工程联系单管理办法(含附件)

工程联系单管理办法(含附件)一、总则（一）目的为了规范工程联系单的管理，确保工程建设过程中信息传递的及时、准确和有效，加强各参建单位之间的沟通与协调，保障工程顺利进行，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于[项目名称]工程建设过程中所有参建单位（包括建设单位、监理单位、施工单位、设计单位等）之间工程联系单的编制、审核、发放、存档等管理工作。（三）定义工程联系单是指在工程建设过程中，参建各方就工程技术、施工进度、工程质量、安全管理、工程变更等方面的问题进行沟通和协商，以书面形式提出要求、建议、意见或答复的一种文件。二、工程联系单的分类及编号规则（一）分类1.技术类：主要涉及工程技术方面的问题，如设计变更、施工工艺调整、技术难题解决等。2.进度类：关于工程进度计划的调整、进度延误的原因分析及解决措施等。3.质量类：包括工程质量问题的处理、质量标准的变更、质量验收等方面的内容。4.安全类：涉及工程安全管理方面的问题，如安全隐患整改、安全措施的调整等。5.其他类：除上述类别以外的其他问题，如工程协调、场地使用、材料供应等。（二）编号规则工程联系单的编号应具有唯一性和系统性，以便于管理和查询。编号格式为：[项目简称]-[年份]-[类别代码]-[序号]。例如：[项目简称]-2024-JS-001，表示[项目简称]工程2024年第1份技术类工程联系单。其中，类别代码分别为：技术类（JS）、进度类（JD）、质量类（ZL）、安全类（AQ）、其他类（QT）。三、工程联系单的编制（一）编制要求1.工程联系单应采用统一的格式（见附件1），内容应完整、准确、清晰，语言表达应规范、简洁。2.应明确提出问题的具体内容、要求和建议，必要时应附相关的图纸、数据、计算书等资料。3.工程联系单应由提出单位的项目负责人或授权代表签字，并加盖单位公章。（二）编制流程1.相关人员发现工程建设过程中存在问题或需要沟通协调的事项后，应及时向本单位项目负责人汇报。2.项目负责人组织相关人员对问题进行分析和研究，确定需要以工程联系单的形式提出。3.由指定人员按照要求编制工程联系单，并附上相关资料。4.编制完成后，经本单位内部审核，确保内容准确无误。审核内容包括：联系单的内容是否符合实际情况，是否具有针对性和可操作性。所附资料是否齐全、有效。签字、盖章等手续是否完备。四、工程联系单的审核与审批（一）审核与审批流程1.提出单位将编制好的工程联系单发送至接收单位。接收单位在收到工程联系单后，应在[规定时间，如2个工作日]内进行初步审核。2.初步审核主要检查工程联系单的格式是否规范、内容是否完整、签字盖章是否齐全等。如不符合要求，应及时退回提出单位进行修改。3.对于符合初步审核要求的工程联系单，接收单位应组织相关人员进行详细审核。审核内容包括：问题的合理性和必要性。对工程进度、质量、安全等方面的影响。解决方案的可行性和经济性。4.详细审核完成后，根据问题的性质和重要程度，按照以下规定进行审批：一般问题的工程联系单，由接收单位的项目负责人审批。涉及重大技术变更、较大费用调整等重要问题的工程联系单，应报接收单位的上级主管部门审批。（二）审核与审批时间要求1.对于一般问题的工程联系单，接收单位应在[规定时间，如3个工作日]内完成审核与审批，并将结果反馈给提出单位。2.对于重要问题的工程联系单，接收单位应在[规定时间，如5个工作日]内完成审核与审批，并将结果反馈给提出单位。如因特殊情况需要延长审批时间，应及时通知提出单位，并说明原因。五、工程联系单的发放与接收（一）发放方式工程联系单应采用书面形式发放，可通过直接送达、挂号信、快递等方式进行。同时，为了确保信息传递的及时性，也可采用电子文档的形式发送至相关单位的指定邮箱，但最终应以书面文件为准。（二）发放要求1.提出单位在发放工程联系单时，应填写《工程联系单发放登记表》（见附件2），记录发放时间、接收单位、发放方式等信息。2.发放的工程联系单应一式多份，根据需要分发给相关单位。一般情况下，建设单位、监理单位、施工单位、设计单位各一份。（三）接收要求1.接收单位在收到工程联系单后，应在《工程联系单发放登记表》上签字确认，并注明收到时间。2.接收单位应及时对工程联系单进行处理，不得拖延或推诿。如对工程联系单的内容有异议，应在规定的审核时间内与提出单位进行沟通协商。六、工程联系单的执行与反馈（一）执行要求1.工程联系单经审核与审批通过后，相关单位应按照联系单的要求及时组织实施。2.对于涉及工程变更的工程联系单，施工单位应按照变更后的要求进行施工，并做好相关的记录和资料整理工作。3.各单位应建立工程联系单执行台账，记录工程联系单的执行情况，包括执行时间、执行结果等。（二）反馈要求1.执行单位在完成工程联系单的相关工作后，应在[规定时间，如3个工作日]内向提出单位和监理单位反馈执行情况。反馈内容应包括工作完成情况、存在的问题及处理结果等。2.反馈可采用书面报告或工程联系单回复的形式进行，并附上相关的证明材料。3.提出单位和监理单位应对执行单位的反馈情况进行检查和核实，确保工程联系单的要求得到有效落实。七、工程联系单的存档管理（一）存档责任各参建单位应指定专人负责工程联系单的存档管理工作，确保工程联系单的完整性和安全性。（二）存档内容存档的工程联系单应包括原件、相关的附件资料、发放登记表、审核审批意见、执行反馈情况等。（三）存档方式工程联系单应按照编号顺序进行分类存档，可采用纸质档案和电子档案相结合的方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存储在安全的服务器或移动存储设备上，并定期进行备份。（四）存档期限工程联系单的存档期限应按照国家和地方有关档案管理的规定执行，一般不少于工程的合理使用年限。八、监督与考核（一）监督检查建设单位和监理单位应定期对各参建单位工程联系单的管理情况进行监督检查，检查内容包括：1.工程联系单的编制、审核、审批、发放、执行等环节是否符合本办法的规定。2.工程联系单的存档管理是否规范、完整。3.对工程联系单的处理是否及时、有效。（二）考核与奖惩1.对于在工程联系单管理工作中表现突出的单位和个人，建设单位或监理单位应给予表彰和奖励。2.对于违反本办法规定，导致工程联系单管理混乱、影响工程进度和质量的单位和个人，建设单位或监理单位应给予批评教育，并责令限期整改。情节严重的，可按照合同约定进行处罚。九、附则（一）本办法自发布之日起施行。（二）本办法由[建设单位名称]负责解释。附件1：工程联系单格式|工程名称|[具体工程名称]||--|--||编号|[具体编号]||提出单位|[单位名称]||接收单位|[单位名称]||日期|[具体日期]||问题描述|[详细描述问题的内容，包括问题出现的时间、地点、现象等]||要求与建议|[明确提出解决问题的要求和建议，可分点列出]||附件|[列出所附资料的名称和份数]||提出单位意见|项目负责人签字：[签字]单位公章：[公章]||接收单位意见|审核人签字：[签字]审批人签字：[签字]单位公章：[公章]|附件2：工程联系单发放登记表|序号|工程联系单编号|提出单位|接收单位|发放时间|发放方式|接收人签字|收到时间||--|--|--|--|--|--|--|--||1|[编号]|[单位名