卫生院基本档案管理制度

PAGE卫生院基本档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则卫生院档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映卫生院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集、整理和保存卫生院在各个工作环节形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、卫生院商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善卫生院档案管理制度，并组织实施。2.负责卫生院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管和统计等工作。3.对档案的利用情况进行登记和统计，定期向上级主管部门和院领导汇报档案管理工作情况。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。6.对各科室档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理、初步分类和移交工作，确保本科室档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本科室整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本科室档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案包括卫生院制定的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、文件收发、请示报告、统计报表等。2.医疗业务类档案涵盖医疗文书（病历、处方、检查检验报告等）、医疗技术档案（手术记录、科研项目资料等）、医疗质量控制档案（医疗事故处理记录、医疗差错分析报告等）。3.人事管理类档案包含职工个人档案（履历表、学历证书、职称证书、考核评价等）、人员招聘与调配档案、工资福利档案等。4.财务管理类档案有会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、固定资产档案等。5.设备物资管理类档案涉及设备采购合同、设备验收报告、设备维护记录、物资采购清单等。6.后勤保障类档案如房屋建设与维修档案、水电暖供应记录、环境卫生管理档案等。7.其他类档案包括卫生院开展的各类活动资料、对外交流合作档案、患者投诉与处理档案等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室在工作中形成的各类档案，确保档案收集的及时性。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，需收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为行政管理、医疗业务、人事管理、财务管理、设备物资管理、后勤保障、其他等七大类。每大类下再根据具体情况细分若干小类，如医疗业务类档案可细分为病历档案、处方档案、检查检验报告档案等。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用年度类别流水号的方式进行编制，例如：2023YL001，表示2023年医疗业务类的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案卷内，另一份单独成册，作为查找档案的索引。4.装订对纸张规格统一、内容相关的档案进行装订。装订应整齐牢固，不掉页、不压字，便于翻阅和保管。四、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映卫生院主要职能活动和基本历史面貌的，对卫生院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。如卫生院的重要规章制度、历史沿革资料、重大医疗事件记录等。2.定期保管定期保管的档案分为30年和10年两种。（1）保管期限为30年的档案。主要包括在一定时期内对卫生院工作有查考利用价值的文件材料，如年度工作计划、总结、统计报表等。（2）保管期限为10年的档案。是指在较短时期内对卫生院工作有参考价值的文件材料，如一般性的会议记录、临时性的工作文件等。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，按照档案编号顺序排列上架，并在档案架上标明类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.对纸质档案应定期进行检查，发现有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。4.电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，要定期对电子档案进行维护和杀毒，确保数据的安全和可用。5.档案库房应配备必要的心腹、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、防鼠板等，并定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。五、档案的利用（一）利用范围1.卫生院内部各科室因工作需要查阅档案的，可在档案管理部门办理查阅手续后进行查阅。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅卫生院档案的，须持单位介绍信和查阅人员有效身份证件，经卫生院主管领导批准后，方可查阅。3.司法机关因办案需要查阅卫生院档案的，应按照法定程序办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、利用目的等信息。档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记复印或摘录的内容、份数等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自复印、拍照、录音、录像等。借阅期满后，借阅人员应及时归还所借阅的档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》应经卫生院主管领导批准后，方可进行档案销毁