据人数核定，超额申领需说明理由并经总经理*审批。流程配套表单表单：办公用品申领单申领部门市场部申领人王五申领日期2023年10月9日序号物品名称规格单位申领数量用途1A4纸80g包5日常打印2中性笔0.5mm支10会议记录3打印机墨盒HP901个1部门打印机使用备注墨盒为替换耗材，旧墨盒需交回执行要点提示申领单需填写完整，用途清晰，避免模糊表述（如“办公使用”）；行政部每月5日前公布上月办公用品消耗情况，接受各部门监督；禁止将办公用品私自带出公司，离职时需清领用物品并交回剩余部分；供应商选择需符合公司采购规定，保证物品质量合格、价格合理。三、会议室预订流程适用办公场景适用于公司内部各类会议（如部门例会、项目讨论会、客户接待会等）的场地预订，保证会议室资源合理分配，提升会议效率。标准化操作步骤线上预订申请人通过企业“会议室预订”模块查看会议室实时使用状态，选择所需会议室、时间、参会人数。填写《会议室预订申请表》，注明会议主题、所需设备（投影仪、白板、麦克风、视频会议系统等）、特殊需求（如茶水、横幅）。审核与确认预订提交后，系统自动发送至部门负责人审核（确认会议必要性）；行政部审核会议室资源冲突情况，如遇冲突需与申请人协调调整时间或更换会议室；审核通过后，系统发送预订成功通知至申请人及参会人员，会议室门锁权限自动开放至会议结束时间。会前准备与会后整理会议开始前30分钟，行政部工作人员进入会议室开启设备（投影仪、空调），调试麦克风、视频会议系统等，摆放桌椅、白板笔、便签纸。会议结束后，申请人需清理会场（带走个人物品、关闭设备、整理桌椅），行政部检查确认后收回会议室权限。流程配套表单表单：会议室预订申请表预订部门销售部申请人赵六联系方议主题第三季度客户总结会会议时间2023年10月10日14:00-16:00参会人数15人所需会议室3号会议室（容纳20人）所需设备投影仪、麦克风、白板特殊需求提供瓶装饮用水部门审批同意（部门经理*签字）行政审批同意（行政主管*签字）备注客户方需携带资料执行要点提示会议室预订需提前1个工作日提交，大型会议（20人以上）需提前3个工作日；如需取消预订，需提前4小时在系统中操作，释放会议室资源；禁止在会议室用餐（茶水、小点心除外），避免污染环境；视频会议设备使用前需提前测试，保证网络稳定、音视频清晰。四、文件流转归档流程适用办公场景适用于公司各类正式文件（如通知、报告、合同、制度等）的起草、审核、签发、传递、归档管理，保证文件处理规范、可追溯。标准化操作步骤文件起草起草人根据工作需求撰写文件，内容需准确、简洁、逻辑清晰，格式符合公司《公文写作规范》（字体、字号、页边距等）。文件中涉及数据、日期、金额等信息需核对无误，重要文件需附相关佐证材料（如会议纪要、审批单）。审核与签发起草人通过OA系统提交文件，按审批流程逐级审核：一般文件：部门负责人审核→行政主管审核→总经理*签发；重要文件（如制度、合同）：部门负责人审核→法务部审核→行政主管审核→总经理签发→董事长签发。审核人需在1个工作日内完成审核，提出修改意见的需明确标注，起草人根据意见修改后重新提交。传递与执行签发后的文件由行政部统一编号、打印（红头文件需加盖公司公章），通过OA系统发布至相关部门，纸质版分发至执行人。执行部门需在规定时间内落实文件要求，落实情况及时反馈至行政部，行政部跟踪文件执行进度并记录。归档与管理文件执行完毕后，行政部将纸质版文件（含原件、修改稿、审批单）整理装订，电子版文件分类存储至公司服务器“文件归档”目录。归档文件按“年度-类别-文号”规则编号，如“2023-行政-001”，建立《文件归档登记表》，记录文件名称、编号、归档日期、保管期限。