卫生院内控合同管理制度

PAGE卫生院内控合同管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院内部控制，规范合同管理，防范合同风险，维护卫生院合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院对外签订的各类合同，包括但不限于医疗服务合同、药品采购合同、设备购置合同、基建工程合同、租赁合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关政策要求。2.合规性原则：严格遵守行业标准和规范，确保合同内容合法合规。3.风险防控原则：对合同签订、履行过程中的风险进行识别、评估和防控。4.权责明确原则：明确合同签订、履行过程中各部门及人员的职责和权限。5.全程管理原则：对合同的全过程进行管理，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节。二、合同管理职责分工（一）合同管理领导小组成立以卫生院院长为组长，副院长为副组长，各职能部门负责人为成员的合同管理领导小组。负责审议合同管理制度、重大合同事项；协调解决合同管理中的重大问题；监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门卫生院设立合同管理办公室，挂靠在[具体部门名称]，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度；2.组织合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作；3.建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档；4.定期对合同履行情况进行检查和评估；5.协调解决合同履行过程中的纠纷；6.负责与合同相关的其他工作。（三）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等工作，并配合合同管理部门做好合同的审核、签订等相关工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，提出合同签订申请；2.负责合同的起草，确保合同条款符合业务实际需求；3.参与合同谈判，维护卫生院利益；4.负责合同的履行，及时处理合同履行过程中的问题；5.定期向合同管理部门报送合同履行情况。（四）财务部门财务部门负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督，确保资金安全。其主要职责包括：1.审核合同中的资金条款，确保资金收付的合理性和合法性；2.按照合同约定及时办理资金收付手续；3.对合同执行情况进行财务分析，为合同管理提供财务支持。（五）审计部门审计部门负责对合同的签订、履行情况进行审计监督，防范合同风险。其主要职责包括：1.制定合同审计计划，对重大合同进行重点审计；2.审查合同的签订程序、内容是否合规；3.监督合同履行情况，检查合同执行效果；4.对合同管理中存在的问题提出审计意见和建议。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同申请：业务部门根据业务需要，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款等，并提交相关资料。2.合同起草：业务部门负责合同文本的起草，合同内容应符合法律法规及行业标准要求，明确双方的权利义务、违约责任等条款。3.合同审核：合同管理部门对合同文本进行初审，重点审核合同的合法性、合规性、完整性等；财务部门审核合同中的资金条款；审计部门根据需要对合同进行审计。审核部门应在规定时间内提出审核意见，反馈给业务部门。4.合同谈判：对于重大合同或涉及金额较大的合同，业务部门应组织相关人员进行谈判，明确双方的权利义务，争取有利的合同条款。谈判过程中应做好记录。5.合同签订：经审核通过的合同，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖卫生院公章。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给合同管理部门、财务部门、审计部门等相关部门。（二）合同授权管理1.卫生院法定代表人对合同签订工作全面负责。法定代表人可根据工作需要，授权其他人员代表卫生院签订合同。2.授权委托应明确授权范围、期限、权限等内容，并由法定代表人签字确认。被授权人应在授权范围内签订合同，不得超越授权权限。3.卫生院应建立授权委托管理制度，对授权委托的审批、登记、变更、终止等进行规范管理。（三）合同印章管理1.卫生院设立合同专用章，由合同管理部门负责保管和使用。合同专用章的使用应严格按照规定的程序进行审批。2.签订合同需加盖合同专用章时，业务部门应填写《合同用印申请表》经审核通过后，到合同管理部门加盖印章。合同管理部门应对用印情况进行登记。3.严禁在空白合同上加盖合同专用章。如因特殊情况需要先加盖印章的，应经合同管理部门负责人批准，并在合同签订后及时补全合同内容。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同签订后，业务部门应负责组织合同的履行，按照合同约定及时履行己方义务，并跟踪对方履行情况。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和评估，建立合同履行台账，记录合同履行过程中的重要事项。3.如发现合同履行过程中出现问题或风险，业务部门应及时向合同管理部门报告，并采取有效措施进行处理，防止风险扩大。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时提出变更申请。2.变更申请应详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并提交相关资料。3.合同变更申请经审核通过后，双方应签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（三）合同终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同自动终止。业务部门应及时通知合同管理部门，并办理相关终止手续。2.合同终止后，业务部门应清理合同履行过程中的相关资料，并将合同履行情况书面报告合同管理部门。3.合同管理部门应对终止合同进行归档管理，保存相关资料。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同签订前，业务部门应充分了解对方的主体资格、信用状况、经营能力等情况，防范合同风险。2.在合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时沟通协调，避免因误解或疏忽导致纠纷。3.合同管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和解决潜在的问题，预防合同纠纷的发生。（二）纠纷处理程序1.当发生合同纠纷时，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部门应组织相关人员对纠纷情况进行调查分析，提出处理意见。3.根据纠纷的具体情况，可通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。在纠纷处理过程中，应遵循合法合规、公平公正的原则，维护卫生院的合法权益。4.纠纷处理结束后，业务部门应将纠纷处理结果书面报告合同管理部门，并对纠纷产生的原因进行总结分析，提出改进措施。六、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、审批文件、履行记录等资料提交给合同管理部门。合同管理部门应负责对合同档案进行收集、整理。（二）档案整理合同管理部门按照合同类别、签订时间等对合同档案进行分类整理，编制合同档案目录，便于查阅和管理。（三）档案保管合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜中，并做好防火、防潮、防虫等工作。合同档案的保管期限应按照国家法律法规及卫生院相关规定执行。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经审批后到合同管理部门查阅。2.查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复制摘抄合同档案内容，不得在档案上涂改、标记。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将合同档案归还合同管理部门。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理领导小组定期对合同管理制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.合同管理部门应加强对合同签订、履行、变更、终止等环节的日常监督检查，确保合同管理工作规范有序。3.审计部门定期对合同进行审计，重点检查合同的签订程序、内容合规性、履行情况等，对发现的问题提出审计意见和建议。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对各部门及相关人员合同管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括合同管理制度执行情况、合同签订质量