公司股东大会会议纪要撰写规范

公司股东大会会议纪要撰写规范一、总则为规范公司股东大会会议纪要（以下简称“会议纪要”）的撰写工作，确保会议纪要的真实性、准确性、完整性和规范性，使其能够客观、全面地反映股东大会的实际情况，为公司决策和后续工作提供有效依据，并符合相关法律法规及公司章程的要求，特制定本规范。本规范适用于公司股东大会会议纪要的起草、审核、定稿及归档等相关工作。凡公司召开的股东大会，均应按照本规范要求撰写会议纪要。二、会议纪要的基本构成要素会议纪要应包含但不限于以下核心要素，以全面反映股东大会的全貌：（一）会议基本信息1.会议名称：应明确标注股东大会的全称，例如“XX股份有限公司第X届第X次股东大会”。2.会议届次：清晰注明本次股东大会所属的届数及次数。3.会议时间：需精确到年月日及具体时段，如“某年某月某日上午/下午X时X分”。4.会议地点：详细记录会议召开的具体地点，包括会议室名称或详细地址。5.主持人：记录会议主持人的姓名及职务。6.记录人：记录会议记录人的姓名及职务。7.出席人员情况：*出席股东及股东代表（含委托代理人）的姓名或名称、持股数量、持股比例，以及出席方式（现场或网络）。*出席的董事、监事、高级管理人员名单。*列席会议的其他人员（如法律顾问、见证律师、保荐代表人等）。8.缺席人员情况：重要缺席人员（如部分董事、监事）应注明原因（如请假、出差等）。（二）会议召集与召开程序1.会议召集人：明确本次股东大会的召集人（通常为董事会）。2.会议通知情况：简述会议通知的发出时间、方式及主要内容，确认通知程序符合法律法规及公司章程规定。3.会议召开的合法性声明：由主持人或律师就本次股东大会召集与召开程序的合法性进行声明。（三）会议议程及审议情况这是会议纪要的核心部分，应逐项详细记录各议案的审议过程及结果：1.逐项议案审议：按照会议议程所列顺序，逐项记录议案名称。2.议案介绍：简要记录议案的提出人及主要内容概述（可注明议案详细内容已载入会议资料）。3.审议发言与质询答复：客观记录股东（或其代表）在审议过程中的主要发言要点、提出的质询，以及公司董事、监事、高级管理人员或相关负责人的答复要点。对于争议性问题或重要观点，应尽可能准确反映。4.表决情况：*明确每项议案的表决方式（现场投票、网络投票或两者结合）。*详细记录每项议案的表决结果：赞成票数、反对票数、弃权票数，以及其所占出席会议有表决权股份总数的比例。*明确表决结果（通过或未通过）。（四）其他重要事项记录会议过程中发生的、除上述议程外的其他需要记载的重要事项，如股东提出的临时提案（如有）及其处理情况，或公司作出的特别说明等。（五）会议结束记录会议结束时间，以及主持人对后续工作的安排或声明（如决议公告、纪要披露等）。三、会议纪要的撰写要求1.客观真实：会议纪要必须忠实于会议实际情况，如实记录会议过程、发言内容和表决结果，不得虚构、歪曲或遗漏重要信息。对股东发言的记录应保持原意，避免主观臆断和个人评价。2.准确规范：用词造句应严谨、规范、准确，避免使用模糊、歧义或口语化的表述。涉及法律、财务、会计等专业术语时，应使用标准术语。数字、名称、职务等关键信息务必核对无误。3.完整全面：应涵盖本规范第二条所列的各项基本要素，确保会议的主要信息无缺失。对各项议案的审议和表决情况要逐一清晰记录。4.简明扼要：在保证内容完整准确的前提下，力求文字简练、条理清晰，突出重点，避免冗余和不必要的细节描述。对重复性发言或与议题无关的闲聊可不作记录。5.及时高效：会议结束后，记录人应尽快整理形成会议纪要初稿，确保信息的鲜活度和准确性，以便及时提交审核和归档。四、会议纪要的审核与签署1.初稿审核：会议纪要初稿完成后，应由记录人所在部门负责人（通常为董事会秘书或证券事务代表）进行初步审核。2.定稿审核：初步审核后的纪要应提交会议主持人（通常为董事长）审核，并根据需要征求相关董事、监事及高级管理人员的意见，确保内容无误。3.签署：审核无误的会议纪要，应由主持人、记录人签字确认，并加盖公司公章。五、注意事项1.突出重点：重点记录与议案审议、表决相关的核心内容，以及对公司经营发展可能产生重要影响的股东意见和公司答复。2.注重细节：对于表决票数、比例、关键人物姓名职务等细节信息，务必反复核对，确保准确无误。3.法律合规：会议纪要的内容和格式应符合《公司法》、《证券法》等相关法律法规以及公司章程、股东大会议事规则的规定。如聘请律师见证，可参考律师出具的法律意见书对会议程序和表决结果的描述。4.保密性：在会议纪要正式披露前，相关人员应遵守保密规定，不得擅自泄露会议内容。5