卫生院台账管理制度

PAGE卫生院台账管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院台账管理，规范台账记录与使用，确保卫生院各项工作的有序开展，提高工作效率和管理水平，依据相关法律法规及行业标准，结合卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室、各岗位在工作中涉及的各类台账管理。（三）基本原则1.真实性原则：台账记录应如实反映卫生院工作的实际情况，确保数据真实、准确、完整。2.规范性原则：台账的格式、内容、记录方法等应符合相关法律法规、行业标准及卫生院内部规定，保持统一规范。3.及时性原则：各项工作完成后，应及时进行台账记录，不得拖延积压，确保信息的时效性。4.保密性原则：涉及卫生院机密信息的台账，应严格保密，防止信息泄露。二、台账分类与内容（一）医疗业务台账1.门诊登记台账记录每日门诊患者的基本信息（姓名、性别、年龄、联系方式等）、就诊科室、诊断结果、治疗方案等。按照日期顺序进行登记，确保信息完整准确，便于查询和统计分析门诊业务情况。2.住院病历台账涵盖每位住院患者的详细病历资料，包括入院记录、病程记录、检查检验报告、医嘱单、手术记录、护理记录等。对住院病历进行分类整理，建立索引，方便快速查阅患者病历信息，同时便于医疗质量控制和医疗纠纷处理。3.手术台账记录每台手术的患者基本信息、手术日期、手术名称、手术医生、麻醉医生、护理人员等相关信息。统计手术数量、手术成功率、并发症发生情况等数据，为手术管理和医疗质量评估提供依据。4.药品管理台账药品采购台账：记录药品的采购日期、名称、规格、数量、供应商、采购价格等信息，确保药品采购渠道正规、信息清晰可查。药品库存台账：实时反映药品的库存数量、出入库时间、批次、有效期等情况，便于药品库存管理和盘点。药品使用台账：统计各科室、各时间段药品的使用量、使用频率等，为药品合理使用监测和成本控制提供数据支持。（二）医疗设备台账1.设备购置台账记录卫生院新增医疗设备的购置日期、设备名称、型号、规格、购置价格、供应商等信息。对设备购置合同、验收报告等相关资料进行归档管理，便于查询设备采购全过程信息。2.设备维护台账详细记录医疗设备的维护保养计划、维护日期、维护内容、维护人员等信息。跟踪设备维修记录，包括故障原因、维修时间、维修费用等，确保设备正常运行，延长设备使用寿命。3.设备报废台账登记设备报废的日期、设备名称、型号、报废原因等信息。按照规定程序进行设备报废审批，留存相关审批文件，对报废设备进行妥善处理。（三）人员管理台账1.员工基本信息台账记录卫生院全体员工的个人基本信息，包括姓名、性别、年龄、学历、职称、入职时间、联系方式等。及时更新员工信息变动情况，如岗位调整、职称晋升、离职等，为人力资源管理提供基础数据。2.员工考勤台账每日记录员工的出勤情况，包括上班时间、下班时间、请假事由、请假天数等。定期统计员工考勤数据，作为绩效考核、工资核算等的依据。3.员工培训台账登记员工参加各类培训的培训日期、培训名称、培训内容、培训时长、培训考核结果等信息。跟踪员工培训情况，评估培训效果，为员工职业发展和卫生院人才培养提供参考。（四）财务管理台账1.收入台账记录卫生院各项收入来源，包括门诊收入、住院收入、药品收入、医疗服务收入、财政补助收入等。按照收入类别、时间周期进行分类统计，分析收入构成和变化趋势，为财务预算和决策提供数据支持。2.支出台账详细记录卫生院的各项支出，如人员工资、药品采购支出、设备购置支出、水电费、办公费等。对支出进行明细核算，严格控制费用支出，定期进行成本分析，提高资金使用效益。3.固定资产台账除医疗设备外，对卫生院的其他固定资产进行登记管理，包括房屋建筑物、交通工具、办公设备等。记录固定资产的购置日期、原值、折旧情况、使用部门等信息，确保固定资产账实相符。（五）公共卫生台账1.居民健康档案台账以家庭为单位，记录辖区居民的基本健康信息，包括个人基本信息、健康体检记录、疾病史、慢性病管理情况、预防接种记录等。对居民健康档案进行动态管理，及时更新居民健康信息，为公共卫生服务提供基础数据。2.预防接种台账记录辖区内儿童及其他重点人群的预防接种情况，包括接种日期、疫苗名称、接种剂次、接种人员等信息。