综合办公室文件归档管理规范

综合办公室文件归档管理规范一、规范目的与适用范围为规范综合办公室及各部门文件资料的归档管理，保证文件资料的完整性、安全性及可追溯性，提高办公效率，特制定本规范。本规范适用于综合办公室、各部门在日常工作中形成的具有保存价值的各类纸质文件、电子文件（含邮件、扫描件等）的归档管理，涵盖行政文件、项目文件、会议文件、合同文件、制度文件等类型。二、文件归档全流程操作指引（一）文件分类：明确归档范围与类别归档范围确认凡是反映部门主要职能活动、工作部署、执行过程及结果的文件材料，均需归档。具体包括：上级单位发来的需要贯彻执行的文件（含通知、批复等）、本单位形成的正式文件（含请示、报告、会议纪要等）、部门间往来的重要函件、项目全周期文件（立项、合同、验收等）、会议材料（议程、签到表、纪要等）、具有保存价值的合同协议、制度规范、统计分析报表等。以下材料不归档：重份文件、事务性便条、未经正式审批的草稿、无参考价值的临时性材料、已过保存期限且无继续保存价值的文件。文件类别划分按文件性质与来源分为以下类别（可根据部门实际调整）：行政类：年度工作计划/总结、请示报告、通知通报、会议纪要、值班记录等；项目类：项目立项文件、可行性研究报告、合同协议、过程管理资料、验收报告等；会议类：各类会议的议程、签到表、发言材料、会议记录（含录音/录像文字版）等；合同类：各类业务合同、补充协议、审批单等；制度类：单位内部制定的各类管理办法、规定、细则等；其他类：无法归入上述类别的特殊重要文件（如荣誉证书、资质文件等）。（二）文件整理：规范文件基础信息文件完整性检查检查文件是否包含、附件、审批签章（含电子签章）等必要要素，保证无缺页、漏项。对于成套文件（如项目文件），需检查各环节文件是否齐全（如立项、执行、验收文件对应完整）。文件规范化处理纸质文件：去除订书针、回形针等金属夹具，对破损、褶皱文件进行平整修复，重要文件需复印后将原件归档（复印件注明“复印件”并加盖公章）；电子文件：统一转换为PDF格式（如原文为Word/Excel等，需保留可编辑版本备份），文件名规范为“文件名-形成日期-部门”（如“2024年度工作计划-20240101-综合办公室”）；文件排序：同一类文件按形成时间先后顺序排列，或按文件逻辑关系（如项目文件按“立项-执行-验收”流程）排序。（三）文件编号：建立唯一标识编号规则采用“年度-部门代码-文件类别代码-流水号”格式，具体规则年度：文件形成年份（如2024）；部门代码：用部门名称首字母缩写（如综合办公室为“ZH”，人力资源部为“RL”）；文件类别代码：用类别名称首字母缩写（如行政类为“XZ”，项目类为“XM”）；流水号：当年度该部门该类文件的顺序号，从001开始编号（如2024年综合办公室第1份行政类文件编号为“2024-ZH-XZ-001”）。编号操作由文件形成部门负责编号，填写《文件归档登记表》时同步记录编号；电子文件编号需与纸质文件一致，并在文件属性中添加“编号”字段标注。（四）文件装订与封装纸质文件装订采用左侧胶装或线装方式，保证文件牢固、平整，不遮挡文字内容；超过A4纸大小的文件（如图纸、报表），按A4规格折叠，折叠后文字方向一致，便于查阅；每份加装统一格式的《文件归档封面》（模板见附件1），封面包含文件名称、编号、形成部门、归档日期、保管期限、经手人等信息，填写清晰、无涂改。电子文件封装电子文件按编号建立文件夹，同一份文件的PDF版、可编辑版、附件等存放于同一文件夹内；重要电子文件需刻录成不可擦写光盘（一式两份），并在光盘标签上标注编号、文件名称、形成日期等信息，与纸质档案同步归档。