卫生用品进货采购制度

PAGE卫生用品进货采购制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司卫生用品的进货采购行为，确保所采购的卫生用品符合质量标准、满足公司业务需求，并保障采购过程的合法性、合规性和透明度，维护公司的利益。2.适用范围本制度适用于公司所有卫生用品的采购活动，包括但不限于卫生纸、卫生巾、纸尿裤、湿巾等各类卫生用品。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的卫生用品符合质量要求。性价比原则：在保证质量的前提下，综合考虑价格、交货期、售后服务等因素，实现采购成本的合理控制，提高采购效益。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督，防止不正当交易行为。二、采购流程1.需求申请各部门根据业务需求，填写卫生用品采购申请表，详细注明所需卫生用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对申请内容进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。根据采购金额大小，按照公司授权审批制度进行审批。采购金额较小的，由采购部门负责人审批；采购金额较大的，需提交公司分管领导或总经理审批。3.供应商选择与评估供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集卫生用品供应商信息，建立供应商数据库。根据供应商的生产能力、产品质量、信誉状况、价格水平、售后服务等因素进行筛选，确定潜在供应商名单。实地考察：对于拟合作的重要供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产环境、质量管理体系、生产设备、原材料采购渠道等，评估其是否具备稳定供应符合质量要求卫生用品的能力。供应商评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。4.采购合同签订采购部门与选定的供应商协商采购合同条款，合同内容应明确卫生用品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。采购合同经公司法律顾问审核后，提交公司授权代表签字盖章。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。5.订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。订单内容应与合同一致，并明确订单编号、产品名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交货。6.到货验收卫生用品到货前，采购部门应通知质量检验部门和使用部门做好验收准备。到货时，质量检验部门按照合同约定的质量标准对卫生用品进行检验，检查产品的外观、包装、规格、数量等是否符合要求，并抽取样品进行质量检测。使用部门对卫生用品的实用性、适用性进行验收，如发现质量问题或不符合使用要求，应及时通知采购部门与供应商协商解决。验收合格的卫生用品，由质量检验部门出具验收报告，办理入库手续；验收不合格的卫生用品，采购部门应及时与供应商联系，要求其更换或退货，并做好记录。7.付款结算采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请单，附上验收报告、发票等相关凭证，按照公司财务审批流程进行审批。财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式及时支付货款。对于有质量问题或未按合同约定履行义务的供应商，财务部门有权根据公司规定扣除相应款项。三、采购人员职责1.采购部门负责人职责负责制定和完善公司卫生用品进货采购制度，并组织实施。审核采购申请表，确保采购需求合理、必要。组织供应商选择与评估工作，建立和管理供应商数据库。审核采购合同条款，确保合同合法、合规、有效。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。2.采购人员职责负责收集卫生用品采购信息，根据需求申请制定采购计划。按照采购流程选择供应商，与供应商进行商务谈判，签订采购合同。下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保按时、按质、按量交货。协助质量检验部门和使用部门进行到货验收工作，处理验收过程中出现的问题。负责采购文件和资料的整理、归档工作。及时反馈采购过程中的市场动态、价格变化等信息，为公司采购决策提供参考。四、供应商管理1.供应商准入管理供应商应具备合法经营资质，提供有效的营业执照、生产许可证、产品质量认证证书等相关证件。供应商应具有良好的信誉和商业道德，无不良经营记录。供应商应具备稳定的生产能力和质量控制体系，能够保证所提供卫生用品的质量稳定可靠。采购部门对申请准入的供应商进行资格审查，符合条件的供应商纳入供应商数据库，并建立供应商档案。2.供应商日常管理采购部门定期与供应商沟通，了解其生产经营状况、产品质量情况、售后服务情况等，及时掌握供应商动态。要求供应商定期提供产品质量检验报告、生产进度报告等资料，确保所采购的卫生用品质量可追溯。对于供应商出现的质量问题、交货延迟等情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究其违约责任。3.供应商评估与考核采购部门每年对供应商进行综合评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类排名，对于表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对于不符合要求的供应商采取警告、限期整改、暂停合作、淘汰等措施。采购部门将供应商评估结果反馈给相关部门，作为供应商选择、采购决策、付款结算等工作的参考依据。五、质量控制1.质量标准制定采购部门应根据国家法律法规、行业标准以及公司实际需求，制定卫生用品的质量标准。质量标准应明确产品的外观、尺寸、材质、性能、卫生指标等要求。质量标准应及时传达给供应商，并要求其严格按照标准组织生产。2.进货检验质量检验部门按照质量标准对到货的卫生用品进行检验，检验方法包括感官检验、理化检验、微生物检验等。对于关键质量指标，应进行定期抽检或全检，确保所采购的卫生用品质量符合要求。检验过程中发现的不合格产品，应及时记录并隔离，按照规定进行处理，防止不合格产品流入公司。3.质量跟踪与反馈采购部门和质量检验部门应跟踪卫生用品在使用过程中的质量情况，收集使用部门的反馈意见。对于出现质量问题的卫生用品，应及时追溯供应商，要求其采取整改措施，防止类似问题再次发生。根据质量跟踪和反馈情况，对质量标准、采购流程、供应商管理等方面进行持续改进，提高公司卫生用品的整体质量水平。六、价格管理1.价格调研采购部门定期对卫生用品市场价格进行调研，了解市场价格动态和价格走势。收集不同供应商的价格信息，分析价格差异原因，为采购决策提供参考依据。2.价格谈判在采购过程中，采购人员应与供应商进行价格谈判，争取合理的采购价格。谈判过程中应综合考虑产品质量、交货期、售后服务等因素，确保公司利益最大化。对于采购金额较大的卫生用品，应组织相关部门进行联合谈判，共同确定采购价格。3.价格调整根据市场价格变化、原材料价格波动、供应商成本变动等因素，采购部门应及时与供应商协商调整采购价格。价格调整应遵循公平、合理、协商一致的原则，确保采购价格与市场行情相符。七、合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和公司规定，条款清晰、准确、完整。采购合同签订前，应经公司法律顾问审核，确保合同合法有效。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门存档，以便查阅和执行。2.合同执行采购部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务，确保合同顺利执行。在合同执行过程中，如出现变更、解除等情况，应按照合同约定的程序进行处理，并及时通知相关部门。3.合同归档与保管采购部门负责采购合同的归档工作，将合同原件及相关附件按照类别、时间顺序进行整理、编号、装订，建立合同档案。合同档案应妥善保管，保存期限按照公司规定执行，以便日后查阅和审计。八、信息管理1.采购信息收集采购部门应广泛收集卫生用品的市场信息、供应商信息、产品信息等，为采购决策提供依据。收集的信息包括市场价格、产品质量、供应商信誉、新产品动态等方面，通过多种渠道获取信息，确保信息的准确性和及时性。2.采购信息分析采购部门对收集到的采购信息进行分析，总结市场规律和趋势，评估供应商的综合实力和产品竞争力。通过信息分析，为采购策略调整、供应商选择、采购价格谈判等工作提供支持，提高采购工作的科学性和合理性。3.采购信息共享采购部门应及时将采购信息与相关部门共享，如质量检验部门、使用部门、财务部门等，确保各部门能够及时了解采购情况，协同开展工作。建立采购信息共享平台或定期召开采购信息沟通会议，促进信息流通和工作协调。九、监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对卫生用品进货采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。采购部门应接受公司内部其他部门的监督，对于提出的意见和建议应及时