商业合同关键信息审查工具及审批表单

商业合同关键信息审查工具及审批表单一、适用业务场景本工具及表单适用于企业各类商业合同的审查与审批流程，具体场景包括但不限于：合作方初次签约：与新增供应商、客户、合作伙伴签订框架协议或具体合同时需对合同主体资格、核心条款进行全面审查；重大业务合作：涉及大额资金（如单笔合同金额超过万元）、长期履行（如履行期限超过1年）或关键资源（如核心技术、独家代理权）的合作合同；合同条款变更：已签订合同的补充协议、修订版或履行过程中重大条款调整的审批；合规性审查需求：根据法律法规（如《民法典》《反不正当竞争法》）或公司内部制度（如《合同管理办法》）要求，需对合同合规性进行专项审核的场景；跨部门协作项目：需采购部、销售部、法务部、财务部等多部门协同参与的合同审批流程。二、审查流程与操作步骤（一）前置准备：合同接收与初步登记合同接收：经办人通过OA系统、邮件或纸质版提交合同文本，需同时提供合作方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书）、合作背景说明（如项目立项批复、前期沟通记录）等附件；信息登记：在《合同审批台账》（见附件1）中登记合同基本信息，包括合同名称、编号、合作方名称、合同金额、签订日期、预计履行期限、经办部门及经办人等，保证后续可追溯。（二）初审：业务部门基础审核主体资格审查：核对合作方营业执照（保证在有效期内）、经营范围（与合同内容匹配）、法定代表人证件号码明；若合作方为授权代表签订，需审核授权委托书（载明授权范围、权限及期限），并确认授权代表身份；特殊行业（如食品、医疗器械）需检查合作方行业许可证件。业务逻辑审核：检查合同标的（货物/服务/项目）是否符合公司业务需求，数量、规格、技术参数等描述是否清晰；确认价款、支付方式（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）是否符合公司定价策略及财务制度；核对履行期限、地点、方式是否与项目计划一致，是否存在逾期履约风险。输出意见：初审部门在《合同审批表》“部门意见”栏填写审核结论（“同意”“修改后同意”“不同意”），并注明修改建议及理由，签字确认后流转至下一环节。（三）复审：法务部合规与风险审查条款合法性审查：依据《民法典》《公司法》等法律法规，检查合同条款是否违反法律强制性规定（如“霸王条款”、非法免责条款）；审核违约责任条款是否明确（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围），是否存在显失公平的对等性条款；确认争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定是否明确、有效（如仲裁机构名称准确、管辖法院符合“原告就被告”原则）。风险点排查：识别知识产权归属（如技术成果、商标使用）是否清晰，是否存在侵权风险；检查保密条款范围、期限及违约责任是否合理，是否覆盖合作全过程；评估不可抗力条款（定义、通知义务、免责范围）是否完备，是否与公司风险承受能力匹配。输出意见：法务部在《合同审批表》“法务意见”栏填写审查结论，对高风险条款需标注“重点提示”，并说明修改依据，签字后流转至财务部。（四）会签：财务部与相关部门协同审核财务部审核：核对合同金额、付款方式与公司预算是否匹配，是否符合《资金支付管理办法》；审查发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间及付款节点是否合规，是否存在税务风险；评估履约保证金、质保金等条款的合理性，保证资金安全。其他部门会签：涉及采购的合同，需采购部确认供应商资质及价格公允性；涉及技术开发的合同，需技术部确认技术可行性及成果交付标准；涉及人力资源的合同（如服务外包），需人力资源部确认用工合规性。输出意见：各部门在《合同审批表》“会签意见”栏签署意见，财务部需明确“资金安排可行”或“建议调整付款条件”。（五）终审：管理层决策与批准审批层级划分：一般合同（金额≤万元）：由分管业务副总审批；重大合同（金额＞万元或涉及核心资源）：由总经理审批；特别重大合同（金额＞X万元或战略级合作）：提交总经理办公会集体审议。审批要点：管理层重点审查合同商业价值、风险收益比、是否符合公司战略规划，结合各部门意见最终决策。输出意见：审批人在《合同审批表》“审批意见”栏签署“批准”“修改后批准”或“不批准”，并注明理由，审批完成后流转至经办部门。（六）结果反馈与归档意见反馈：经办部门根据审批意见与合作方沟通修改，修改后需重新履行审查流程（仅针对修改条款）；若审批“不通过”，需及时终止合作并说明原因。合同签署与归档：审批通过后，按公司《合同管理办法》加盖合同章，正本由行政部统一归档，电子版同步存入合同管理系统，保存期限不少于合同履行完毕后5年。三、审批表单模板附件1：合同审批台账（示例）合同编号合同名称合作方名称合同金额（元）签订日期履行期限经办部门经办人审批状态归档日期CG-2024-001设备采购合同科技有限公司500,0002024-03-012024-03-01至2024-08-31采购部某已批准2024-03-05CG-2024-002软件服务协议信息技术有限公司1,200,0002024-03-102024-04-01至2025-03-31技术部某审核中-附件2：合同审批表（核心内容）一、合同基本信息项目内容合同名称合同编号合作方全称合作方统一社会信用代码合同类型□采购□销售□服务□合作开发□其他______合同金额（元）大写：_________________________小写：_______履行期限自_年_月_日至_年__月__日合同签订地点主要标的物/服务描述附件清单1.合作方营业执照复印件2.授权委托书3._______二、审查意见审查环节审查部门/人审查日期审查意见（可附页）签字经办部门初审法务部复审财务部会签其他部门会签（如采购部/技术部）管理层终审□分管副总□总经理□总经理办公会三、审批结论□同意签订，按流程盖章□修改后同意（修改内容：________________________________________________）□不同意（原因：________________________________________________）备注：本合同审批完成后，正本__份，交__部门存档；副本__份，交__部门留存。四、审查要点与风险提示（一）核心审查要点主体资格：合作方需具备完全民事行为能力，营业执照真实有效，特殊行业需持相关许可证件，避免与“空壳公司”“失信被执行人”合作；条款完整性：合同需包含标的、数量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等核心要素，避免条款缺失导致争议；数据准确性：合同金额、数量、日期、账号等关键信息需反复核对，保证大小写一致、无涂改；责任对等性：违约责任条款需明确双方权利义务，避免“单方面免责”或“责任不对等”（如仅约束我方违约责任，对合作方违约责任模糊化）；合规性：遵守行业监管规定（如金融行业需符合《商业银行法》要求），避免涉及“非法经营”“商业贿赂”等法律风险。（二）常见风险提示主体风险：合作方超越经营范围签订合同，或授权委托书过期、无授权范围，可能导致合同无效；条款风险：约定“争议由合作方所在地法院管辖”可能增加诉讼成本，建议优先选择“合同签订地法院”或“仲裁机构”；履行风险：未约定“质保期”“验收标准”或“逾期付款违约金计算方式”，可能导致后期维权困难；保密风险：保密条款未明确“保密范围”“期限”及“泄密责任，可能导致商业秘密泄露；印章风险：保证合同加盖合作方“合同专