（五）归档登记与台账管理填写《文件归档登记表》每份文件归档时，由经办人填写《文件归档登记表》（模板见附件2），包含以下信息：归档日期、文件编号、文件名称、形成部门/人、页数/件数、密级（普通/秘密/机密）、保管期限、存放位置（档案柜编号-层数-格口）、经手人、备注等；登记表需经部门负责人审核签字后，与档案一并移交综合办公室。建立电子台账综合办公室收到档案后，1个工作日内将《文件归档登记表》信息录入电子档案管理系统（如用Excel或专业档案管理软件），实现纸质档案与电子台账一一对应；电子台账需包含纸质档案的所有字段，并支持按编号、名称、部门、日期等关键词检索。（六）档案入库与存放管理存放位置规划档案柜按“年度-部门-类别”分区存放，柜体张贴标签（如“2024年度-综合办公室”）；密级档案（秘密、机密）存放在带锁的保密柜内，由专人保管；电子档案存储介质（光盘、移动硬盘）存放在防潮、防磁的专用柜中。入库检查综合办公室档案管理员接收档案时，需检查文件是否完整、编号是否正确、装订是否规范，确认无误后在《文件归档登记表》“接收人”栏签字，并将一份返还形成部门存档。（七）档案借阅与利用借阅流程因工作需要借阅档案时，借阅人填写《文件借阅登记表》（模板见附件3），注明借阅文件编号、名称、借阅事由、借阅期限、借阅人及部门；普通档案需经部门负责人审批，密级档案需经综合办公室负责人及分管领导审批；档案管理员审批通过后，办理借阅手续，借阅期限一般不超过7天，如需续借需提前2天申请。借阅注意事项借阅人仅可在指定区域查阅档案，不得带出档案室（特殊情况需经分管领导批准，并填写《档案外借审批表》）；严禁涂改、勾画、抽取、撤换档案，严禁擅自复制、拍摄档案（如需复制，需经综合办公室批准并加盖“档案复制”章）；借阅归还时，档案管理员需检查档案完整性，确认无误后注销借阅记录。（八）档案鉴定与销毁保管期限界定根据文件价值确定保管期限，分为永久（如单位发展规划、年度总结等）、长期（10年以上，如项目文件、合同等）、短期（3-5年，如事务性通知、会议签到表等）。到期鉴定与销毁综合办公室每年年底组织档案鉴定小组（由办公室负责人、部门代表、档案管理员组成），对到期档案进行鉴定，确认无继续保存价值后，填写《文件销毁审批表》（模板见附件4），经分管领导审批后实施销毁；销毁时需由2人以上监销，保证档案信息无法恢复，监销人签字确认后，《文件销毁审批表》存档备查；具有重要价值或涉密信息的档案，销毁时需符合保密管理规定，采用粉碎或焚烧等方式。三、归档管理常用模板附件1：文件归档封面文件名称文件编号形成部门归档日期年月日保管期限密级普通/秘密/机密经手人备注附件2：文件归档登记表归档日期文件编号文件名称形成部门/人页数/件数密级保管期限存放位置（柜-层-格）经手人备注附件3：文件借阅登记表借阅日期文件编号文件名称借阅事由借阅期限借阅人部门审批人归还日期备注附件4：文件销毁审批表申请部门申请日期文件名称文件编号页数/件数保管期限销毁原因（可附说明）鉴定人意见签字日期部门负责人意见签字日期综合办公室意见签字日期分管领导审批签字日期监销人销毁日期四、执行过程中的关键要点提醒及时性要求：文件应在办理完毕后30日内完成归档，避免因拖延导致文件丢失或破损。编号唯一性：同一份文件不得重复编号，编号变更需经综合办公室审核，保证台账与实物一致。密级管理：涉密文件需在形成时标注密级，按保密规定单独存放，借阅需严格审批，严禁非涉密人员接触。电子档案备份：电子档案需定期（每季度）备份至服务器或云端，防止因设备故障导致数据丢