卫生组织公章管理制度

PAGE卫生组织公章管理制度一、总则（一）目的为加强本卫生组织公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护卫生组织的正常运营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生组织各部门及全体员工在涉及与公章使用相关的各类事务时的管理。（三）定义本制度所称公章，是指本卫生组织经法定程序批准刻制的，代表卫生组织权力、凭以证明卫生组织身份、具有法律效力的各类印章，包括但不限于单位公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.公章的刻制必须严格按照国家有关法律法规和公安部门的规定执行。由指定部门负责统一办理刻章手续，填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质等信息，并提交相关证明文件。2.申请表需经卫生组织法定代表人或主要负责人审批签字后，方可交由具有合法资质的印章制作单位进行刻制。3.在印章刻制过程中，应要求制作单位严格按照审批要求制作，确保印章的质量和安全性。同时，要对刻制过程进行必要的监督，防止出现违规操作。（二）启用1.新刻制的公章在启用前，必须进行登记备案。登记内容包括印章名称、规格、材质、启用日期、保管人等信息。2.由指定部门负责组织公章启用仪式，邀请卫生组织相关领导、部门负责人等参加。启用仪式上，应明确公章的使用范围、审批流程等重要事项，并宣布公章正式启用。3.启用后的公章应及时移交至指定的保管人，并办理交接手续。交接双方需在《印章交接登记表》上签字确认，明确印章的保管责任。三、公章的保管（一）保管人员职责1.公章保管人员必须具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章管理制度，确保公章的安全存放和正确使用。2.负责公章的日常保管工作，妥善保管公章，防止公章被盗、遗失或损坏。如发现公章有异常情况，应立即报告上级领导，并采取相应的措施进行处理。3.按照规定的审批流程，认真审核用章申请，对不符合规定的申请有权拒绝用章，并及时向上级领导汇报。4.做好公章使用记录，详细记录每次用章的时间、事由、用章人、批准人等信息，确保用章记录真实、准确、完整。5.定期对公章进行检查和维护，确保公章的清晰、完好。如发现公章磨损或损坏，应及时报告上级领导，并按照规定进行更换。（二）保管方式1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管制度，即由两名保管人员分别持有保险柜或保管箱的钥匙，确保公章在任何情况下都能得到妥善保管。2.存放公章的保险柜或保管箱应放置在安全、保密的场所，避免公章受到外界因素的影响，如潮湿、高温、火灾等。3.对于一些重要的印章，如单位公章、法定代表人章等，应实行专人专管制度，确保印章的使用安全和保密性。（三）保管地点变更1.如因工作需要变更公章保管地点，必须提前向上级领导报告，并经批准后方可进行变更。2.在变更保管地点时，应严格按照印章交接程序办理交接手续，确保公章的安全转移。交接双方需在《印章交接登记表》上详细记录交接时间、地点、印章名称、数量等信息，并签字确认。3.变更后的保管地点应符合公章保管的安全要求，确保公章的存放安全和保密。四、公章的使用（一）使用范围1.单位公章主要用于以本卫生组织名义对外发布的各类公文、函件、证明、协议、合同等文件的签署；代表卫生组织参加各类会议、活动、招投标等事务的签字盖章；以及其他需要以卫生组织名义进行的具有法律效力的行为。2.法定代表人章主要用于法定代表人个人在特定文件、合同等上的签字盖章，以及代表法定代表人行使相关职权的特定事项。3.合同专用章主要用于本卫生组织对外签订的各类合同、协议等经济业务文件的签署。4.财务专用章主要用于本卫生组织财务收支、结算、票据等方面的业务，如开具发票、支票、汇票等。（二）使用流程1.用章申请用章部门或个人应填写《用章申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章时间、用章人等信息，并提交相关证明材料。用章申请表需经本部门负责人审核签字后，报分管领导审批。2.审批分管领导根据用章申请的内容和相关规定进行审批。对于涉及重要事项、金额较大或具有重大影响的用章申请，需经卫生组织法定代表人或主要负责人审批签字后方可用章。3.用章用章申请人持经审批后的《用章申请表》到公章保管处办理用章手续。保管人员应认真核对申请表上的审批签字和相关证明材料，确认无误后，在用章登记本上详细记录用章信息，并在用章文件上加盖公章。用章过程中，保管人员应全程监督，确保用章的准确性和规范性。4.用章登记用章结束后，保管人员应及时将用章申请表、用章文件等资料整理归档，并在《用章登记本》上详细记录用章时间、事由、用章人、批准人等信息，以备查阅和审计。（三）特殊情况用章1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程用章时，用章部门或个人应电话请示分管领导同意后，先行用章，并在事后及时补办审批手续。2.对于异地用章的情况，应通过传真、邮件等方式将《用章申请表》及相关证明材料发送给分管领导审批，审批通过后，由用章人持审批文件到当地公章保管处办理用章手续。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因卫生组织机构变更、名称变更、印章损坏等原因，需要停用公章时，由指定部门负责填写《印章停用申请表》，详细注明停用原因、停用印章名称、规格、材质等信息，并提交相关证明文件。2.《印章停用申请表》需经卫生组织法定代表人或主要负责人审批签字后，方可办理公章停用手续。3.公章停用后，保管人员应及时将停用印章存放于保险柜或保管箱内，并做好封存记录。封存记录应包括印章名称、规格、材质、停用时间、封存人等信息。（二）销毁1.对于已停用且无需保留的公章，应按照规定进行销毁。销毁前，由指定部门负责填写《印章销毁申请表》，详细注明销毁原因、销毁印章名称、规格、材质等信息，并提交相关证明文件。2.《印章销毁申请表》需经卫生组织法定代表人或主要负责人审批签字后，方可组织实施印章销毁工作。3.印章销毁工作应在卫生组织纪检监察部门或相关监督部门的监督下进行，采用粉碎、熔化等方式进行彻底销毁，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应做好记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁方式、参与人员等信息。4.销毁结束后，参与销毁的人员应在《印章销毁登记表》上签字确认，并存档备查。六、监督与检查（一）内部监督1.卫生组织纪检监察部门负责对公章管理制度的执行情况进行定期监督检查，确保公章使用的合法性、规范性和安全性。2.定期对公章保管人员的工作进行检查，查看保管人员是否严格遵守公章保管规定，是否认真履行保管职责，是否做好用章登记等工作。3.不定期抽查用章文件，检查用章是否符合规定的审批流程，用章文件内容是否真实、准确、完整，是否存在违规用章的情况。（二）外部监督1.积极接受上级主管部门、审计部门、公安部门等外部机构的监督检查，如实提供公章管理相关资料，配合外部机构的工作。2.对于外部机构提出的意见和建议，应认真研究并及时整改，不断完善公章管理制度，提高公章管理水平。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用公章的行为。2.超越公章使用范围使用公章的行为。3.用章审批手续不全或虚假用章申请的行为。4.因保管不善导致公章被盗、遗失或损坏的行为。5.其他违反公章管理制度的行为。（二）责任追究方式1.对于违反公章管理制度的部门或个人，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降职、撤职等行政处分。2.因违规用章给卫生组织造成经济损失或不良影响的，应依法追究相关责任人的经济赔偿责任，并要