流程配套表单表单：文件审批单文件名称关于2023年国庆节放假安排的通知起草部门行政部起草人钱七文件编号XZ2023-015提交日期2023年9月20日审批流程部门负责人→行政主管→总经理审核意见同意，放假时间需与法定假期一致部门负责人*签字日期2023年9月21日审核意见同意，补充值班安排说明行政主管*签字日期2023年9月22日签发意见同意，按程序发布总经理*签字日期2023年9月23日执行要点提示文件标题需准确反映内容，避免使用“通知”“报告”等模糊标题；审批流程不得越级，如遇特殊情况需说明理由并经上级批准；机密文件需标注“秘密”字样，限定传阅范围，归档后存放于带锁档案柜；文件保管期限：一般文件3年，重要文件10年，永久保存文件（如公司章程）需移交至档案室长期保管。五、固定资产管理流程适用办公场景适用于公司固定资产（如电脑、打印机、办公家具、投影仪等）的采购、领用、调拨、维修、报废管理，保证资产安全、完整，提高使用效率。标准化操作步骤采购申请部门因工作需要新增或更换固定资产，需填写《固定资产采购申请表》，注明物品名称、规格、数量、预估金额、用途。部门负责人审核后提交至行政部，行政部核查现有资产情况，确认无法调剂后提交至采购部，采购部根据《采购管理制度》选择供应商并实施采购。入库与领用固定资产到货后，行政部、采购部、财务部共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量，填写《固定资产验收单》。验收合格后，行政部粘贴资产标签（含编号、名称、领用部门），录入固定资产管理系统，领用人至行政部办理领用手续，签署《固定资产领用登记表》。调拨与维修部门间资产调拨需填写《固定资产调拨单》，经原部门负责人、新部门负责人、行政部审批后，行政部更新资产信息，双方签字确认。资产出现故障时，领用人填写《固定资产维修申请表》，行政部联系维修方（或自行维修），维修完成后验收并记录维修费用。报废与处置资产达到使用年限（如电脑5年、办公家具8年）或无法修复时，由行政部填写《固定资产报废申请表》，附资产现状说明及鉴定意见。经财务部核算残值、总经理*审批后，行政部负责报废处置（如变卖、回收），处置收入交至财务部，更新固定资产管理系统。流程配套表单表单：固定资产领用登记表资产编号ZC202310001资产名称联想台式电脑规格型号ThinkCentreM700领用部门研发部领用人孙八领用日期2023年10月9日资产状态正常保管责任人孙八使用年限5年备注配备显示器1台执行要点提示固定资产需做到“账实相符”，行政部每季度盘点一次，盘点结果报财务部备案；严禁擅自拆卸、转借、处置固定资产，离职时需清领用资产并办理交接手续；维修费用单次超过500元需填写《维修费用审批单》，经部门经理、行政主管审批；报废资产处置需公开透明，变卖需有2人以上在场并签字确认。六、访客接待流程适用办公场景适用于公司外部访客（如客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）的接待管理，展现公司良好形象，保证访客接待有序、安全。标准化操作步骤访客预约业务部门提前与访客确认来访时间、人数、事由、姓名及联系方式，填写《访客预约登记表》，提交至行政部。行政部根据访客级别（如普通客户、重要客户、领导）安排接待区域（会议室、前台接待区）、接待人员（业务对接人+行政陪同人员）。访客接待访客到访当日，前台接待员核对身份信息（证件号码/驾驶证），与预约信息一致后引导至接待区域，提供饮用水、公司宣传资料。业务对接人提前5分钟至接待区迎接，行政部根据访客级别准备茶水、水果（如重要客户），如需参观办公区域，需提前规划路线并征得访客同意。接待与送别会议结束后，业务对接人整理会议资料，行政部协助送访客至公司门口，如访客需乘车，提前联系出租车并协助上车。重要客户送别时，部门经理*或以上领导需陪同，送至公司楼下或电梯口。记录与反馈接待结束后，业务部门填写《访接待记录表》，注明访客反馈意见、需求及后续跟进计划，提交至行政部归档。行政部定期汇总访客接待情况，分析接待需求，优化接待流程。流程配套表单表单：访客预约登记表预约部门销售部预约人周九联系方客姓名李总单位XX科技有限公司职务总经理到访时间2023年10月10日10:00-11:30到访人数2人事由合