单位印章交接管理表格与操作规范

印章作为单位对外行使权力、承担责任的重要凭证，其交接管理的规范性直接关系到单位运营的安全性与合规性。在人员变动、岗位调整等场景下，印章的交接环节若出现疏漏，极易引发法律风险与管理混乱。本文结合实务经验，从交接表格的科学设计与交接流程的标准化操作两方面，系统梳理单位印章交接管理的核心要点，为单位印章管理提供可落地的操作指引。一、印章交接管理表格的设计与应用印章交接表格是固化交接行为、明确责任边界的基础载体，其设计需兼顾信息完整性、责任追溯性与操作便捷性，核心要素应包含以下维度：（一）基础信息栏：明确交接主体与客体1.交接基本信息交接日期（精确至年月日）交接事由（如岗位调整、离职、临时授权等）印章类型（区分公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等）印章编号（若单位对印章实行编号管理）2.交接双方信息移交人：姓名、部门、职务、联系方式接收人：姓名、部门、职务、联系方式监交人：姓名、部门、职务（监交人需为双方共同上级或单位指定的印章管理负责人）（二）印章状态与物品栏：确保交接标的清晰可追溯1.印章明细需逐项列明交接印章的名称（如“XX有限公司公章”“XX部门专用章”）、材质（牛角、铜质、橡胶等）、规格尺寸（直径或长/宽）。特别提示：对于电子化印章（如Ukey、电子签章设备），需注明设备型号、序列号及绑定账户信息。2.附属物品印盒、印泥、保管箱钥匙或密码、电子印章的密码信封等随章物品需单独列明，避免遗漏。3.印章状态确认设置“印章完好性”栏目，由移交人、接收人共同核对后勾选（如“完好无损”“轻微磨损”“需维修”等），对有瑕疵的印章需在备注栏详细描述（如“边缘有缺口”“印文字迹模糊”）。（三）交接过程与责任栏：强化流程严肃性1.交接核对记录包含“移交人陈述”（如“所移交印章均为单位在用有效印章，无外借、复制或使用异常记录”）、“接收人确认”（如“已核对印章数量、状态与实物一致”）两项声明式内容，需由双方手写签字确认。2.监交意见监交人需对交接过程的合规性进行审核，填写“监交意见”（如“本次交接程序符合单位印章管理规定，交接内容真实有效”）并签字。3.备注与附件用于记录特殊情况（如交接时发现印章与登记信息不符、需延后完成的未尽事宜等），可附印模留样、电子印章授权截图等作为佐证材料。（四）表格流转与存档要求交接完成后，表格需经移交人、接收人、监交人三方签字并加盖单位印章管理部门公章，一式三份（移交人、接收人、单位档案管理部门各执一份），存档期限应不短于印章停用后五年。二、印章交接操作规范：全流程风险防控表格是形式，流程是核心。印章交接需严格遵循“事前审批、事中核对、事后备案”的原则，确保每一步操作都有章可循、有据可查。（一）交接前准备：明确责任边界1.移交方准备梳理需交接印章清单，与单位《印章保管登记表》核对一致，确保无遗漏或私藏；清理印章使用记录（如电子台账、纸质用印登记本），对未结清的用印事项需单独列出说明；若为电子印章，需提前解绑个人权限、重置初始密码，并导出历史使用日志备查。2.接收方准备熟悉单位印章管理制度，明确接收印章的保管责任与使用权限；检查印章保管场所（如保险柜、带锁文件柜）的安全性，确保符合单位存放标准。3.管理部门职责审核交接事由的合规性（如人事变动需附任免通知），指定监交人并明确监交职责；准备空白交接表格，提前向交接双方告知表格填写规范与交接流程。（二）交接过程控制：多维度核对与确认1.实物核对移交人、接收人、监交人共同在场，逐一清点印章数量，核对印章名称、规格与《印章保管登记表》是否一致；对印章外观进行检查，确认无破损、变形、刻字模糊等问题，电子印章需现场测试设备能否正常使用。2.印模留存与比对交接时应现场加盖印模（建议使用不易褪色的印泥），与单位预留印模（如开户银行备案印模、档案室存档印模）进行比对，确保印章真实性；印模需粘贴于交接表格指定位置，并由三方签字确认“印模与实物一致”。3.信息同步与培训移交方向接收人详细说明印章使用范围、审批流程、注意事项（如不得带离办公场所、不得在空白文件上用印等）；若涉及电子印章系统操作，需现场演示登录、用印、日志查询等功能，确保接收人掌握操作技能。（三）交接后管理：闭环与追溯1.表格签署与存档交接双方在表格上签字确认，监交人签署监交意见后，由管理部门审核并加盖部门公章；接收人需在交接完成后1个工作日内，将表格提交单位档案管理部门存档，同时更新《印章保管登记表》的保管人信息。2.异常情况处理若发现印章数量不符、印模不一致或存在破损，应立即暂停交接，由监交人记录异常情况并上报单位负责人，待问题解决后方可继续；对于交接时无法当场解决的争议（如移交人主张印章曾外借但无记录），需形成书面说明，经三方签字后作为交接附件，后续由管理部门调查处理。3.监督与抽查单位印章管理部门应定期（如每季度）对交接记录进行抽查，核对《印章保管登记表》与实际保管人是否一致，确保交接流程得到有效执行。三、规范交接的核心原则：责任到人、全程留痕印章交接的本质是责任的转移，其核心目标是通过标准化流程降低管理风险。实践中，需始终坚持“三个明确”：明确交接主体的责任（移交人对移交前的用印行为负责，接收人对移交后的行为负责）、明确监交人的监督责任（对交接过程的真实性、合规性负责）、明确管理部门的审核责任（对交接流程的完整性、表格填写的规范性负责）