确保预防接种工作规范有序进行，统计疫苗接种率、不良反应发生情况等，为疫苗接种管理和免疫规划工作提供依据。3.慢性病管理台账针对高血压、糖尿病等慢性病患者，建立专门的管理台账，记录患者基本信息、病情变化、随访记录、用药情况等。按照慢性病管理规范，定期对患者进行随访和健康指导，提高慢性病患者的管理水平和健康质量。4.健康教育台账记录卫生院开展健康教育活动的时间、地点、内容、参与人数等信息。统计健康教育资料发放情况、健康讲座举办次数等，评估健康教育效果，促进居民健康素养提升。三、台账记录要求（一）记录人员1.各科室应指定专人负责本科室相关台账的记录工作，确保记录人员相对稳定。2.记录人员应具备一定的业务知识和责任心，熟悉台账记录要求和流程。（二）记录内容1.台账记录应准确、完整地反映各项工作的实际情况，不得遗漏重要信息。2.记录内容应清晰、规范，字迹工整，不得随意涂改。如有错误需要更正，应采用规范的更正方法，并由记录人员签字确认。（三）记录时间1.门诊登记台账、住院病历台账等医疗业务台账应在业务发生当日或及时完成记录。2.药品出入库记录、设备维护记录等应在相关操作完成后立即记录。3.考勤记录、培训记录等应按照规定的时间周期进行记录，确保信息及时更新。（四）记录方式1.台账记录可采用纸质记录和电子记录相结合的方式。纸质记录应妥善保存，便于查阅；电子记录应定期备份，防止数据丢失。2.鼓励使用信息化管理系统进行台账记录，提高记录效率和数据准确性。信息化系统应具备数据录入、查询、统计、分析等功能，并符合相关安全保密要求。四、台账审核与监督（一）审核人员1.卫生院应成立台账审核小组，由各相关科室负责人及财务、审计等部门人员组成。2.审核小组负责对各类台账进行定期审核，确保台账记录的真实性、准确性和规范性。（二）审核内容1.审核台账记录是否完整，有无遗漏重要信息。2.检查记录内容是否准确无误，数据计算是否正确。3.核对台账记录与相关业务实际情况是否相符，有无弄虚作假现象。4.审查台账记录的规范性，包括格式、字迹、更正方法等是否符合要求。（三）审核周期1.门诊登记台账、住院病历台账等医疗业务台账应每月进行审核。2.药品管理台账、设备管理台账、人员管理台账等应每季度进行审核。3.财务管理台账、公共卫生台账等应每半年进行审核。（四）监督检查1.卫生院内部审计部门应定期对台账管理情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.接受上级卫生行政部门、财政部门等相关部门的监督检查，积极配合提供台账资料，对检查提出的问题认真整改落实。五、台账保管与存档（一）保管期限1.门诊登记台账、住院病历台账等医疗业务台账应至少保存15年。2.药品管理台账、设备管理台账、人员管理台账等应保存10年。3.财务管理台账、公共卫生台账等应根据相关法律法规和财务制度要求确定保管期限，一般不少于5年。（二）保管方式1.纸质台账应存放在专门的档案柜中，按照类别、年份进行分类存放，确保存放整齐、便于查找。2.电子台账应进行备份存储，可采用光盘、移动硬盘等存储介质，并定期对备份数据进行检查，确保数据可读可用。3.档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，保证台账资料的安全保存。（三）存档要求1.台账资料应按照规定的顺序进行整理装订，附上封面、目录等，便于查阅和管理。2.对重要的台账资料，如涉及医疗纠纷的病历资料、重大设备采购合同等，应进行单独存档，并做好标识和说明。3.建立台账存档索引，记录台账资料的存放位置、保管期限等信息，方便快速查找和调阅。六、台账查阅与借阅（一）查阅权限1.卫生院内部人员因工作需要查阅台账的，应填写查阅申请表，经所在科室负责人批准后，到指定地点查阅。2.涉及医疗纠纷、财务审计等特殊情况需要查阅台账的，应按照相关规定办理审批手续。（二）查阅要求1.查阅人员应在指定地点查阅台账，不得擅自将台账带出查阅地点。2.查阅过程中应爱护台账资料，不得随意涂改、损坏、丢失台账记录。3.查阅完毕后，应及时将台账资料归还，并在查阅登记表上签字确认。（三）借阅规定1.因工作需要借阅台账的，应填写借阅申请表，注明借阅原因和借阅期限，经卫生院分管领导批准后办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理