学生心理健康档案管理手册

学生心理健康档案管理手册前言学生心理健康是其全面发展的基础，也是学校教育工作的重要组成部分。建立和规范学生心理健康档案（以下简称“心理档案”），是系统开展心理健康教育与服务、科学评估学生心理状况、有效进行危机干预、促进学生健康成长的关键环节。本手册旨在为学校心理健康教育工作者及相关人员提供一套科学、规范、可操作的心理档案管理指导方案，以期更好地服务于学生心理健康促进工作。本手册的制定，依据国家及地方关于未成年人心理健康教育的相关法律法规与指导意见，结合学校教育教学实际，注重专业性与实用性的统一。全体相关人员在执行过程中，应严格遵守本手册规定，确保心理档案管理工作的严肃性、规范性与保密性。一、基本原则（一）保密性原则心理档案内容涉及学生个人隐私及敏感信息，是档案管理工作的核心原则。所有接触档案的人员必须严格遵守保密纪律，不得随意泄露、传播档案内容。档案的建立、查阅、使用、保管等各个环节均需采取严格的保密措施。（二）客观性原则档案材料的收集与记录应基于事实，客观反映学生心理状况。避免主观臆断、猜测或加入个人情感色彩。评估工具的选用应科学合理，评估过程应规范标准。（三）发展性原则学生心理发展是一个动态过程。心理档案不仅要记录学生当前的心理特征和状况，更要关注其发展变化趋势。档案内容应随学生成长和环境变化适时更新，以全面反映其心理发展轨迹。（四）教育性原则心理档案的建立与管理应以促进学生心理健康发展和人格完善为根本目的。档案的使用应服务于心理健康教育、咨询辅导、危机干预及教育教学改进，而非用于对学生的标签化或歧视。（五）系统性原则心理档案的建立应涵盖学生在校期间心理发展的主要方面，形成一个相对完整的体系。档案的管理应遵循一定的工作流程和规范，确保材料的完整性、连续性和有序性。二、心理档案的建立与内容构成（一）建档对象与时机1.对象：原则上为在校全体学生。2.时机：*新生入学后：在入学后一段时间内（如一个月内），集中进行基础信息收集与心理健康状况筛查，为每位新生建立初始心理档案。*转学生：转入后一周内，参照新生标准建立档案，并尽可能衔接其原学校的相关心理资料（需遵守保密原则及相关规定）。（二）档案内容构成心理档案内容应全面、客观、有针对性，主要包括以下几个方面：1.学生基本信息*姓名、性别、出生日期、民族、班级、学号。*家庭基本情况（如家庭成员构成、主要监护人联系方式、家庭教养方式简述等，以学生自愿提供和必要了解为前提）。*既往重大疾病史、精神疾病家族史（需注意保密及收集方式的恰当性）。2.心理健康状况筛查与评估资料*入学心理健康普查结果及分析报告。*定期或不定期心理测评结果（如症状自评、个性特征、学习适应性、情绪状态等）。*心理行为问题筛查记录及初步判断。3.心理咨询与辅导记录*咨询预约登记表。*每次咨询的详细记录（包括咨询时间、地点、主诉、主要问题表现、咨询过程、干预策略、咨询小结、下次咨询计划等）。*咨询过程中形成的相关材料（如学生的绘画、书信等，需征得学生同意）。*咨询转介记录（若有），包括转介原因、转介机构、联系方式、后续反馈等。4.心理危机干预记录*危机事件发生的时间、地点、经过。*危机评估结果。*干预措施、过程记录及效果评估。*后续追踪与支持记录。*与家长/监护人的沟通记录。5.心理健康教育参与及反馈*参与心理健康课程、团体辅导、心理讲座等活动的记录。*学生在心理健康活动中的表现与反馈。6.其他相关材料*教师、家长等关于学生心理行为表现的观察与反馈（需客观记录，并注意信息来源的多元性）。*学生自我成长报告、心得感悟等反映其心理发展的材料。*对学生心理发展具有重要影响的生活事件记录（如重大变故、获奖等，以学生自愿分享或必要了解为原则）。三、心理档案的管理流程（一）材料收集1.信息采集：通过问卷调查、心理测评、访谈、观察、学生自陈、教师与家长反馈等多种途径收集信息。2.自愿与知情同意：除法律法规规定必须收集的信息外，涉及个人敏感信息的收集应征得学生本人（未成年学生需同时征得其家长/监护人）的知情同意。3.多方协作：心理健康教育教师负责牵头，班主任、学科教师、学生管理部门等应积极配合，提供客观信息。（二）材料整理与归档1.审核：对收集到的材料进行真实性、完整性审核。2.分类：按照档案内容构成进行分类整理。3.编码与编号：为便于管理和保密，可对档案进行匿名化编码或编号。4.建档：使用统一规格的档案盒或电子化档案系统进行存储，做到目录清晰，查阅方便。（三）保管与存储1.实体档案：应存放在专用、带锁的档案柜中，置于安全、干燥、通风、避光的环境。2.电子档案：应建立专用的加密数据库或档案管理系统，设置访问权限，定期备份，防止数据丢失或泄露。3.专人负责：档案应由经过专业培训的心理健康教育教师或指定专人负责管理。（四）查阅与借阅1.