酒店用品采购合同范本及注意事项

酒店用品采购合同范本及注意事项酒店用品的采购是酒店管理中至关重要的一环，其质量、价格、供应稳定性直接关系到酒店的运营成本、服务质量乃至宾客满意度。一份严谨、周全的采购合同，不仅是供需双方权利义务的明确约定，更是保障采购活动顺利进行、防范潜在风险的基石。本文将提供一份酒店用品采购合同的参考范本，并详细阐述签订此类合同时应注意的关键事项，希望能为酒店从业者提供有益的借鉴。酒店用品采购合同范本合同编号：[HT-年份-序号]甲方（采购方）：[酒店全称]法定代表人/授权代表人：[姓名]地址：[酒店详细地址]联系电话：[电话号码]统一社会信用代码：[代码]乙方（供应方）：[供应商全称]法定代表人/授权代表人：[姓名]地址：[供应商详细地址]联系电话：[电话号码]统一社会信用代码：[代码]开户银行：[银行名称]银行账号：[银行账号]鉴于：1.甲方为经营需要，拟向乙方采购酒店运营所需的各类用品。2.乙方具备提供上述用品的资质和能力，并同意按照本合同约定向甲方供应。甲乙双方本着平等互利、协商一致的原则，根据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规的规定，就甲方向乙方采购酒店用品事宜，达成如下协议，以兹共同遵守。第一条采购物品名称、规格、数量、质量标准及单价1.1甲方向乙方采购的物品具体名称、品牌、规格型号、技术参数、数量、单价、总价等详见本合同附件一《采购物品清单及价格表》（以下简称“附件一”）。附件一为本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。1.2如遇市场价格调整或甲方需求变化，双方可协商签订补充协议，对物品价格、数量等进行调整。第二条合同总金额2.1本合同总金额（大写）：[人民币大写金额]元整（¥：[阿拉伯数字金额]元），此价格为含税价（如适用），包含乙方为履行本合同义务所需的一切费用，包括但不限于物品成本、包装费、运输费、装卸费、保险费、税金及售后服务等费用。第三条质量要求与验收3.1乙方所提供的物品必须是全新的、未使用过的合格产品，符合国家及行业相关质量标准、安全标准，同时符合附件一约定的规格型号、技术参数及质量要求。如国家或行业有强制性标准的，必须符合强制性标准。3.2乙方应向甲方提供产品合格证、质量保证书、使用说明书等必要的质量证明文件。3.3甲方在收到乙方交付的物品后，应在[约定天数，如：三个工作日]内按照附件一及本合同约定的质量标准进行数量和外观质量初步验收。如有异议，应在上述期限内书面通知乙方，否则视为初步验收合格。3.4对于需要安装调试或有隐蔽质量问题的物品，甲方有权在实际使用后的[约定天数，如：一个月]内进行最终质量验收。如发现质量问题，乙方应根据甲方要求在[约定天数]内负责免费更换、维修或采取其他补救措施，直至验收合格，相关费用由乙方承担。第四条交货方式、地点及期限4.1交货方式：[如：乙方送货上门/甲方自提，自提地点为：XXX]。4.2交货地点：甲方指定地点，即[酒店具体地址，如：XX市XX区XX路XX号XX酒店XX仓库]。4.3交货期限：（1）首批物品应于[年]年[月]月[日]日前交付。（2）后续批次物品交付，双方根据甲方采购订单（订单形式可为传真、邮件或双方约定的其他方式）另行确定，订单应至少提前[约定天数]日发出，乙方应在订单约定的期限内完成交付。第五条运输方式及费用承担5.1运输方式由乙方负责选择，确保物品安全、及时送达。运输及相关费用由乙方承担。5.2物品毁损、灭失的风险，在甲方签收前由乙方承担，签收后由甲方承担。第六条包装要求6.1乙方应对物品采用适宜运输和储存的包装，确保物品在运输、装卸过程中不受损坏。包装应注明产品名称、规格、数量、生产厂家等信息。第七条付款方式及期限7.1双方同意采用以下第[]种付款方式：（1）电汇/银行转账。（2）[其他双方约定的方式]。7.2付款期限：（1）甲方在双方对账确认无误，且收到乙方开具的符合甲方要求的等额合法增值税[专用/普通]发票后[约定天数，如：十五个工作日]内，支付当期结算货款的[百分比，如：百分之九十五]。（2）剩余[百分比，如：百分之五]作为质量保证金，在[约定期限，如：产品质保期满且无质量问题后三十个工作日]内无息支付给乙方。（3）[其他双方协商一致的付款约定，如：预付款、月结等]。7.3乙方账户信息以本合同首部所列为准，如有变更，应提前[约定天数]书面通知甲方。第八条双方权利与义务8.1甲方权利与义务：（1）按照合同约定接收符合质量要求的物品。（2）按照合同约定及时组织验收。（3）按照合同约定按时支付货款。（4）向乙方提供必要的交货协助（如指明卸货地点等）。8.2乙方权利与义务：（1）按照合同约定保质保量按时供应物品。（2）提供必要的质量证明文件和技术支持。（3）对所供物品的质量问题负责，并按合同约定提供售后服务。（4）按照甲方要求开具合法有效的发票。第九条违约责任9.1甲方逾期付款的，每逾期一日，应按逾期付款金额的[万分之几，如：万分之三]向乙方支付违约金，但累计违约金不超过合同总金额的[百分比，如：百分之五]。9.2乙方逾期交货的，每逾期一日，应按逾期交货部分金额的[万分之几，如：万分之三]向甲方支付违约金。逾期超过[约定天数，如：十日]的，甲方有权单方解除合同，乙方应退还甲方已支付的款项（如有），并赔偿由此给甲方造成的损失。9.3若乙方所供物品质量不符合合同约定，经甲方提出后，乙方未在合理期限内采取有效补救措施或补救后仍不合格的，甲方有权拒收、退货或要求减少价款，并要求乙方赔偿由此造成的损失。