工作联络单管理制度流程

工作联络单管理制度流程一、引言在企业的日常运营中，各部门之间的信息传递和工作协同至关重要。工作联络单作为一种重要的沟通工具，能够有效地记录和传达工作事项、明确责任、跟踪进度。为了规范工作联络单的使用，提高工作效率和质量，特制定本工作联络单管理制度流程。二、适用范围本制度适用于公司内部所有部门及员工之间的工作沟通与协作，涉及工作任务安排、问题反馈、信息共享、请求支持等各类事项。三、工作联络单的定义与分类（一）定义工作联络单是用于记录和传递工作相关信息的书面文件，它明确了工作事项的发起方、接收方、具体内容、要求完成时间等关键要素，是工作沟通和执行的重要依据。（二）分类1.任务安排类：用于上级向下级分配工作任务，明确工作内容、目标、要求和完成时间。2.问题反馈类：当发现工作中存在问题或异常情况时，及时以联络单的形式反馈给相关部门或人员，以便及时解决。3.信息共享类：在部门之间需要共享某些重要信息时，通过联络单进行传递，确保信息的准确性和及时性。4.请求支持类：当部门或人员在工作中遇到困难，需要其他部门或人员提供资源、协助或专业意见时，使用此类联络单。四、工作联络单的格式与内容要求（一）格式工作联络单应采用统一的格式，包括表头、正文和尾部三部分。1.表头：包含公司名称、工作联络单编号、日期、发起部门、发起人员、接收部门、接收人员等信息。2.正文：详细描述工作事项的具体内容，包括工作背景、任务要求、期望结果、时间节点等。如果涉及多个事项，可以分点列出。3.尾部：设置回复意见、回复时间、处理结果等栏目，由接收方填写。同时，还应包括发起方和接收方的签字确认栏。（二）内容要求1.内容准确清晰：工作联络单的内容应准确、清晰地表达工作事项的核心信息，避免使用模糊、歧义的语言。2.目标明确：明确工作事项的目标和要求，使接收方能够清楚地了解需要做什么、达到什么标准。3.时间明确：对于有时间要求的工作事项，应明确规定完成时间或回复时间，以便及时跟踪进度。4.附件齐全：如果工作事项需要相关的附件支持，如文件、数据、图纸等，应在联络单中注明附件名称，并随联络单一并提供。五、工作联络单的流程管理（一）发起1.确定需求：当部门或人员需要与其他部门或人员进行工作沟通时，首先确定是否需要使用工作联络单。一般来说，对于重要的、需要记录和跟踪的工作事项，应使用工作联络单。2.填写联络单：根据工作事项的具体情况，按照工作联络单的格式和内容要求填写相关信息。填写完成后，由发起部门负责人审核签字，确保联络单的内容准确、合理。3.编号登记：工作联络单应进行统一编号，编号规则可以根据公司的实际情况制定。编号完成后，在公司的工作联络单登记台账中进行登记，记录联络单的基本信息，如编号、日期、发起部门、接收部门、事项内容等。（二）传递1.内部传递：工作联络单填写审核完成后，由发起部门将联络单传递给接收部门。传递方式可以根据公司的实际情况选择，如纸质传递、电子传递等。如果采用纸质传递，应确保联络单的安全和完整；如果采用电子传递，应及时确认接收方是否收到。2.外部传递：如果工作联络单涉及与外部单位的沟通协作，应按照公司的相关规定进行传递。在传递前，应确保联络单的内容符合外部单位的要求，并经过公司相关领导的审批。（三）接收与处理1.接收确认：接收部门收到工作联络单后，应及时进行确认，并在联络单上签字确认收到时间。如果发现联络单的内容不完整、不准确或存在疑问，应及时与发起部门沟通，要求补充或澄清。2.任务分配：接收部门负责人根据联络单的内容，将工作任务分配给具体的人员负责处理。在分配任务时，应明确任务的要求、时间节点和责任人。3.处理过程：责任人按照联络单的要求和任务分配，认真开展工作，并及时记录工作进展情况。在处理过程中，如果遇到困难或问题，应及时与相关部门或人员沟通协调，寻求解决方案。4.回复反馈：接收方应在规定的时间内对工作联络单进行回复，回复内容应包括处理情况、结果、下一步计划等。