关于对XX公司印章管理及使用情况的自查报告

关于对XX公司印章管理及使用情况的自查报告为进一步加强公司印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，确保公司各项业务活动的安全、有序开展，根据公司内部管理要求，对公司印章管理及使用情况进行了全面自查。现将自查情况报告如下：一、公司印章基本情况本公司目前拥有各类印章[X]枚，其中包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等具有重要法律效力的印章，以及部门章等用于内部事务处理的印章。这些印章在公司日常运营、商务合作、财务管理等各个方面发挥着关键作用。二、印章管理制度建设情况（一）制度制定与完善公司高度重视印章管理工作，制定了《XX公司印章管理制度》，该制度涵盖了印章的刻制、保管、使用、停用、销毁等各个环节，明确了各环节的操作流程和相关人员的职责权限。随着公司业务的发展和管理要求的提高，定期对制度进行评估和修订，确保制度的科学性和有效性。（二）制度执行与监督为确保制度的严格执行，公司建立了有效的监督机制。由行政部门负责印章的日常管理和监督，定期对印章使用情况进行检查和审计。同时，加强对员工的制度培训，使每位员工都了解印章管理的重要性和相关规定，自觉遵守制度要求。三、印章刻制与启用管理（一）刻制审批流程公司印章的刻制严格按照规定的审批流程进行。需要刻制新印章时，由需求部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、样式等信息，并经部门负责人审核、分管领导审批后，报公司法定代表人批准。（二）刻制单位选择选择具有合法资质和良好信誉的刻章单位进行印章刻制。在与刻章单位签订刻制合同前，对其进行严格的考察和评估，确保其具备相应的技术能力和安全保障措施。刻制完成后，要求刻章单位出具印章刻制证明，并将印章印模存档备案。（三）印章启用登记新印章刻制完成后，及时办理启用手续。由行政部门填写《印章启用登记表》，记录印章的名称、编号、启用日期、保管人等信息，并将印章印模留存备案。同时，向公司各部门发布印章启用通知，告知新印章的使用范围和注意事项。四、印章保管情况（一）保管人员职责公司为每枚印章指定了专门的保管人员，保管人员均为政治素质高、责任心强、工作认真负责的员工。保管人员严格遵守印章管理制度，负责印章的日常保管、使用登记和安全防范工作。（二）保管设施与环境为确保印章的安全保管，公司配备了专门的印章保管设备，如保险柜、文件柜等，并设置了双人双锁的保管方式。同时，对保管印章的场所进行了安全防护，安装了监控摄像头和报警装置，确保印章在任何时候都处于安全状态。（三）定期检查与盘点行政部门定期对印章保管情况进行检查和盘点，确保印章的数量、状态与登记信息一致。检查内容包括印章的存放位置、保管设施的安全性、使用登记记录等。如发现异常情况，及时进行调查处理，并向上级领导报告。五、印章使用管理（一）使用审批流程公司建立了严格的印章使用审批制度，所有印章使用均需经过审批。使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印数量、用印时间等信息，并经部门负责人审核、分管领导审批后，方可使用印章。对于涉及重大事项的用印，还需报公司法定代表人批准。（二）用印登记与记录在使用印章时，保管人员严格按照规定进行登记，记录用印日期、用印事项、用印数量、申请人等信息，并要求申请人签字确认。同时，对用印文件进行拍照或扫描存档，以备后续查询和审计。（三）特殊情况处理对于紧急情况下需要使用印章的情况，公司制定了特殊处理流程。申请人可通过电话、邮件等方式向分管领导或法定代表人请示，经同意后可先使用印章，但需在事后及时补办审批手续。（四）用印监督与检查行政部门定期对印章使用情况进行监督检查，重点检查用印审批手续是否齐全、用印登记记录是否规范、用印文件是否符合规定等。如发现违规用印行为，及时进行纠正和处理，并追究相关人员的责任。六、印章停用与销毁管理（一）停用审批与公告当印章因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用时，由使用部门提出申请，填写《印章停用申请表》，经部门负责人审核、分管领导审批后，报公司法定代表人批准。停用的印章及时交回行政部门，并由行政部门发布印章停用公告，告知公司各部门该印章已停止使用。（二）封存与保管停用的印章由行政部门进行封存，并妥善保管。封存的印章在一定期限内进行保留，以备后续审计和查询需要。（三）销毁审批与处理对于需要销毁的印章，由行政部门提出申请，填写《印章销毁申请表》，经部门负责人审核、分管领导审批后，报公司法定代表人批准。销毁印章时，由行政部门和审计部门共同监督，确保印章被彻底销毁，并做好销毁记录。七、自查发现的问题及整改措施（一）存在的问题1.部分员工对印章管理制度的认识不够深刻，存在违规用印的风险。个别员工在使用印章时，未严格按照审批流程进行操作，存在先盖章后补手续的情况。2.印章使用登记记录存在不规范的问题。部分用印登记信息填写不完整，如用印事项描述不清、用印数量与实际不符等，给后续的查询和审计工作带来了一定的困难。3.印章保管设施存在一定的安全隐患。部分保险柜的密码和钥匙管理不够严格，存在密码泄露和钥匙丢失的风险。（二）整改措施1.加强员工培训，提高员工对印章管理制度的认识和遵守意识。定期组织印章管理培训课程，邀请专业人员进行授课，详细讲解印章管理的重要性、制度规定和操作流程。同时，通过案例分析、警示教育等方式，增强员工的风险意识和责任意识。2.规范印章使用登记记录，提高登记信息的准确性和完整性。制定统一的用印登记表格，明确登记内容和要求，并加强对保管人员的培训和指导，确保登记信息真实、准确、完整。同时，利用信息化手段，建立印章使用管理系统，实现用印登记的电子化和自动化，提高工作效率和管理水平。3.加强印章保管设施的安全管理，消除安全隐患。对保险柜的密码和钥匙进行定期更换和管理，实行双人双锁的保管方式。同时，加强对保管场所的安全检查和维护，确保监控摄像头、报警装置等安全设备正常运行。八、下一步工作计划（一）持续完善印章管理制度根据公司业务发展和管理要求的变化，及时对印章管理制度进行评估和修订，确保制度的科学性和有效性。同时，加强与法律法规的衔接，确保印章管理工作符合国家法律法规的要求。（二）加强信息化建设引入先进的印章管理系统，实现印章管理的信息化和智能化。通过系统对印章的刻制、保管、使用、停用、销毁等环节进行全程监控和管理，提高工作效率和管理水平。同时，利用系统的数据分析功能，对印章使用情况进行统计和分析，为公司决策提供有力支持。（三）强化监督检查力度进一步加强对印章管理工作的监督检查力度，建立定期检查和不定期抽查相结合的监督机制。加大对违规用印行为的处罚力度，追究相关人员的责任，形成有效的威慑力。同时，加强与内部审计、纪检监察等部门的协作配合，形成监督合力，确保印章管理工作规范、有序开展。（四）加强与外部机构的沟通与合作积极与公安机关、工商行政管理部门等外部机构沟通与合作，及时了解印章管理的最新政策和法规要求，确保公司印章管理工作合法合规。同时，加强与同行业企业的交流与学习，借鉴先进的印章管理经验和做法，不断提升公司印章管理水平。九、总结通过本次对公司印章管理及使用情