内部协议签订制度

内部协议签订制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照行业最佳实践及集团母公司《企业内部控制管理办法》等相关规定，结合公司内部风险防控需求与业务流程优化要求，为规范内部协议的签订管理，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在经营活动中涉及内部协议签订、履行及管理的全过程，覆盖但不限于业务合作、资源调配、技术授权、保密协议、竞业限制等场景。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司为防控特定领域风险而建立的全流程、系统化管理制度，包括协议的起草、审查、签订、履行、变更及终止等环节的管理。（二）“XX风险”指在协议签订或履行过程中可能对公司造成财产损失、声誉影响或法律责任的潜在事项，如合同条款缺失、权责界定不清、履约能力不足等。（三）“XX合规”指协议的签订及管理须严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部制度，确保行为合法、程序正当、权责明确。第四条专项管理的核心原则如下：（一）全面覆盖：确保所有内部协议均纳入制度管理范围，无遗漏。（二）责任到人：明确协议管理的各级责任主体及岗位具体职责。（三）风险导向：重点关注高风险协议，实施差异化管控措施。（四）持续改进：根据法规变化、业务调整及管理实践，动态优化制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司内部协议的专项管理负总责，对协议签订的合规性、安全性承担最终领导责任；分管领导对专项管理工作的具体实施负直接责任，统筹协调各部门职责分工。第六条公司设立XX专项管理领导小组，作为内部协议管理的决策与协调机构，其组成架构如下：（一）组长由公司主要负责人担任，负责全面决策与资源协调。（二）副组长由分管领导担任，负责日常监督与审批决策。（三）成员包括牵头部门负责人、专责部门负责人及业务部门代表，负责具体执行与风险评估。领导小组主要职能包括：统筹专项管理制度建设、协调跨部门协议争议、审批重大协议的签订方案及风险处置预案。第七条专项管理职责划分如下：（一）牵头部门（如法务合规部）：负责专项管理制度建设与修订、风险识别与评估、协议模板标准化、培训宣贯及绩效考核。（二）专责部门（如财务部、业务运营部）：负责各自领域协议的合规审核、流程优化、风险处置及履约监督。（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域协议管理要求，开展日常风险防控，确保协议内容符合业务需求及合规标准。第八条基层执行岗（如协议起草人员、业务经办人员）应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守协议模板及审批流程，确保条款完整性。（二）对协议内容进行初步风险自查，必要时向专责部门咨询。（三）如实上报协议履行中的异常情况，配合风险处置。第三章专项管理重点内容与要求第九条业务操作的合规标准：（一）采购领域：供应商选择须通过尽职调查，包括资质审核、履约能力评估及反商业贿赂审查；招标流程须遵循公开、公平、公正原则，严禁私下交易。（二）财务领域：资金审批须严格遵循权限层级，大额支付须同时满足业务真实性及合规性要求；税务协议须确保发票合规、税负合理。第十条禁止性行为：（一）严禁通过协议进行利益输送，如关联交易中非市场化定价。（二）严禁违规转包分包，确保协议主体与实际履约能力一致。（三）严禁签订无效或存在重大法律瑕疵的协议，如权责界定不清、违约责任缺失。第十一条专项风险的重点防控点：（一）数据领域：协议须明确数据使用边界、脱敏要求及第三方传输的监管机制，防范信息泄露风险。（二）安全领域：协议须约定安全责任划分、隐患排查周期及应急响应措施，确保物理及网络安全。（三）知识产权领域：协议须清晰界定权利归属、侵权责任及保密条款，防范侵权纠纷。第十二条跨部门协同环节：（一）协议起草需经业务部门确认需求、法务部门审核合规性、财务部门评估资金影响。（二）重大协议签订前须通过管理层审议，确保风险可控。第十三条协议变更管理：（一）变更须通过书面形式确认，原协议效力中止，新协议生效。（二）变更内容须经过原审批流程，必要时补充风险评估。第四章专项管理运行机制第十四条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年对制度适用性开展评估，根据法律法规变化、业务拓展及管理实践调整条款。（二）重大制度修订须提交领导小组审议，并同步更新相关流程及模板。第十五条风险识别预警机制：（一）定期开展专项风险排查，结合历史数据、行业案例及业务变化识别高风险领域。（二）对识别出的风险分级分类，发布预警通知并制定应对方案。第十六条合规审查机制：（一）将协议合规审查嵌入业务决策流程，未经审查的协议不得签订。（二）专责部门对协议模板及条款进行标准化管理，减少人为操作风险。第十七条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险须上报领导小组协调解决。（二）明确违约事件的应急流程，包括暂停协议履行、协商补救及法律维权。第十八条责任追究机制：（一）界定违规情形（如未履行审批、签订违法协议），根据情节严重程度实施绩效扣减、纪律处分或法律追责。（二）建立违规案例库，定期通报并分析共性风险。第十九条评估改进机制：（一）每年对专项管理体系运行效果开展评估，包括协议签订数量、风险发生率及处置效率。（二）针对评估发现的问题优化流程，如简化审批层级或加强模板管理。第五章专项管理保障措施第二十条组织保障：（一）各级领导干部须签署合规承诺书，明确对管辖范围内协议管理的监督责任。（二）领导小组定期召开会议，解决跨部门协调难题。第二十一条考核激励机制：（一）将协议合规情况纳入部门年度考核，与评优评先挂钩。（二）对风险防控表现突出的员工给予专项奖励。第二十二条培训宣传机制：（一）分层级开展培训，管理层侧重合规履职要求，一线员工侧重操作规范。（二）通过内刊、公告栏等渠道发布制度解读及典型案例。第二十三条信息化支撑：（一）开发协议管理系统，实现电子签章、流程自动化及风险实时监控。（二）建立协议台账，动态跟踪履行状态及变更记录。第二十四条文化建设：（一）编制《XX专项合规手册》，汇编制度条款、操作指南及风险提示。（二）组织合规知识竞赛、情景演练等活动，营造全员参与氛围。第二十五条报告制度：（一）风险事件须在X日内上报至专责部门，重大事件即时上报。（二）年度管理情况报告须包括协议签订总量、风险处置结果及改进建议。第六章附则第二十六条