如果无法在规定时间内完成任务，应说明原因，并提出预计完成时间。回复意见经接收部门负责人审核签字后，反馈给发起部门。（四）跟踪与监督1.发起部门跟踪：发起部门应定期跟踪工作联络单的处理进度，了解任务的完成情况。可以通过与接收部门沟通、查看回复意见等方式进行跟踪。如果发现处理进度滞后或存在问题，应及时与接收部门沟通，督促其加快处理进度。2.监督部门监督：公司可以设立专门的监督部门或指定专人对工作联络单的执行情况进行监督。监督部门应定期检查工作联络单的处理情况，对处理不及时、不认真或违反规定的部门和人员进行督促和纠正。3.结果评估：工作任务完成后，发起部门应对工作联络单的处理结果进行评估，评价处理结果是否达到预期目标。评估结果可以作为部门和个人绩效考核的参考依据。（五）归档与保存1.归档要求：工作联络单处理完成后，应及时进行归档保存。归档时，应按照编号顺序进行整理，确保联络单的完整性和可查阅性。2.保存期限：工作联络单的保存期限根据公司的相关规定执行，一般不少于[X]年。保存期满后，应按照公司的档案销毁程序进行销毁。六、工作联络单的权限与责任（一）发起部门权限与责任1.权限：发起部门有权根据工作需要发起工作联络单，要求相关部门或人员提供信息、协助或完成工作任务。2.责任：发起部门应确保工作联络单的内容准确、合理，符合公司的规定和要求。在工作联络单处理过程中，应积极与接收部门沟通协调，提供必要的支持和配合。对工作联络单的处理结果负责，及时对处理结果进行评估和反馈。（二）接收部门权限与责任1.权限：接收部门有权对工作联络单的内容进行审核，如果认为联络单的内容不合理或无法执行，有权向发起部门提出异议，并要求修改或调整。2.责任：接收部门应及时接收和处理工作联络单，按照要求完成工作任务，并在规定的时间内回复反馈。对工作联络单的处理结果负责，确保处理结果符合发起部门的要求和公司的规定。（三）监督部门权限与责任1.权限：监督部门有权对工作联络单的执行情况进行检查和监督，对违反规定的部门和人员进行督促和纠正。2.责任：监督部门应认真履行监督职责，定期检查工作联络单的处理情况，及时发现问题并提出改进建议。对监督过程中发现的重大问题，应及时向公司领导报告。七、工作联络单的异常处理（一）逾期未回复处理如果接收部门在规定的时间内未对工作联络单进行回复，发起部门应及时与接收部门沟通，了解原因。如果是由于客观原因导致无法按时回复，接收部门应说明情况，并提出预计回复时间；如果是由于主观原因导致逾期未回复，发起部门可以向监督部门反映，由监督部门进行督促和处理。（二）争议处理在工作联络单的处理过程中，如果发起部门和接收部门之间存在争议，双方应首先进行沟通协商，寻求解决方案。如果协商无法解决，可以向公司的相关领导或仲裁机构申请调解或仲裁。（三）紧急情况处理如果工作联络单涉及紧急事项，需要立即处理，发起部门应在联络单上注明“紧急”字样，并及时与接收部门沟通，要求其优先处理。接收部门应在接到紧急联络单后，立即组织人员进行处理，并及时反馈处理情况。八、工作联络单的培训与宣传（一）培训公司应定期组织工作联络单管理制度流程的培训，培训对象包括全体员工。培训内容包括工作联络单的定义、分类、格式、内容要求、流程管理、权限责任等方面的知识。通过培训，使员工了解工作联络单的重要性和使用方法，提高员工的工作沟通和协作能力。（二）宣传公司可以通过内部宣传栏、公司网站、电子邮件等方式对工作联络单管理制度流程进行宣传，营造良好的工作氛围。宣传内容可以包括工作联络单的使用案例、优秀经验分享、常见问题解答等，使员工更加深入地了解工作联络单的使用规范和注意事项。九、工作联络单的考核与激励（一）考核指标公司可以将工作联络单的使用情况纳入部门和个人的绩效考核体系，考核指标包括工作联络单的发起数量、处理及时率、处理结果满意度等。具体考核指标可以