9.4乙方交付物品的数量短缺，经甲方核实后，乙方应在[约定天数]内补足，或按短缺数量相应扣减货款；若造成甲方损失的，应承担赔偿责任。9.5乙方违反本合同其他约定，给甲方造成损失的，应承担相应的赔偿责任。第十条不可抗力10.1任何一方由于不可抗力原因不能履行合同时，应在不可抗力事件发生后[约定天数，如：三日]内向对方通报，以减轻可能给对方造成的损失，在取得有关机构的不可抗力证明后，允许延期履行、部分履行或者不履行合同，并根据情况可部分或全部免予承担违约责任。第十一条知识产权11.1乙方保证其所提供的物品及相关服务不侵犯任何第三方知识产权。如因此产生任何纠纷或索赔，由乙方承担全部责任，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。第十二条保密条款12.1任何一方对于在签订和履行本合同过程中所获悉的对方的商业秘密（包括但不限于技术信息、经营信息、客户资料等）负有保密义务。除非法律规定或双方另有约定，不得向任何第三方泄露。此保密义务在本合同终止后[约定年限，如：三]年内持续有效。第十三条争议解决方式13.1本合同在履行过程中发生的争议，由双方当事人协商解决；协商不成的，任何一方均可依法向[甲方所在地/合同签订地]人民法院提起诉讼。（或选择仲裁：任何一方均可提交[某仲裁委员会名称]按其届时有效的仲裁规则进行仲裁。）第十四条其他约定14.1本合同未尽事宜，双方可另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。14.2本合同附件（如有）是本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。14.3本合同的任何修改、变更，均需双方签署书面文件方能生效。14.4本合同自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。14.5本合同一式[肆]份，甲方执[贰]份，乙方执[贰]份，具有同等法律效力。（以下无正文）甲方（采购方）：[酒店全称]（盖章）授权代表（签字）：____________________日期：______年____月____日乙方（供应方）：[供应商全称]（盖章）授权代表（签字）：____________________日期：______年____月____日---签订酒店用品采购合同注意事项酒店用品采购合同的签订，远不止于条款的简单罗列，更关乎酒店运营的成本控制、品质保障和风险防范。以下是一些关键注意事项，供酒店方在实际操作中参考：一、合同签订前的准备与审查1.供应商资质审查：在正式合作前，务必对供应商的资质进行全面审查。包括但不限于营业执照、相关生产或经营许可证、质量管理体系认证（如ISO等）、产品检验报告等。对于长期合作或大额采购的供应商，有必要进行实地考察，了解其生产能力、质量控制体系和供货稳定性。2.明确采购需求：酒店各部门应提前梳理清晰所需用品的种类、规格型号、材质、品牌（如有指定）、质量标准、预估数量等，并形成详细的采购清单。避免因需求模糊导致后续采购偏差或纠纷。3.价格与市场调研：对所需采购的物品进行充分的市场调研，了解当前市场价格水平、主流品牌和供应商情况，做到货比三家，争取获得合理的采购价格和优惠条件。警惕低于市场平均价格过多的报价，可能伴随质量风险。4.样品确认：对于有明确质量要求或外观要求的物品（如布草、餐具、客房用品等），务必要求供应商提供样品。样品经酒店相关部门确认封存后，应作为合同附件及最终验收的重要依据。二、合同条款的细致磋商1.核心条款的明确化：合同中的标的（物品名称、规格型号等）、数量、质量标准、价格、交付期限、付款方式等核心要素必须清晰、具体、无歧义。避免使用“大约”、“左右”等模糊性词语。2.质量标准的具体化：质量是采购的生命线。除了引用国家标准、行业标准外，更要结合酒店实际运营需求，明确具体的质量要求，如材质成分、耐用度、环保指标、安全性能等。必要时可约定不合格品的处理方式和退换货流程。3.交付与验收的可操作性：明确交付时间、地点、方式，并约定合理的验收期限和验收标准。验收不仅包括数量清点，更要包括外观质量、内在质量（如需）的检验。对于分批交货，应明确每批交货的时间和数量。4.价格与付款的严谨性：合同总价及单价应清晰列出。明确价格是否含税，以及税费种类。付款方式、付款期限、付款比例（如预付款、进度款、质保金）等应明确约定，并考虑资金安全。对于长期合作，可约定价格调整机制（如原材料价格大幅波动时）。5.违约责任的对等与可量化：违约责任条款是约束双方履行合同的重要保障。应针对可能出现的违约情形（如延期交货、质量不合格、延期付款等）约定明确的违约责任，如违约金的计算方式、赔偿范围等。注意违约责任的设定应相对对等，避免显失公平。6.知识产权与保密：若采购的物品涉及专利、商标等知识产权，应明确供应商对其提供的产品不侵犯任何第三方知识产权的保证责任。同时，对于合作过程中获悉的对方商业秘密，应约定保密义务。三、合同履行过程中的管理1.订单管理：对于分批采购，应规范采购订单的下达、确认流程。订单内容应与合同约定一致，明确品名、规格、数量、交货期等。2.验收与单据保存：严格按照合同约定进行验收，对验收合格的物品及时签收，对不合格物品及时提出书面异议并保存相关证据。所有交货单、验收单、发票、沟通函件等单据应妥善保存，作为结算和维权的依据。3.沟通与协调：保持与供应商的良好沟通，对于履约过程中出现的问题，应及时友好协商解决，避免小问题演变成大纠纷。4.供应商关系维护与评估