公证调解服务制度

公证调解服务制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国公证法》及相关司法解释、行业准则，结合企业内部风险防控、业务合规及服务质量管理需求，制定。旨在规范公证调解服务的开展，明确各方职责，防范操作风险，提升服务效能，保障当事人合法权益，促进企业依法合规经营。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在公证调解服务领域的全部业务活动，包括但不限于调解协议的受理、审查、执行、风险管控、信息化管理及后续服务等环节。业务场景涵盖但不限于合同纠纷、财产争议、家庭关系调解、知识产权争议等领域。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“公证调解服务管理”指企业为当事人提供调解及调解协议公证服务的全流程管理活动，包括风险识别、流程控制、合规审查、应急响应等机制建设与执行；（二）“专项风险”指在公证调解服务中可能引发法律纠纷、财产损失或声誉损害的风险事件，如调解协议内容违法、当事人虚构事实、执行程序瑕疵等；（三）“合规审查”指在服务关键节点对业务操作、协议条款、执行程序等是否符合法律法规及内部规范进行的审查与确认；（四）“持续改进”指通过定期评估、反馈优化等方式，动态完善公证调解服务管理体系，提升管理效能。第四条公证调解服务管理遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，确保服务流程各环节均纳入管理范围；（（二）“责任到人”原则，明确各级管理主体与执行岗位的职责边界；（三）“风险导向”原则，将风险防控嵌入服务决策与执行全过程；（四）“持续改进”原则，通过动态评估与优化提升服务质量。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公证调解服务管理负总责，确保制度有效落实；分管领导为直接责任人，负责统筹规划、资源配置与监督考核。第六条设立公证调解服务管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括牵头部门、专责部门及业务部门代表，负责统筹协调、决策审批、监督评价及重大风险处置。领导小组下设办公室，挂靠牵头部门，负责日常管理事务。第七条牵头部门（如法务合规部）职责包括：（一）制定和完善公证调解服务管理制度，统筹管理全流程；（二）组织开展专项风险识别与评估，制定风险防控措施；（三）监督考核各部门执行情况，定期通报管理成效；（四）负责培训宣贯，提升全员合规意识与操作能力。第八条专责部门（如公证处或外部合作机构）职责包括：（一）审核调解协议的合法性、可行性，优化服务流程；（二）处置专项风险事件，提供法律支持与合规咨询；（三）建立风险处置预案，开展应急演练与能力建设；（四）监督执行程序，确保协议履行符合法规要求。第九条业务部门/下属单位职责包括：（一）落实本领域公证调解服务管理要求，开展日常风险防控；（二）收集业务数据，配合专责部门开展风险评估；（三）及时上报风险事件，执行整改要求；（四）确保服务人员具备必要资质，规范操作行为。第十条基层执行岗（如调解员、文书员）责任包括：（一）签署岗位合规承诺书，遵守操作规范；（二）履行风险识别义务，对异常情况及时上报；（三）保守当事人信息秘密，严禁利益输送；（四）参与培训考核，持续提升专业能力。第三章专项管理重点内容与要求第十一条受理环节管控：业务部门应核实当事人身份及调解意愿，确认争议事项是否属于调解范围，对不符合条件的申请不予受理并说明理由。禁止虚构或伪造调解申请材料。第十二条调解环节管控：调解过程应遵循自愿、合法原则，全程记录调解要点，保护当事人陈述权。调解协议内容不得违反法律法规强制性规定，或侵害第三方合法权益。第十三条协议审查标准：专责部门应重点审查协议主体的适格性、条款的公平性、权利义务的明确性，确保无欺诈、胁迫情形。重大协议需经领导小组审批。第十四条公证环节规范：合作公证机构应严格审查调解协议的公证条件，对不符合要求的不予出具公证书，并记录退回理由。第十五条执行协助要求：当事人可凭公证书向法院申请强制执行，业务部门应协助提供证据材料，监督执行程序合法合规。第十六条风险防控重点：（一）防范当事人虚假陈述风险，建立信息核验机制；（二）防范调解协议显失公平风险，引入第三方评估；（三）防范公证书出具瑕疵风险，加强合作机构管理；（四）防范执行程序拖延风险，优化协作流程。第十七条禁止性行为：严禁利用调解职务之便谋取私利，禁止泄露当事人商业秘密或个人隐私，严禁干预司法执行程序。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：牵头部门每年至少开展一次法规政策梳理，根据变化及时修订制度条款，报领导小组批准后实施。第十九条风险识别预警机制：每月开展风险排查，对重大风险发布预警通知，明确应对措施与责任部门。建立风险台账，定期分析趋势。第二十条合规审查机制：将合规审查嵌入以下关键节点：（一）受理申请时，确认调解范围与条件；（二）调解协议时，审查条款合法性；（三）公证书出具时，复核协议完整性；（四）执行协助时，监督程序合规性。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由专责部门处置，5个工作日内完成；（二）重大风险启动应急预案，领导小组协调资源；（三）紧急情况需越级上报，同时启动外部援助。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形包括：违反保密规定、操作流程失职、风险处置不当等；（二）处罚标准根据情节轻重分级：警告、通报批评、绩效扣减、纪律处分；（三）涉嫌违法的移交司法机关处理。第二十三条评估改进机制：每季度对制度执行情况开展评估，通过问卷调查、案例分析等方式收集反馈，形成优化方案。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导需定期研究公证调解服务管理议题，将任务纳入部门年度计划，确保资源投入。第二十五条考核激励机制：将合规情况纳入绩效考核，优秀案例予以表彰，违规行为取消评优资格。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层需接受合规履职培训，每年不少于2次；（二）一线员工需掌握操作规范，定期考核持证上岗；（三）通过内刊、宣传栏等载体强化合规文化。第二十七条信息化支撑：开发管理信息系统，实现流程电子化、风险实时监控、数据智能分析。第二十八条文化建设：发布《公证调解服务合规手册》，组织签署承诺书，设立合规举报渠道。第二十九条报告制度：（一）风险事件需在2小时内上报专责部门，24小时内上报领导小组；（二）年度管理情况于次