查阅权限：*心理健康教育教师因工作需要可查阅所负责学生的完整档案。*班主任、相关任课教师因教育教学需要，经心理健康教育部门负责人批准，可查阅学生档案中与教育教学直接相关的部分信息（需严格控制范围）。*学校领导因工作需要查阅，需履行相应审批手续。*非本校工作人员原则上不得查阅学生心理档案。确因特殊情况（如司法调查）需要查阅，须持有效证件及单位证明，经学校主管领导批准，并由心理健康教育教师陪同查阅。2.查阅登记：建立查阅登记制度，记录查阅人、查阅时间、查阅内容、查阅目的、审批人等信息。3.借阅规定：心理档案原则上不得带出档案保管室。确需带出，须经心理健康教育部门负责人批准，限期归还，并确保档案安全。4.保密承诺：所有查阅人员必须签署保密承诺书，承诺对查阅内容严格保密。（五）更新与补充1.动态更新：心理档案应根据学生心理发展变化和新的信息及时进行补充和更新，确保档案的时效性和准确性。2.定期整理：每学期或每学年对档案进行一次系统整理和核对。（六）转移与销毁1.档案转移：学生转学、毕业时，其心理档案的处理需谨慎。*毕业学生档案：可封存后由学校统一保管一定年限（参照相关档案管理规定），或在征得学生本人（及家长/监护人，若未成年）同意后，将部分非敏感性、有助于其后续发展的资料（如成长报告）交由学生本人带走，核心心理评估和咨询记录一般由学校留存。*转学学生档案：一般不随学籍档案直接转移。如接收学校有需求，可在征得学生及家长/监护人同意后，由本校心理健康教育教师与接收学校心理健康教育教师进行点对点的、加密的信息沟通，而非直接移交原始档案。2.档案销毁：对于达到保管年限且无继续保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。*销毁审批：由档案管理员提出销毁申请，经心理健康教育部门负责人及学校主管领导批准后执行。*销毁记录：详细记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、地点、批准人、监销人等信息。*销毁方式：确保信息无法复原，可采用粉碎等方式，并由两人以上监销。四、心理档案的使用规范（一）使用目的心理档案的使用仅限于促进学生心理健康发展、实施心理健康教育与辅导、进行教育教学研究等合法目的。严禁用于任何形式的歧视、惩罚学生或其他不当用途。（二）信息反馈与沟通1.向学生反馈：心理健康教育教师应根据咨询进展和学生的心理状况，适时、恰当地将部分评估结果和积极信息反馈给学生本人，帮助其自我认知和成长。2.向家长/监护人反馈：对于未成年学生，在保护学生隐私的前提下，应就其心理发展状况与家长/监护人进行必要的沟通与反馈，共同促进学生心理健康。反馈时应注意方式方法，避免引起不必要的恐慌或误解。3.向教师反馈：在征得学生（及家长/监护人，若未成年）同意，或为了更好地帮助学生且不会对学生造成伤害的前提下，心理健康教育教师可与班主任及相关任课教师就学生的心理特点、需要注意的教育方式等进行沟通，提供教育建议。（三）研究与统计在进行教育科学研究或数据统计分析时，如需使用心理档案数据，必须对数据进行匿名化处理，确保不泄露任何个人身份信息。研究成果发表时，不得包含任何可能识别出个体的信息。五、保密原则与责任追究（一）保密原则保密是心理档案管理的生命线。所有接触、使用心理档案的人员必须严格遵守国家相关法律法规，恪守职业道德，对档案内容严格保密。不得向无关人员泄露学生的任何心理信息，严禁将档案内容作为闲聊话题或在公开场合传播。（二）保密例外以下情况不受保密限制，但仍需遵循最小化披露原则：1.学生有明确的自伤、自杀风险或伤害他人的危险时，应立即向学校主管领导报告，并及时通知其家长/监护人，必要时寻求专业危机干预机构或公安机关的帮助。2.涉及违法犯罪行为，受到司法机关调查时，应按法定程序提供相关信息。3.法律法规另有规定的情形。（三）责任追究对于违反本手册规定，造成学生心理档案信息泄露、丢失、滥用，或因管理不当对学生造成不良影响或伤害的，学校将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、纪律处分，构成违法的，将依法追究法律责任。六、人员职责与专业要求（一）心理健康教育教师/档案管理员职责1.负责学生心理档案的建立、收集、整理、保管、更新、查阅、转移和销毁等全过程管理工作。2.严格执行保密制度，确保档案安全。3.对档案材料的真实性、完整性负责。4.为学校领导、教师提供基于档案的、科学的教育建议。5.定期对档案管理工作进行总结和改进。（二）专业要求1.具备良好的职业道德和敬业精神，严守保密纪律。2.具备心理学、教育学等相关专业知识背景，经过心理档案管理专业培训。3.掌握心理测评、咨询辅导等专业技能。4.具备一定的组织协调能力和文字表达能力。5.熟悉相关的法律法