办公设备维护与保养计划模板

办公设备维护与保养计划模板一、适用范围与核心目标二、模板使用步骤详解（一）第一步：梳理设备清单，建立基础台账设备信息收集：统计办公区域内所有需维护的设备，记录设备名称、型号/规格、品牌、购置日期、当前使用状态（正常/维修中/闲置）、存放位置等信息。设备分类标记：按设备重要性（核心业务设备/辅助办公设备）、使用频率（高频/中频/低频）进行分类，便于后续制定差异化的维护周期。台账存档：将设备清单整理为电子台账（如Excel表格），标注唯一设备编号（如“设备-部门-序号”），保证每台设备可追溯。（二）第二步：制定维护周期，明确时间节点根据设备说明书、使用频率及厂家建议，为不同类别设备设定维护周期，参考示例高频使用设备（如部门打印机、日常办公电脑）：每周1次基础维护，每月1次深度维护；中频使用设备（如投影仪、会议室空调）：每2周1次基础维护，每季度1次深度维护；低频使用设备（如碎纸机、备用投影仪）：每月1次基础维护，每半年1次深度维护。注：特殊设备（如大型复印机）需严格遵循厂家专业维护周期要求。（三）第三步：细化维护内容，区分基础与深度维护基础维护（日常/定期）：以清洁、检查为主，无需专业工具，可由设备使用人或指定人员执行，内容包括：设备表面清洁（外壳、显示屏、进纸口等）；简易功能测试（打印/复印测试、开关机检查、连接线缆稳固性检查）；耗材状态查看（如打印机墨盒/硒鼓余量、空调滤网清洁）。深度维护（专业/定期）：需由专业技术人员或经过培训的人员执行，内容包括：内部清洁（如打印机内部纸屑清理、投影仪滤网更换、电脑主机除尘）；核心部件检查（如复印机感光鼓磨损情况、空调制冷剂压力、电脑硬盘健康状态）；耗材更换（如墨盒/硒鼓更换、空调滤网更换、碎纸刀刃打磨）；功能校准（如打印机色彩校准、投影仪对焦调试）。（四）第四步：分配责任到人，建立协作机制明确责任人：每台设备指定1名“日常维护责任人”（一般为使用人）和1名“专业维护对接人”（一般为行政部或IT部人员*），并在台账中标注。职责划分：日常维护责任人：负责基础维护操作、填写《设备维护记录表》、反馈设备异常；专业维护对接人：负责联系外部维修厂商、协调深度维护时间、审核维护记录。跨部门协作：涉及多部门使用的设备（如会议室投影仪），由行政部牵头明确各部门维护轮值职责。（五）第五步：记录与反馈，优化维护计划填写维护记录：每次维护后，由执行人填写《设备维护保养计划表》（见下文模板），记录维护日期、内容、执行人、设备状态及备注（如更换配件、故障说明）。定期复盘：每季度由行政部/IT部组织设备维护复盘会，分析故障率高、维护成本大的设备，评估维护周期合理性，动态调整维护计划。异常处理：若维护中发觉设备存在严重故障或安全隐患，需立即停机并上报，同时启动备用设备（如有），保证办公不受影响。三、设备维护保养计划表模板序号设备名称型号/规格所属部门责任人维护周期（基础/深度）本次维护日期维护内容（勾选或填写）执行人设备状态（正常/异常/待修）备注（更换配件/故障说明）1激光打印机HPM404dn市场部张*每周/每月2024-03-15□清洁表面□清理内部纸屑□测试打印□更换硒鼓李*正常硒鼓余量30%2投影仪EpsonCB-X05行政部王*每两周/每季度2024-03-10□清洁镜头□检查滤网□测试对焦□更换滤网赵*正常滤网已更换3办公电脑Dell3900财务部刘*每周/每月2024-03-12□清洁主机除尘□系统优化□病毒查杀□硬盘检查陈*异常硬盘健康度下降，建议备份数据……………四、使用过程中的关键注意事项（一）设备分类与维护周期匹配避免“一刀切”：核心业务设备（如财务部打印机、客服部电话系统）需缩短维护周期，低频使用设备可适当延长，但需保证闲置设备每月至少通电测试1次，防止部件老化。新设备与旧设备区分：新设备（购置1年内）以日常检查为主，旧设备（使用3年以上）需增加深度维护频次，重点关注易损部件（如打印头、风扇）。（二）维护内容具体化，避免笼统描述填写“维护内容”时，避免使用“正常维护”“检查设备”等模糊表述，需明确具体操作，如“清理打印机进纸轮纸屑”“更换空调办公室滤网”，便于追溯执行情况。涉及耗材更换的，需记录耗材型号（如“HP88A黑色硒鼓”）、更换数量及剩余耗材信息，避免重复采购或短缺。（三）责任到人，避免管理真空日常维护责任人离职或调岗时，需及时更新台账，并完成设备维护交接（包括设备状态、维护记录、耗材余量等），保证责任无缝衔接。外部维修厂商需提前审核资质（如营业执照、维修案例），维修后需由专业维护对接人验收并签署《维修确认单》，留存维修记录备查。（四）记录完整性与数据安全维护记录需保存至少2年，电子台账需定期备份（如每月1次），防止数据丢失；涉及敏感信息的设备（如财务部电脑），维护前需确认数据已加密或备份，避免信息泄露。定期对维护记录进行分析，统计设备故障率、高频故障类型（如“卡纸”“无法连接”），为设备更新采购提供数据支持。（五）安全规范优先进行设备内部清洁（如电脑主机、复印机