行政文书档案管理制度文件分类管理版

行政文书档案分类管理制度文件管理工具模板一、制度目的与适用范围本制度旨在规范单位行政文书档案的分类、整理、归档及利用工作，保证档案的完整性、系统性和安全性，提高档案管理效率，为单位日常运营和决策提供有效支持。适用于本单位及所属各部门在行政管理活动中形成的具有保存价值的纸质、电子文书档案，包括但不限于通知、报告、会议纪要、合同协议、规章制度、人事文件、审计材料等。二、分类管理操作流程（一）文件收集与初步筛选收集责任：各部门指定专人（档案联络员*）负责本部门形成文件的日常收集，保证文件办理完毕后10个工作日内完成初步整理。收集范围：纳入管理的文件需满足“具有查考利用价值”“办理完毕手续齐全”两个条件，草稿、重复文件、无保存价值的临时性材料需剔除。交接登记：档案联络员将收集的文件填写《文件交接清单》（一式两份），与档案管理员核对无误后双方签字确认，一份留存部门，一份交档案室备案。（二）档案分类判定采用“年度-机构-问题”三级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明：一级类目：年度以文件形成自然年度作为划分依据，如“2024年度”“2023年度”，跨年度文件按办结年度归档。二级类目：机构按文件形成或承办部门划分，如“01办公室”“02人力资源部”“03财务部”“04业务部”等（部门代码需提前统一制定并公示）。三级类目：问题在二级类目下按文件内容性质细分，例如：办公室下设“01综合事务”“02会议管理”“03印章管理”；人力资源部下设“01人事任免”“02薪酬管理”“03培训考核”；财务部下设“01预算管理”“02报销凭证”“03审计报告”。特殊情况处理：联合发文文件，按主办部门确定归属；未明确部门的综合性文件（如单位年度工作计划），归入“办公室-综合事务”类。（三）档案编号与登记编号规则：采用“年度代码-机构代码-问题代码-流水号”格式，示例：2024-01-01-001（表示2024年办公室综合事务类第1号文件）。登记要求：纸质档案：填写《档案分类目录登记表》（见附件1），详细记录文件标题、文号、形成日期、页数、保管期限、存放位置等信息；电子档案：在单位档案管理系统内建立对应文件夹，文件名与编号一致，元数据（如作者、关键词）需完整填写。（四）档案整理与归档纸质档案整理：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，破损文件需修补；按文件顺序编写页码（正面编单号，背面编双号，空白页不编号）；使用统一规格档案盒存放，盒面标注“年度-机构-问题-起止流水号”（如“2024-01-01001-010”）。电子档案整理：按分类结构建立层级文件夹，年度-机构-问题三级对应；文件格式需为长期保存格式（如PDF、OFD），避免使用易过时格式（如WPS旧版）；定期备份（每月增量备份、季度全量备份），异地备份介质（如移动硬盘）需存放在专用防磁柜。归档移交：每月25日前，档案联络员*将整理完毕的档案（含纸质及电子版）移交档案室，填写《档案归档移交清单》（见附件2），双方签字确认；档案管理员*在接收后3个工作日内完成档案上架（纸质）或系统入库（电子）并更新目录。（五）档案借阅与利用借阅权限：普通文件：经部门负责人审批后可借阅；涉密文件（如未公开的人事任免、财务数据）：需经分管领导审批，档案管理员*全程陪同借阅。借阅流程：借阅人填写《档案借阅申请表》（见附件3），注明借阅档案名称、编号、用途及归还时间；审批通过后，档案管理员*核对档案无误后出借，借阅期限不超过5个工作日（特殊情况可申请续借，续期不超过3天）；归还时需检查档案完整性，如有损坏或丢失，按《档案管理规定》处理。（六）档案鉴定与销毁定期鉴定：每3年由档案管理部门牵头，组织业务部门、法务人员成立鉴定小组，对到期档案进行价值评估。销毁流程：对确无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》（见附件4），列明档案名称、数量、鉴定意见及销毁理由；报单位负责人审批后，由2人以上（含档案管理员、监销人）共同监销，保证档案彻底销毁（纸质粉碎、电子数据彻底删除）；监销人需在《档案销毁审批表》签字确认，档案留存销毁记录备查。三、分类标准与模板表格（一）档案分类代码表一级类目（年度）二级类目（机构）机构代码三级类目（问题）问题代码2024办公室01综合事务012024办公室01会议管理022024人力资源部02人事任免012024人力资源部02薪酬管理022024财务部03预算管理012024财务部03报销凭证02（二）模板表格附件1：档案分类目录登记表（纸质版）序号分类代码文件标题文号/字号形成日期页数保管期限存放位置（盒号）备注12024-01-01关于2024年春节放假的通知办发〔2024〕1号2024-01-15210年A01-00122024-02-01张三同志职务任免通知人任〔2024〕5号2024-02-201永久B02-005涉密附件2：档案归档移交清单移交部门移交人*接收人*移交日期档案类型数量（份/件）起止编号移交人签字接收人签字办公室李四*王五*2024-03-01纸质152024-01-001-015李四*王五*附件3：档案借阅申请表借阅人*所在部门借阅日期归还日期赵六*业务部2024-03-102024-03-15档案名称及编号借阅用途审批人*审批意见2024-03-01-003（项目合同）项目进度跟进周七*同意借阅附件4：档案销毁审批表档案名称分类代码数量（份）鉴定小组意见销毁理由2021年度季度工作总结2021-01-0120无保存价值超保管期限，内容已无查考意义审批人*监销人*销毁日期备注吴八*郑九*2024-03-20纸质已粉碎四、管理规范与注意事项责任分工：档案管理部门负责制度执行监督、分类标准培训及档案库房管理；各部门档案联络员*负责本部门文件收集、初步分类及移交，保证文件“应归尽归”。保密管理：涉密档案需单独存放，借阅需履行“双人双锁”手续，电子涉密档案需加密存储，严禁通过互联网传输。动态调整：若部门职能调整或新增业务类型，档案管理部门应在1个月内修订分类代码表并通知各部门